A Cogniforce Labs Kft. Magyarország egyik leginnovatívabb technológiai vállalkozása, amely korszerű AI-, automatizációs és optimalizációs megoldásokkal támogatja a hazai vállalati ökoszisztémát. A céget 2022-ben Nagy Zsombor, a médiában „AI Pápaként” ismert szakember alapította, aki a Budapesti Gazdaságtudományi Egyetem oktatója, PhD-kutatója és a Tudományos IT-Innovációs Egyesület elnöke. A cég a Cápák között című műsorban 100 millió forintos befektetést nyert el.

A vállalkozás fő tevékenységei közé tartozik szoftverrobotizációs, ERP- és CRM-rendszerek, valamint vállalati automatizációs megoldások fejlesztése kis-, közép- és nagyvállalatok számára. Emellett AI-platformot, digitális képzéseket, szakértői támogatást, weboldalkészítést és közösségi média szolgáltatásokat is kínál.

Az esettanulmányban szereplő ügyfél egy hazai, körülbelül 20 főt foglalkoztató kereskedelmi KKV, amely B2B értékesítéssel, visszatérő vállalati ügyfelek kiszolgálásával és ajánlatkérések kezelésével foglalkozik. A vállalat versenykörnyezetében kiemelt jelentősége van a gyors reakcióidőnek, a pontos ajánlatadásnak és az ügyfélkapcsolatok következetes utánkövetésének. A növekedéssel párhuzamosan egyre nagyobb adminisztrációs terhelés jelent meg az értékesítési és ügyfélszolgálati folyamatokban, miközben az erőforrások bővítése csak korlátozottan volt lehetséges.
Az ügyfél értékesítési és ügyfélkezelési folyamatai korábban több különálló rendszerben, táblázatokban, e-mailekben és manuális nyilvántartásokban működtek. Emiatt nehézkes volt az ajánlatkérések státuszának követése, az ügyfélelőzmények gyors visszakeresése és az ismétlődő feladatok kiosztása. A munkatársak jelentős időt fordítottak adminisztratív teendőkre, például adatrögzítésre, emlékeztetők kezelésére, riportok összeállítására és ügyfélkommunikációk utánkövetésére. A szétszórt működés miatt fennállt a kockázata annak, hogy egyes érdeklődők késve kapnak választ, bizonyos feladatok elvesznek, illetve a vezetőség nem rendelkezik valós idejű, átlátható képpel az értékesítési folyamatról. A cél egy olyan integrált, skálázható megoldás bevezetése volt, amely csökkenti a kézi munkát, egységesíti az ügyféladatokat, támogatja a munkatársakat a napi feladatokban, és gyorsabb, pontosabb döntéshozatalt tesz lehetővé.
A Cogniforce Labs Kft. egy testreszabott CRM- és folyamatautomatizációs megoldást vezetett be, amely központi rendszerbe rendezte az ügyféladatokat, az ajánlatkéréseket, a feladatokat és az értékesítési státuszokat. A rendszer automatizált emlékeztetőket, feladatkiosztást, riportkészítést és utánkövetési folyamatokat biztosított, emellett AI-alapú támogatást nyújtott az ügyfélkommunikáció és a vezetői riportok előkészítésében. A bevezetést követően az ügyfél működése átláthatóbbá vált, csökkent a manuális adminisztráció, gyorsult az ajánlatadási folyamat, és javult az érdeklődők, illetve meglévő ügyfelek utánkövetése. A megoldás eredményeként a munkatársak több időt tudtak fordítani értékteremtő feladatokra, az értékesítési vezetés pedig naprakész információk alapján tudta nyomon követni a folyamatokat. A rendszer hozzájárult a hatékonyabb munkaszervezéshez, a hibalehetőségek csökkentéséhez és az ügyfélélmény javításához.