EconomySoft Szoftverfejlesztő és Tanácsadó Zrt.
Bács-Kiskun megye, Baranya megye, Békés megye, Borsod-Abaúj-Zemplén megye, Csongrád-Csanád megye, Fejér megye, Győr-Moson-Sopron megye, Hajdú-Bihar megye, Heves megye, Jász-Nagykun-Szolnok megye, Komárom-Esztergom megye, Nógrád megye, Pest megye, Somogy megye, Szabolcs-Szatmár-Bereg megye, Tolna megye, Vas megye, Veszprém megye, Zala megye, Budapest, Országos
Cégbemutató
Dinamikus és tapasztalt csapatunk közgazdászok, pénzügyi szakemberek és szoftver fejlesztők közössége. Büszkék vagyunk 20 éves szakmai múltunkra, mely során számos gazdasági területre készítettünk szoftvereket és nyújtottunk szakmai támogatást. Rendelkezünk szaktudással az államháztartási és vállalati számvitel területén is, és alapos ismerettel bírunk a különféle ERP rendszerek működéséről, valamint a számvitel jogi és szoftveres sajátosságairól. Széleskörű tapasztalatunk van a különböző szervezeti működések és folyamatok tervezésében és kialakításában.
Pályázatok, amelyekhez árajánlatot töltöttünk fel
Esettanulmány
A JÓkenyér márkanév mögött álló Ludwig & Mentesi Kft. közel három évtizede működő, magyar tulajdonú sütőipari vállalkozás, amely kenyér és friss pékáru gyártásával foglalkozik. A vállalat prémium, adalékmentes és kovászos pékáruk piacán van jelen, termékei széles körben elérhetők. A cég közel 200 főt foglalkoztató, jelentős adminisztratív és pénzügyi dokumentumforgalmat kezelő középvállalkozás. A működés több szervezeti és fizikai egységet érint, ezért a pénzügyi dokumentumok gyors elérése, rendszerezése és nyomon követhetősége kiemelt jelentőségű. A növekvő dokumentummennyiség mellett a vállalatnak a napi pénzügyi működés és az auditok hatékony kiszolgálása is fontos elvárás volt.
A SzámlaRobot bevezetése előtt a vállalat a pénzügyi dokumentumokat nagyrészt papíralapon, manuálisan kezelte. A számlák lefűzve, fizikai irattárban voltak megtalálhatók, ezért egy-egy dokumentum visszakeresése jelentős időt igényelt. A beazonosítás után a munkatársaknak sok esetben fizikailag is meg kellett keresniük a megfelelő irattári példányt, amely akár egy másik helyszínen volt.
A probléma különösen a hatósági ellenőrzések és auditok során vált jelentőssé, amikor rövid határidő alatt kellett nagyobb mennyiségű dokumentációt előkeresni. Egyetlen dokumentum megtalálása akár 5–10 percet is igénybe vehetett, miközben a folyamat nagyban függött attól, hogy melyik munkatárs ismeri az irattári struktúrát.
A vállalat számára ezért olyan digitális megoldásra volt szükség, amely központilag kezeli a számlákat és kapcsolódó dokumentumokat, gyors kereshetőséget biztosít, csökkenti a személyfüggőséget, támogatja a jóváhagyási folyamatokat, és hatékonyabbá teszi az auditokhoz szükséges dokumentáció előállítását.
A Ludwig & Mentesi Kft.-nél a SzámlaRobot új modulként épült be a pénzügyi folyamatokba. A rendszer egy központi felületen teszi lehetővé a számlák és kapcsolódó dokumentumok kezelését, rendszerezését és visszakeresését. A dokumentumok költséghelyek és egyéb kategóriák szerint is strukturálhatók, miközben a digitális jóváhagyási folyamatok és a pénzügyi kontrollok is támogatást kapnak.
A bevezetés legfontosabb eredménye a dokumentumok visszakeresési idejének drasztikus csökkenése lett: a korábbi 5–10 perces keresések néhány másodperc alatt elvégezhetők. A szükséges dokumentumokhoz minden jogosult munkatárs hozzáfér, így a működés kevésbé függ az egyes kollégák irattári ismereteitől.
A digitalizált dokumentumkezelés gyorsabbá és átláthatóbbá tette a napi pénzügyi munkát, miközben jelentősen megkönnyítette az auditok és hatósági ellenőrzések során felmerülő dokumentációs igények teljesítését. A központi rendszernek köszönhetően javult a nyomon követhetőség, egyszerűbbé váltak a lekérdezések, és hatékonyabbá vált a pénzügyi információk kezelése.
A SzámlaRobot így nem csupán a papíralapú dokumentumkezelést váltotta ki, hanem nagyobb transzparenciát, gyorsabb ügyintézést és kiszámíthatóbb pénzügyi működést biztosított a vállalat számára.
A SzámlaRobot bevezetése előtt a vállalat a pénzügyi dokumentumokat nagyrészt papíralapon, manuálisan kezelte. A számlák lefűzve, fizikai irattárban voltak megtalálhatók, ezért egy-egy dokumentum visszakeresése jelentős időt igényelt. A beazonosítás után a munkatársaknak sok esetben fizikailag is meg kellett keresniük a megfelelő irattári példányt, amely akár egy másik helyszínen volt.
A probléma különösen a hatósági ellenőrzések és auditok során vált jelentőssé, amikor rövid határidő alatt kellett nagyobb mennyiségű dokumentációt előkeresni. Egyetlen dokumentum megtalálása akár 5–10 percet is igénybe vehetett, miközben a folyamat nagyban függött attól, hogy melyik munkatárs ismeri az irattári struktúrát.
A vállalat számára ezért olyan digitális megoldásra volt szükség, amely központilag kezeli a számlákat és kapcsolódó dokumentumokat, gyors kereshetőséget biztosít, csökkenti a személyfüggőséget, támogatja a jóváhagyási folyamatokat, és hatékonyabbá teszi az auditokhoz szükséges dokumentáció előállítását.
A Ludwig & Mentesi Kft.-nél a SzámlaRobot új modulként épült be a pénzügyi folyamatokba. A rendszer egy központi felületen teszi lehetővé a számlák és kapcsolódó dokumentumok kezelését, rendszerezését és visszakeresését. A dokumentumok költséghelyek és egyéb kategóriák szerint is strukturálhatók, miközben a digitális jóváhagyási folyamatok és a pénzügyi kontrollok is támogatást kapnak.
A bevezetés legfontosabb eredménye a dokumentumok visszakeresési idejének drasztikus csökkenése lett: a korábbi 5–10 perces keresések néhány másodperc alatt elvégezhetők. A szükséges dokumentumokhoz minden jogosult munkatárs hozzáfér, így a működés kevésbé függ az egyes kollégák irattári ismereteitől.
A digitalizált dokumentumkezelés gyorsabbá és átláthatóbbá tette a napi pénzügyi munkát, miközben jelentősen megkönnyítette az auditok és hatósági ellenőrzések során felmerülő dokumentációs igények teljesítését. A központi rendszernek köszönhetően javult a nyomon követhetőség, egyszerűbbé váltak a lekérdezések, és hatékonyabbá vált a pénzügyi információk kezelése.
A SzámlaRobot így nem csupán a papíralapú dokumentumkezelést váltotta ki, hanem nagyobb transzparenciát, gyorsabb ügyintézést és kiszámíthatóbb pénzügyi működést biztosított a vállalat számára.
Weboldal:
