Cégünk iroda és számítástechnikai kiskereskedelemmel és szervizeléssel foglalkozik, magánszemélyeknek és vállalati ügyfeleknek egyaránt szállítunk és szervizelünk. Egyedülállóan széles termékskálánk és szolgáltatásaink az iroda és számítástechnikai piac teljes palettáját lefedi. Irodagépeket, másológépeket forgalmazunk és szervizelünk, online pénztárgép értékesítését és szervizelését, illetve NAV ügyintézését vállaljuk.

Számítástechnikai eszközök terén nem csak alkatrészekkel, részegységekkel és komplett gépekkel kereskedünk, de a garanciális és garanciaidőn túli javításokat is vállaljuk. Foglalkozunk még az általunk forgalmazott eszközök kellékanyagainak forgalmazásával is.
Legfontosabb értékeinknek a meglévő partnereinkkel való hosszú távú üzleti kapcsolatok fenntartását, új és leendő ügyfeleinkkel egyaránt.
Célunk, hogy olyan vevőorientált cégszervezetet működtessünk, amely folyamatosan illeszkedni tud a piaci igények változásaihoz, partnereink igényeihez.

Egy Bács-Kiskun vármegyében, Baján működő, mintegy 12 főt foglalkoztató könyvelő és bérszámfejtő iroda, amely kis- és középvállalkozások számára nyújt pénzügyi és adminisztratív szolgáltatásokat. Az ügyfélkör jellemzően helyi és regionális KKV-kból áll, különböző iparágakból (kereskedelem, szolgáltatás, kisebb gyártó cégek). A vállalkozás stabil piaci pozícióval rendelkezett, azonban a növekvő ügyfélszám egyre nagyobb adminisztrációs terhet rótt a munkatársakra. Az erőforrások elsősorban humán kapacitásra épültek, a digitalizáció szintje alacsony-közepes volt, a folyamatok jelentős része papíralapon vagy széttagolt digitális megoldásokkal működött.
A vállalkozás fő kihívását az adminisztratív folyamatok növekvő komplexitása és időigénye jelentette. Az ügyfelek számának bővülésével párhuzamosan egyre nehezebbé vált a dokumentumok kezelése, a határidők nyomon követése és az ügyfélkommunikáció összehangolása. A papíralapú és részben manuális működés miatt gyakoriak voltak az információkeresési nehézségek, az ismétlődő feladatok és az adatok duplikációja.

A határidők kezelése különösen kritikus terület volt, mivel a bevallások és bérszámfejtések késedelme pénzügyi és reputációs kockázatot jelentett. Emellett az ügyfelek részéről is egyre nagyobb igény mutatkozott a gyorsabb, online kommunikációra és az egyszerűbb dokumentumátadásra.

A meglévő működési modell nem volt skálázható: az új ügyfelek bevonása csak további munkaerő felvételével lett volna lehetséges, ami növelte volna a költségeket. A cégvezetés ezért olyan megoldást keresett, amely képes csökkenteni az adminisztrációs terheket, javítani a hatékonyságot, és hosszú távon is fenntartható növekedést biztosítani.
A vállalkozás egy felhőalapú ügyfélkapcsolati (CRM) és dokumentumkezelő rendszer (DMS) integrált bevezetése mellett döntött. A rendszer központi platformot biztosított az ügyféladatok, szerződések, könyvelési dokumentumok és határidők kezelésére. Bevezetésre kerültek automatizált értesítések a fontos pénzügyi határidőkről, valamint digitális dokumentumfeltöltési lehetőség az ügyfelek számára.

A megoldás részeként standardizált munkafolyamatok és sablonok kerültek kialakításra, amelyek csökkentették az ismétlődő adminisztratív feladatok számát. Az online hozzáférés lehetővé tette a rugalmas munkavégzést és az azonnali információelérést.

A bevezetést követően az adminisztrációs idő mintegy 30%-kal csökkent, a papíralapú működés aránya jelentősen visszaesett. A határidők betartása megbízhatóbbá vált, gyakorlatilag megszűntek a késedelmekből adódó problémák. Az ügyfél-kommunikáció gyorsabbá és átláthatóbbá vált, ami növelte az ügyfél-elégedettséget.

A vállalkozás képessé vált további ügyfelek kiszolgálására anélkül, hogy arányosan növelnie kellett volna a létszámot, ezáltal javult a működés költséghatékonysága és versenyképessége.