A Pickback System kft egyedi megoldásokat biztosít a céges folyamatokban. Olyan rendszereket készítünk, amelyek elengedhetetlenek a kis és középvállalkozások életében.
Cégünknél egyértelművé vált, hogy más szoftverfejlesztő cégek, nagy monstrum szoftvereket ERP-ket erőltetnek rá az ügyfelekre, akik a bevezetésig hatékonyan elvégezték a munkát, adminisztráltak valahogy(papír, excel, dos rendszer…), és a bevezetés után teljesen felborul, átformálódik a cégük, mert be kell férjenek egy már előre megadott keretek közé, ami kellemetlenné teszi a munkát, és egyáltalán nem hatékony. Ahelyett hogy segítené a szoftver a folyamataikat, inkább hátráltatja és nehézkessé válik akár a napi rutin is.
Mi a Pickbacknél, a másik oldalról kezdjük el a munkát, nem azt vizsgáljuk, hogy a rendszerünket hogyan tudnánk ráhúzni az ügyfélre, hanem, hogy az ügyfél hogyan dolgozik jelenleg, mik azok a pontok ahol egy szoftverrel automatizmust tudunk bevinni a folyamatokba, mivel tudjuk segíteni a napi rutint.

A cég vegyi árú nagykereskedelemmel foglalkozik. Alapítva 2006-ban volt, foglalkoztatottak száma 31 fő, 2018- as árbevétele: 477 M. Egy olyan értékesítési folyamatot kellett lekezelni a rendszerrel, ahol a területi képviselők az országot járva árajánlatokat, rendeléseket vesznek fel és demóznak az ügyfeleknek. A cég székhelye: Hajdú-Bihar megye.
A konkrét probléma az volt, hogy mindent papír alapon végeztek, egyetlen egy elektronikus iratkezelésük sem volt. Az értékesítők járták az országot és a nagyobb cégeket, demózták az ipari zsíroldó és egyéb termékeket.
Megadták az árajánlatot, de visszakövetés, hogy melyik cég mikor mit rendelt, vagy egyáltalán megrendelete e, nem volt meg. Így több rendeléstől is elestek éves szinten. Szükségük lett volna egy olyan rendszerre, ahol nyomon tudják követni az egyes teendőket, nem vesznek el az információk az alkalmazottak közt. Kellett egy ügyféltörzs kronológiai lappal, ahol meg tudják nézni, melyik ügyféllel mennyit foglalkoztak... ami nagyban megkönnyíthetné a munkájukat.
Egy olyan adatbázis hiányzott, ahol a cégekről különböző adatokat, besorolásokat tudnak nyilvántartani, keresni szűrni rá. Az ügyvezetők vakon vezették a céget, megérzések alapján, ami elfogadhatatlan volt. Nem tudták az alkalmazottak terhelhetőségét, csak nagyjából látták a számokat, hogy melyik értékesítő menniyre jó az adott területen
A megoldás abban rejlett, hogy a papírmunkát engedjük el, és mindent vigyünk fel a felhőbe. A rendszer végtelen egyszerű, a folyamatot sértetlenül hagytuk, így a dolgozók folyamat biztosak maradtak a napi munkájukban, nem okozott zavart az új rendszer bevezetése.
Az értékesítő fel tudja vinni a napi teendőit előre, be tudja táblázni magát egy naptárfelületen, hogy melyik nap milyen cégeket látogat. Csoportosítani tudja az egyes cégeket területek, túraútvonalak alapján.
A rendszer segítségével, nem feledkezik meg a teendőiről, napi elnapolt és lejárt teendői is ott jeleznek a dashboardon, amit minden reggel akár laptopról, akár okostelefonról megnyit.
A folyamatot még nagyban segíti az okostelefonról használt diktálási funkció, amivel akár vezetés közben egyik helyről a másikra is adminisztrálhat. Így a vezetőség azonnal látja bent az irodában, hogy melyik céggel mi történt, melyik cégnek milyen termékekről vagy szolgáltatásról kell rendelést előkészíteni.
A rendszer alkalmas árajánlat előkészítésre, így a helyben megbeszélt leegyeztetett adatokat egy árajánlat formában ki tudja küldeni az ügyfélnek, amiről megrendelés készül. A megrendelésnek határideje van, aminek közeledtével az adott értékesítőnek a dashboardján folyamatosan jelez, hogy még nem lett megrendelve a termék.
A bevitt adatokkal különböző lekérdezéseket, szűréseket végezhetnek a vezetők, amiből pontosan látják a cég értékesítési mutatóit, be tudnak avatkozni akár azonnal ha szükséges.
A rendszer különböző jogosultsági körökkel van ellátva, ami a könnyebb munkavégzést, és a jogosulatlan hozzáférést hivatott betartani.