A docmet Systems Kft. 2012 óta működő budapesti szoftverfejlesztő vállalkozás, amely egyedi fejlesztési és digitalizációs szolgáltatásokat nyújt mikro- és kisvállalkozásoknak. Nem dobozos terméket kínálunk, és nem mi mondjuk meg az ügyfélnek, mit alakítson át a működésében. Először megértjük, hogyan dolgozik a vállalkozás, majd olyan személyre szabott digitális eszközöket fejlesztünk, amelyek a megszokott működését támogatják és hatékonyabbá teszik — nem felülírják, hanem segítik azt. Így a fejlesztés a cég valós folyamataira épül, és a gyakorlatban ténylegesen használható eszközt ad. Szolgáltatásainkat teljes körűen biztosítjuk az igényfelméréstől a tervezésen és fejlesztésen át az üzembe helyezésig és a folyamatos támogatásig, dedikált projekt-kapcsolattartóval és magyar nyelvű ügyintézéssel. Referenciáink között nemzetközi SaaS-platform, ismert hazai brand technikai támogatása és többéves nemzetközi fejlesztői partnerség szerepel, országos lefedettséggel, remote munkavégzéssel.

EXCEED-KART s.r.o. — közép-európai gokart-versenysorozat szervező vállalkozás, székhelye Štúrovo (Szlovákia). A Rotax Max Challenge bajnokságok hivatalos szervezője Magyarországon, és Közép-európában. Évente több tucatnyi versenyt bonyolítanak le, több száz aktív versenyzővel. Kis-középvállalati méretű ügyfél, állandó központi stábbal és régiónkénti helyi versenyszervező partnerekkel, időmérési és technikai partnerek bevonásával dolgozik. Piaci helyzetük speciális: nemzetközi sportágban, több ország szabályozási és nyelvi környezetében működnek párhuzamosan, professzionális versenyzői élmény-elvárás mellett. Erőforrásaik korlátozottak: kis központi szervezői csapat, saját IT-háttér nélkül. A versenyszervezés évtizedes, kiforrott folyamatokra épül — az ügyfél igénye nem ezek átalakítása, hanem a BRP-Rotax Gmbh által biztosított elavult rendszerek újragondolása, kiváltása volt.
Az EXCEED-KART által szervezett versenysorozatok regisztrációs és értékesítési folyamatait a BRP-Rotax Gmbh által biztosított, korábbi generációs rendszerek támogatták. Ezek a felületek mind a versenyzők, mind a szervezők számára nehézkesen használhatóak voltak, és olyan munkavégzést kényszerítettek ki, ami a versenynapokon konkrét, mérhető veszteségeket okozott.

A megoldandó konkrét problémák, amiket az ügyfél megnevezett:

- Online regisztráció: a versenyzőknek nyújtott felületek elavultak és felhasználóbarátság szempontjából rosszak voltak. Sokan nem tudták önállóan végigvinni a folyamatot, ami további munkát terhelt a szervezőkre.
- Helyszíni regisztráció: a versenynapokon a regisztrációs pultoknál órákig tartó sorbanállás alakult ki. A szervezők olyan dolgokat intéztek kézzel, amelyek önkiszolgálóan, online is megoldhatók lettek volna.
- Helyszíni értékesítés: a verseny napján a kiegészítő szolgáltatások értékesítése papír alapon zajlott, lassan és inkonzisztensen, ügyfelenként eltérő papírokkal és folyamattal.
- Csapatkezelés: a több versenyzőt indító csapatok számára nem volt egységes regisztrációs felület, sem közös számlázási megoldás. Minden versenyző regisztrációja külön ment, sokszoros adminisztrációval.
- Versenyigazgatás: a versenyek előtti kötelező briefingek olvasása egy elavult mobil alkalmazásban történt, nem volt visszakövethető, valóban elolvasta-e a versenyző a tartalmat, ami biztonsági és felelősségi szempontból is kockázatot jelentett.

Az ügyfél igénye az volt, hogy a BRP-Rotax által biztosított elavult rendszereket egy újragondolt, modern megoldás váltsa ki, úgy, hogy a versenyszervezés kiforrott munkamenetét NE kelljen átalakítani, csak a támogató digitális eszközök kerüljenek a 21. század elvárásaihoz igazítva.
A docmet Systems Kft. a megrendelővel közösen feltárta a versenyszervezés napi munkamenetét, és erre építve készített egy egyedi, modern digitális platformot, amely a BRP-Rotax által biztosított elavult rendszereket váltja ki. A megközelítés alapelve végig az volt, hogy a szervezők és versenyzők megszokott munkáját ne kelljen átalakítani — a meglévő folyamat marad, csak az azt támogató eszköz lesz modern és felhasználóbarát.

Bevezetett megoldások:

- Központi, modern regisztrációs felület versenyzőknek és szervezőknek, belső értesítési rendszerrel, ami a versenynapok körüli kommunikációt automatizálja.
- Helyszíni regisztrációt támogató funkciók: fastlane opció a gyors átengedéshez, és GPS-alapú önkiszolgáló bejelentkezés azoknak, akik az adott évben az adott bajnokságban már szerepeltek. Nekik elég, ha a versenypályán tartózkodnak, nem kell a pulthoz menniük.
- Csapatregisztráció: a több versenyzőt indító csapatok egy felületen kezelhetik a regisztrációkat, közös számlázással — megszünteti a sokszoros adminisztrációt.
- Digitális briefing-olvasás az alkalmazáson belül, okos trackeléssel: a rendszer ellenőrzi, hogy a versenyző ténylegesen végigment-e a tartalmon, és csak akkor fogadja el a versenyigazgatás számára érvényesnek.
- Saját landing oldalak az EXCEED-KART két bajnokságához (RMC Hungary országos gokart-bajnokság, RMC CE regionális sorozat), folyamatos üzemeltetéssel és karbantartással.
- Folyamatban: a gépátvételi folyamat és a sportbírók napi munkájának digitális támogatása.

Az ügyfél által visszaigazolt üzleti előnyök:

- A helyszíni regisztrációs folyamat hatékonysága kb. 80%-kal nőtt — a sorbanállás megszűnt.
- A helyszíni értékesítés volumene 50% fölött javult, a folyamat papírmentes és ügyfelenként egységes lett.
- A szervezők a sokszoros adminisztráció helyett a versenyszervezésre tudnak koncentrálni; a versenyzők modern, önkiszolgáló felületet kaptak.