A NinjaFix Kft. egy szoftverfejlesztő vállalat, amely kifejezetten az innovatív technológiai megoldásokra specializálódott. Fő termékük a GymBase, egy fejlett, felhasználóbarát szoftver, amely fitnesztermek, falmászó termek és egyéb vendég beléptetéssel foglalkozó üzletek mindennapi működését támogatja. A GymBase célja, hogy egyszerűsítse az ügyfélkezelést, a foglalási rendszert és az adminisztrációs feladatokat, miközben hozzájárul a hatékonyabb működéshez. A NinjaFix csapata elkötelezett az ügyfélközpontú fejlesztések iránt, és folyamatosan törekszik a termékeik továbbfejlesztésére a legújabb technológiák alkalmazásával. A cég célja, hogy partnereinek versenyelőnyt biztosítson az egyre digitalizáltabb világban.

Az esettanulmány ügyfele egy mezőkövesdi edzőterem. A vállalkozás a fitnesz- és egészségmegőrzési ágazat része, és helyi közösségre alapozott szolgáltatásokkal működik. Az edzőterem kisvállalkozásnak számít, korlátozott erőforrásokkal, de nagy rugalmassággal és elkötelezettséggel közelíti meg ügyfeleit. A piaci körülményeket a helyi kereslet és a kisvárosi versenytársak határozzák meg, miközben az egyre növekvő igény az egészségtudatos életmód iránt bővülési lehetőségeket is kínál. A városban még több edzőterem működik, így a modernizáció és az automatizáció mindenképp versenyelőnyt jelentene az ügyfél számára.
A mezőkövesdi edzőterem jelenlegi üzleti problémája a munkaerő-kezelés és a működési hatékonyság hiányosságaiból fakad. Az edzőterem 3 recepcióssal működik, akik az ügyfélkezelési, adminisztrációs és napi operatív feladatokat látják el. Azonban a megfelelő munkaerő megtalálása és megtartása komoly kihívást jelent, különösen a kisvárosi környezetben, ahol a képzett és megbízható munkatársak korlátozott számban állnak rendelkezésre. Ezt a problémát tovább súlyosbítja a növekvő munkabérköltség, ami egyre nagyobb terhet ró a vállalkozás költségvetésére.

A tulajdonos számára szintén jelentős problémát jelent a napi működés menedzselése és a munkatársak ellenőrzése. Az adminisztrációs feladatok, az ügyféligények kezelése és a recepciósok munkájának nyomon követése jelentős idő- és energiaigényt jelent.

Az üzleti probléma középpontjában tehát a munkaerőhiány, a növekvő költségek és a hatékonysági hiányosságok állnak. Ezek a tényezők nemcsak a mindennapi működést nehezítik meg, hanem korlátozzák a vállalkozás növekedési lehetőségeit és versenyképességét is. Az edzőteremnek sürgős megoldásra van szüksége a folyamatok automatizálása és a működési hatékonyság javítása érdekében, hogy csökkentse a munkaerőre és a tulajdonos aktív részvételére való túlzott támaszkodást.
A mezőkövesdi edzőterem problémáira egy teljesen automatizált beléptetési és adminisztrációs rendszert vezettek be. A bejárati ajtóra QR-kóddal működő mágneszárat telepítettek, amely kizárólag a jogosultsággal rendelkező vendégek számára biztosít hozzáférést. Ezt egy forgóvillás beléptetőkapu egészíti ki, amely szintén QR-kód alapján működik, és precíz ellenőrzést tesz lehetővé a belépések felett.

A vendégek online platformon keresztül regisztrálhatnak, ahol kényelmesen vásárolhatják meg bérleteiket, legyen szó napi jegyről, havi bérletről vagy egyéb konstrukciókról. A vásárlási folyamat teljesen automatizált, és a rendszer a fizetés után azonnal elküldi a számlát az ügyfélnek, ezzel minimalizálva az adminisztrációs terheket. Az online regisztráció és fizetés nemcsak gyors és egyszerű a vendégek számára, hanem a teremben dolgozó recepciósok munkáját is teljes mértékben kiváltotta.

Az elért üzleti előnyök:

Költségmegtakarítás: A recepciós pozíciók megszüntetésével jelentős bérköltséget takarítottak meg, amelyet a vállalkozás más területekre fordíthat.
Hatékonyság növekedése: Az automatizált rendszer biztosítja, hogy a beléptetés gyors és zökkenőmentes legyen, csökkentve a sorban állást és az ügyfélpanaszokat.
Időmegtakarítás: A tulajdonos adminisztrációs feladatai drasztikusan lecsökkentek, így több időt fordíthat az üzlet fejlesztésére és a vendégélmény javítására.