A VeryCreatives Kft. digitális termékfejlesztő ügynökség, amely egyedi szoftvermegoldások tervezésére és fejlesztésére specializálódott. Vállalati digitalizációs projekteket is végzünk: rendeléskezelés, belső adminisztráció, ügyfélkapcsolati rendszerek és más üzleti folyamatok támogatására már meglévő, testreszabható modulokat kínálunk. Ezeket gyorsan és költséghatékonyan tudjuk beépíteni ügyfeleink rendszerébe. Emellett teljesen egyedi webes és mobilalkalmazásokat is fejlesztünk a koncepció kidolgozásától a megvalósításon át az üzemeltetésig. Célunk, hogy megbízható, átlátható és hosszú távú technológiai partnerei legyünk ügyfeleinknek.

Az ügyfél egy budapesti középvállalkozás, amely digitális termékfejlesztéssel foglalkozik. Körülbelül 15 fős csapatával hazai és nemzetközi SaaS startupoknak nyújt UX/UI design, fejlesztés és tanácsadási szolgáltatásokat. A cég dinamikus növekedési szakaszban van, egyre több párhuzamos projektet kezel, és komplexebb pénzügyi működést igényel. Ennek kapcsán döntöttek úgy, hogy külső kontrollerrel kezdenek el dolgozni, és könyvelőt is váltanak. Ezzel egy időben olyan adminisztrációs rendszerre volt szükségük, amely már nem csak könyvelési célokat szolgál, hanem a kontrolling paraméterezését és riportálást is támogatja.
Korábban a cég Excelben vezette a számlákat, kézzel töltötték ki az adatokat és külön e-mailben küldték el a könyvelőnek. Ez a módszer nem volt skálázható, nehezen kezelte a párhuzamosan futó projektek költségeit, és nem biztosított valós idejű rálátást a pénzügyi helyzetre. A kontroller munkájához sem állt rendelkezésre strukturált, elemzésre alkalmas adat. A könyvelőváltással együtt szükség volt egy új rendszer bevezetésére, ahol a kontrolling szempontú adatok (pl. projekt, költségtípus, költséghely, státusz) egyszerűen és egységesen rögzíthetők.
A cég bevezette az IQTATO nevű kontrolling-alapú számlakezelő rendszert. A szoftver lehetővé teszi:
• a bejövő és kimenő számlák kezelését egy helyen,
• a NAV rendszerből történő automatikus adatbetöltést,
• az egyedi kontrolling szempontok (projekt, költségtípus, státusz) paraméterezését,
• több cég kezelését, partnerlisták és bankkivonatok kezelését,
• valamint az egyszerű exportot a könyvelő és kontroller számára is.

A bevezetés után:
• strukturáltabbá vált az adminisztráció,
• jelentősen csökkent az adatrögzítési hiba és az adminisztrációs idő,
• a kontroller számára azonnal elérhetővé váltak a releváns adatok riportkészítéshez,
• és könnyebb lett a könyveléssel való együttműködés az egységes struktúrájú adatok miatt.

A rendszer gyors betanulása és használhatósága lehetővé tette, hogy már néhány héten belül értékelhető kontrolling adatokkal dolgozzanak.