Kezdetben GPS alapú flottakövetéssel, egyedi szoftver készítéssel foglalkoztunk. Majd az idei évtől az egyedi szoftverkészítést kiterjesztettük az irodai munkafolyamatok digitalizációjára és automatizációjára.

• Ha gyakran kell egyik helyről a másikra átmásolnod adatokat:
Automatizálhatod például az adatok másolását például űrlapok,
dokumentumok, szoftverek vagy rendszerek között.
• Ha gyakran kell több dokumentumból vagy forrásból adatokat
kigyűjtened: Automatizálható az adatkinyerés és gyűjtés fájlokból,
online rendszerekeből vagy szoftverekből.
• Ha kézzel frissítesz adatokat több rendszerben: Beállíthatod, hogy
az egyik rendszerben történő változás automatikusan frissítse a
másikat.
• Ha gyakran kell ugyanazt az adatot több helyen is naprakészen
tartani: Szinkronizálhatod az adatokat például több szoftver vagy
rendszer között (pl: rendeléskezelő, készletkezelő és számlázó).
stb.

Szeretnénk meglévő és új ügyfeleinknek automatizált folyamatok digitalizációját elkészíteni.

Az esettanulmányban szereplő ügyfél egy magyar tulajdonú, autóüvegezésre és szélvédőcserére szakosodott vállalkozás, amely több munkatárssal, folyamatos operatív terhelés mellett végzi tevékenységét. A társaság működését erős piaci verseny, gyors ügyfélkiszolgálási elvárás, valamint a beszállítói elérhetőség és árazás változékonysága határozza meg. A vállalkozás korlátozott humánerőforrással dolgozik (1-2 fő irodai asszisztens), ezért kiemelt üzleti szempont volt, hogy a rendelkezésre álló kapacitásokkal is megbízható, átlátható és egységes ügykezelési gyakorlatot tudjon fenntartani a növekvő ajánlatkérési volumen mellett.
A vállalkozás ajánlatadási és rendelés-előkészítési folyamata a fejlesztést megelőzően több, egymástól elkülönülő adminisztratív és egyeztetési lépésből állt. A beérkező ügyféligények rögzítése, a jármű- és üvegparaméterek pontosítása, a beszállítói ajánlatbekérések kiküldése, az eltérő szerkezetben érkező válaszok feldolgozása, valamint a végső ügyfélajánlat összeállítása jellemzően kézi módon, több felületen, e-mailes és táblázatos támogatással történt.

A folyamat széttagoltsága miatt az ügyek státusza nem volt minden esetben azonnal és egyértelműen áttekinthető. Többletmunkát igényelt annak nyomon követése, hogy mely beszállítók reagáltak, mely ajánlatok hiányoznak, hol szükséges ismételt megkeresés, illetve mikor áll rendelkezésre minden információ az ügyfél felé történő ajánlatadásra. A manuális adatkezelés és a párhuzamos kommunikációs csatornák használata növelte az adminisztratív hibák, az információvesztés és a késedelmes ügyintézés kockázatát, ami közvetlenül érintette a működés hatékonyságát és az ügyfélkiszolgálás egységességét.
A vállalkozás egy integrált digitális ajánlat- és rendeléskezelő megoldást vezetett be, amely egységes rendszerbe szervezte az ügyfélmegkeresések fogadását, a beszállítói ajánlatbekérések kezelését, a belső árkalkulációt, valamint az ügyfél részére történő végleges ajánlat-előkészítést. A bevezetett alkalmazás strukturált adatfelvételt biztosít, egységes formátumban kezeli a beszállítói visszajelzéseket, központi felületen teszi követhetővé az ügyek státuszát, és támogatja a belső döntéshozatalt az ajánlatadás során.

A fejlesztés eredményeként a működés átláthatóbbá, szabályozottabbá és szervezettebbé vált. Csökkent a kézi adminisztrációból fakadó terhelés, egyszerűsödött az ügyek állapotának követése, és egységesebb munkavégzés alakult ki a részt vevő munkatársak között. A beszállítói ajánlatok feldolgozása összehasonlíthatóbbá vált, az ügyfélkommunikáció rendezettebb formát kapott, a vezetői oldal számára pedig erősebb visszakövethetőség és nagyobb működési kontroll jött létre. A bevezetett megoldás ezáltal érdemben hozzájárult a vállalkozás üzleti folyamatainak stabilizálásához és a szolgáltatási színvonal egységesítéséhez.