SmartFill Legal Kft. innovatív jogi-technológiai vállalkozás, amely digitális megfelelési megoldásokat fejleszt és üzemeltet. Szakterületeink közé tartozik a GDPR-, a pénzmosás elleni (PMT) és az AI-rendelet szerinti jogi megfelelés automatizálása. Célunk, hogy a vállalkozások számára egyszerű, átlátható és papírmentes folyamatokat biztosítsunk, csökkentve az adminisztrációt és a jogi kockázatokat.
Megoldásaink – köztük az online adatvédelmi és pénzmosási megfelelési rendszerek – okos űrlapokat, automatizált dokumentációt és valós idejű frissítéseket kínálnak.
A SmartFill Legal filozófiája: „okos jogi megoldások, hogy a cégvezetőknek ne kelljen jogászkodniuk.”

Egy Pest megyei, stabil ügyfélkörrel rendelkező könyvelő- és adótanácsadó iroda, amely több mint 140 aktív ügyfelet szolgál ki kis- és középvállalkozói szektorban. A társaság 4 fős szakmai csapata teljes körű számviteli, bérszámfejtési és adótanácsadási szolgáltatásokat nyújt, miközben napi szinten kezel érzékeny ügyféladatokat. A piaci környezetben egyre nagyobb a jogszabályi megfelelési nyomás, különösen a pénzmosás elleni (PMT) és GDPR előírások betartására vonatkozóan. A növekvő ügyfélszám, a dokumentációs terhek és a hatósági elvárások miatt a papíralapú folyamatok fenntartása mind időben, mind erőforrásban egyre nehezebbé vált. A könyvelőiroda célja az volt, hogy a hagyományosan manuális ügyfél-átvilágítási és szankciós szűrési folyamatokat digitalizálja és automatizálja, miközben a működés megfeleljen a legmagasabb adatvédelmi és hatósági követelményeknek.
A könyvelőiroda számára az egyik legnagyobb kihívást az jelentette, hogy a pénzmosás elleni (PMT) és adatvédelmi megfeleléshez kapcsolódó adminisztráció aránytalanul sok időt vett el a napi szakmai munkától. A folyamatok papíralapon, manuálisan zajlottak, ezért sem a nyomon követés, sem a határidők kezelése nem volt átlátható. A távoli ügyfél-azonosítás, amelyet a legtöbb iroda e-mailben, űrlapok és fényképek küldözgetésével old meg, lassú, hibás és gyakran hiányos volt, így a megfelelés sem volt jogilag biztonságos.

A munkatársak nem tudták időben elvégezni a szankciós szűréseket, hiszen mire minden ügyfél-átvilágítást feldolgoztak, addigra a típusszabályzat és a jogszabályi előírások ismét módosultak, így az egész folyamatot újra kellett kezdeni. A dokumentációk halmozódtak, az adatlapok, nyilatkozatok és okmánymásolatok nyomon követése szinte lehetetlenné vált.

Komoly szakmai problémát jelentett, hogy a munkatársak nem tudták pontosan, mikor kell egy ügyfelet magas kockázati kategóriába sorolni. Gyakori tévhit volt, hogy elegendő, ha az ügyfél nem külföldi, vagy nincs politikai kapcsolata, így automatikusan alacsony kockázatúnak minősítették. Ennek következtében a kockázatértékelések sok esetben nem feleltek meg a NAV által elvárt eljárásrendnek, és a szabályzatban rögzített belső kockázati szempontrendszer sem volt egységesen alkalmazva.

A papíralapú működés tovább növelte a GDPR-kockázatokat, hiszen a dokumentumok tárolása, továbbítása és megőrzése nem volt megfelelően szabályozott. Az adatkezelésre vonatkozó előírások betartása gyakorlatilag kivitelezhetetlennek bizonyult, a hatósági ellenőrzésekre való felkészülés pedig rendkívül időigényes volt.

Összességében az iroda belefulladt a dokumentációs terhekbe:
• a felesleges adminisztráció elvitte az értékes munkaidőt,
• a folyamatok nem voltak nyomon követhetők,
• a távazonosítás gyakorlatban nem működött,
• a szankciós szűrések rendszertelenek voltak,
• a kockázati besorolások pontatlanul történtek,

Az alkalmazott megoldás és a bevezetést követően elért üzleti előnyök (max. 2000 karakter)

A SmartFill Legal Kft. digitális megoldása gyökeresen átalakította az iroda pénzmosás-megelőzési és adatvédelmi megfelelési folyamatait. A SmartFill alkalmazás bevezetésével az ügyfelek biztonságos online felületen tölthetik ki az ügyfél-átvilágítási adatlapot és a közszereplői nyilatkozatot, miközben feltölthetik személyazonosító okmányaikat is. A rendszer beépített útmutatókkal és automatikus ellenőrzésekkel segíti a munkatársakat a kockázati kategóriák helyes meghatározásában, így megszűntek a téves besorolások és a hiányos adatkitöltések.

A SmartFill automatikusan lefuttatja a szankciós listákon történő ellenőrzéseket (EU, ENSZ, OFAC stb.), naplózza az eredményeket, időbélyeggel rögzíti a riportokat, és biztosítja, hogy minden adatváltozás visszakövethető legyen. A rendszer naprakészen követi a jogszabály- és típusszabályzat-változásokat, így az iroda mindig a legfrissebb előírások szerint dolgozik.

A megoldás API-n keresztül integrálásra került a könyvelő szoftverrel, aminek köszönhetően a két rendszer adatai szinkronban frissülnek. A korábban kézzel rögzített ügyféladatok automatikusan átemelésre kerülnek, a hiányzó mezők kitöltődnek, és az adatok konzisztensen jelennek meg mindkét felületen. Az integráció révén a tényleges tulajdonos lekérdezése és a cégstruktúra feltérképezése másodpercek alatt elvégezhető, ami korábban akár órákba telt.

A SmartFill valós idejű ügyfélnyilvántartást biztosít, ahol egyetlen felületen látható az ügyfelek státusza, kockázati szintje, szűrési előzménye és dokumentációja. Az adatok titkosított felhőben kerülnek tárolásra, a hozzáférések naplózottak, a törlési és megőrzési szabályok automatizáltak, így a rendszer teljes mértékben GDPR-kompatibilis.

A bevezetés után a feldolgozási idő mintegy 70%-kal csökkent, a hibaarány gyakorlatilag megszűnt, a hatósági riportok előállítása percekre rövidült. A SmartFill megoldása nemcsak digitalizálta