Cégünk komplex iroda- és informatikai szolgáltató, amely egy helyen kínál mindent, amire egy vállalkozás napi működéséhez szüksége lehet – a papíripari termékektől és írószerektől kezdve a számítógépes infrastruktúrán át az egyedi szoftverfejlesztésig.
Papír- és írószerüzletünkben széles termékkínálattal szolgáljuk ki magán- és céges ügyfeleinket, irodaszerekkel, nyomtatási kellékekkel és kapcsolódó termékekkel.
Számítástechnikai üzletágunk keretében hardver- és szoftverértékesítéssel, szervizeléssel, valamint cégek számára teljes körű rendszergazdai szolgáltatással állunk ügyfeleink rendelkezésére, beleértve a hálózatok, munkaállomások és szerverek üzemeltetését.
Oktatási területünkön felhasználói és szakmai képzéseket tartunk, segítve ügyfeleink hatékony munkavégzését.
Szoftverfejlesztési részlegünk egyedi CRM- és ERP-rendszerek fejlesztésével, bevezetésével, üzemeltetésével, valamint weboldalak készítésével foglalkozik, az ügyfél igényeire szabva.

Az ügyfél egy állatmenhelyként működő mikrovállalkozás, amely a civil szektorban tevékenykedik. Fő tevékenysége kóbor és gazdátlanná vált kutyák befogadása, állatorvosi ellátása, gondozása és örökbeadása.
Telephelye Kecskeméttől mintegy 20 km-re található, működési területe azonban Bács-Kiskun vármegye egészére kiterjed, így a vármegye több településéről fogad be állatokat és tart kapcsolatot örökbefogadókkal, partnerekkel.
Cégméret tekintetében mikrovállalkozásnak minősül: 6 fős állandó csapattal dolgoznak, Finanszírozásuk vegyes szerkezetű, adományokból, örökbefogadási hozzájárulásokból, valamint pályázati forrásokból gazdálkodnak,
Piaci körülményeiket a folyamatosan növekvő befogadási igény, a szigorú állategészségügyi és nyilvántartási előírások, valamint a támogatók és örökbefogadók felé támasztott átláthatósági elvárások határozzák meg. Erőforrásaik szempontjábol jellemzően a korlátozott humán kapacitás, és idő problémával küzdenek.
Az ügyfél napi működését bevezetésünk előtt jelentős, jórészt manuálisan végzett adminisztrációs teher jellemezte. A különböző feladatkörökhöz külön, egymással nem integrált eszközöket használtak: papír alapú dokumentumokat, Excel-táblákat, e-mail fiókokat és üzenetküldő alkalmazásokat. Ennek következtében az adatok több helyen, párhuzamosan, gyakran eltérő tartalommal léteztek.
A legfőbb problémák a következők voltak:
Az örökbefogadói és támogatói ügyfélkezelés széttagolt volt – a kapcsolattartási adatok, korábbi örökbefogadási előzmények és adományozási történet nem egy helyen, hanem több listában, fájlban szerepeltek, ami megnehezítette az utánkövetést és a kapcsolattartást.
A szerződések kezelése (örökbefogadási, ideiglenes befogadói, együttműködési megállapodások) manuálisan, sablonokból, esetenként újra elkészítve történt, ami időigényes volt és növelte a hibázás kockázatát.
A munkalapok és állatorvosi dokumentációk (oltások, kezelések, műtétek, gyógyszerezés) papír alapon, vagy szétszórt fájlokban készültek, így egy-egy állat előéletének összegyűjtése jelentős időt vett igénybe, és nehezítette a határidős feladatok (pl. ismétlő oltások) követését.
A raktárkészlet kezelése – orvosi eszközök, gyógyszerek, takarmány, fogyóeszközök – nem volt rendszerben követve, így gyakran utólag derült ki egy-egy hiány, illetve a lejárati idők figyelése sem volt megoldott.
A bekerülő kutyák nyilvántartása szintén nem központosítottan történt, az állatokhoz tartozó információk (származás, egészségügyi állapot, viselkedés, fotók, státusz) több forrásból álltak össze.
Mindezek miatt a 6 fős csapat aránytalanul sok időt töltött adminisztrációval az operatív munka rovására, és hiányoztak az automatizált, ismétlődő folyamatok.
Cégünk egy testreszabott, az ügyfél működéséhez igazított CRM-rendszert vezetett be, amely egységes platformra integrálta a korábban szétszórt adminisztrációs folyamatokat. A bevezetés a felmérést, igényelemzést, egyedi modulok fejlesztését, adatmigrációt, betanítást és bevezetés utáni támogatást foglalta magába.
A rendszer főbb moduljai:
Ügyfél- és kapcsolattartási modul: az örökbefogadók, ideiglenes befogadók, támogatók és partnerek adatai egy központi nyilvántartásban érhetők el, teljes előzménnyel (örökbefogadások, adományok, kommunikáció).
Szerződéskezelés: sablon alapú, automatikus szerződésgenerálás az ügyfél- és kutyaadatok összevonásával, elektronikus tárolással és visszakereséssel.
Állategészségügyi és munkalap modul: minden kutyához egyedi profil tartozik (származás, fotók, státusz, viselkedés), amelyhez kapcsolódnak az oltások, kezelések, műtétek és gyógyszerezések rögzített adatai, automatikus emlékeztetőkkel az ismétlő feladatokra.
Raktárkezelő modul: gyógyszerek, orvosi eszközök, takarmány és fogyóeszközök készletének követése, lejárati idő figyeléssel és alacsony készlet riasztással.
Automatizált folyamatok: e-mail értesítések örökbefogadóknak, határidős feladatok generálása, riportok adományozók és pályázati elszámolások felé.
A bevezetést követően az ügyfél által visszajelzett üzleti előnyök:
Az adminisztrációra fordított idő érzékelhetően csökkent, így a csapat nagyobb arányban tud az állatok gondozására és az örökbeadási folyamatokra fókuszálni. Az adatok egy helyen, naprakészen érhetők el, megszűntek a párhuzamos nyilvántartások és az ezekből fakadó hibák. A szerződéskötés és dokumentumkezelés gyorsabbá és nyomon követhetővé vált. A raktárkészlet átláthatóvá vált, csökkentek a hiányokból adódó működési zavarok. Az automatizált emlékeztetők által az állategészségügyi határidők nem csúsznak, ami támogatja a hatósági megfelelést. A támogatók és pályázatok felé történő beszámolás egyszerűbb és átláthatóbb lett, ami erősíti a szervezet hitességét.