Happy Gastro Kft. egy viszonylag fiatal, de stabilan működő szoftvercéget képvisel. Kiemelt erőssége, hogy célzottan a vendéglátás, kereskedelem és szolgáltató ipar számára kínál integrált megoldásokat.

Az ügyfél egy több egységet működtető, középvállalati méretű vendéglátóipari cég, amely három éttermet és egy külön rendezvényhelyszínt üzemeltet, továbbá három központi raktárral dolgozik. A vállalat napi szinten nyitva tart, heti hét napon át, és összesen 25 főállású alkalmazottal látja el tevékenységét. A cég a gasztronómiai piacon kiemelkedő minőségi szolgáltatást nyújt, azonban a megnövekedett forgalom és a több telephely együttes működtetése komoly kihívásokat jelentett az adminisztráció, a raktárkészlet-kezelés, a pénzügyi nyomonkövetés és az online értékesítési csatornák integrációja terén.

Az ügyfél működését jelentősen lassította, hogy a napi szintű értékesítési, készletgazdálkodási és pénzügyi adatok több, egymástól független rendszerben futottak. Ez a gyakorlat számos problémát okozott:
• Napi szintű manuális adminisztráció: Az értékesítési és készletadatok külön táblázatokban történő rögzítése rengeteg időt vett igénybe, és gyakran vezetett hibákhoz.
• Készlethiány és túlkészletezés: A három központi raktár és a három étterem készleteinek manuális összehangolása nehézkes volt, ami gyakran hiányhoz vagy túlzott készletezéshez vezetett.
• Átláthatatlan pénzügyi kimutatások: A vezetőség számára nem álltak rendelkezésre naprakész, integrált pénzügyi riportok, így a stratégiai döntéshozatal sokszor nehézkesen és késéssel történt.
• Online és offline értékesítési csatornák széttagoltsága: A saját éttermi értékesítés mellett a cég több kiszállítási platformmal is együttműködik, de ezek adatai nem voltak összekötve, így az árbevétel és forgalmi statisztikák manuális összevetést igényeltek.
• Munkaerő-kezelés és beosztástervezés: A 25 fős csapat munkarendjének összeállítása manuálisan történt, ami gyakran eredményezett kapacitáshiányt vagy túlóraköltségeket.

Az ügyfél célja az volt, hogy egyetlen, integrált digitális rendszer segítségével automatizálja a mindennapi adminisztratív feladatokat, valós idejű adatokat nyerjen a készletekről és a bevételekről, valamint hatékonyabb működést érjen el mindhárom egységben.
A Happy Solutions bevezetésével az ügyfél egy teljesen integrált, felhőalapú, modulárisan bővíthető szoftverrendszert kapott, amelyet a vendéglátó egységinek Hardware megoldásihoz (Windows, Android) igazítottunk. A bevezetett főbb modulok:
• Értékesítés-kezelő modul: A három étterem POS rendszere egységes platformon fut, amely valós időben szinkronizálja az adatokat a központi rendszerrel. QR kódos rendelés és fizetés, mobil rendelés feladás
• Raktárkezelés és készletoptimalizálás: A három központi raktár és az éttermek készleteinek automatizált, valós idejű nyomonkövetése minimalizálta a hiányt és a túlkészletezést.
• Pénzügyi modul: Automatizált bevételi és kiadási kimutatások, áfa-bontással, integrált online számlázással és napi szintű riportokkal.
• Online rendelés-integráció: A különböző házhozszállítási platformok (pl. Wolt, Foodora) és a saját online rendelési rendszer adatainak automatikus összevezetése egyetlen felületre.
• Futár management modul: saját futár és külsős futár szolgáltató integrálása, futár elszámolás stb.
Továbbá használják még a számlázó modult, a foglalási modult, diszpécser és operátor modult, törzsvásárlói modult.
Elért üzleti előnyök:
• 30%-kal gyorsabb adminisztráció: A napi manuális feladatok jelentős része automatizált.
• 20%-kal csökkentett készletköltség a raktárkezelés optimalizálásával.
• Valós idejű pénzügyi és forgalmi riportok segítik a vezetői döntéseket.
• Jobb ügyfélélmény: Pontosabb készletadatok, gyorsabb kiszolgálás és hibamentes számlázás.
• Egységes, skálázható rendszer, amely további egységek nyitásakor is könnyen bővíthető.

Az ügyfél a Happy Solutions bevezetésével jelentős hatékonyságnövekedést, költségcsökkentést és nagyobb átláthatóságot ért el minden operatív területen.