Alacsonyabb költség.
Átlátható működés.
Kiváló ügyfélélmény.
Quattrosoft rendszere segíti a vállalatokat a digitális átalakulásban és a hatékony folyamatkezelésben. Legyen szó belső működésről vagy értékesítési és ügyfélkezelési feladatokról, a BürOffice stabil alapot nyújt, amire építve gyorsan és megbízhatóan dolgozhat minden cég.

Az ügyfél egy nemzetközi energiavállalat magyar leányvállalata, mely energiakereskedelemmel foglakozik.
Nem piacvezető monopolszereplő, de jelentős, országos szintű energiakereskedő.
A cég vállalatoknak és közintézményeknek kínál versenypiaci villamosenergia-szolgáltatást, emellett földgázkereskedelemmel is foglalkozik.
Nagyvállalati kategóriába tartozik, magas árbevételt (100- mrd Ft) tud generálni viszonylag alacsony létszám (~170 fő) mellett.
Az energiakereskedőknél az árbevételt rendkívül erősen befolyásolja a nagykereskedelmi villamosenergia- és gázár.
Nagyon árérzékeny piacon, erős szabályozási kitettség (Magyar Energetikai és Közmű-szabályozási Hivatal ) mellett dolgoznak.
Az energiapiac kifejezetten versenyző piac. Olyan szereplőkkel versenyeznek, mint a nagy nemzetközi és hazai energiacégek, illetve más független energiakereskedők.
Foglalkozniuk kell az erősödő megújuló energia hatással is. Az energiakereskedelmet megújulóenergia-termelési háttérrel kapcsolják össze.
A tevékenység jellegéből adódóan több bejövő- és kimenő (fizikai és elektronikus) csatornán, gyorsan, kereskedelmi-, marketing- és jogi szempontból is pontosan kell dolgozni és kommunikálni.
A hatékonyság nagyon fontos, nincs idő több rendszerben, levelezésben szétszórt információkkal dolgozni, meg kellett teremteni az információk egységes tárolását és gyors elérését.
Kapcsolódni kell más szakrendszerekkel és a kereskedőket segítő portállal, azokkal kétirányú adatcserét megvalósítani, az azokban elérhető információkat pedig fel kell tudni használni a napi munkavégzés támogatásában.
Az ajánlatok, szerződések előkészítését és kezelését magas szinten megvalósító megoldást kerestek, a rendszerekben tárolt információk alapján dolgozó, sablon alapú dokumentum generáló funkcionalitással.
Elvárás volt az iratkezelés, dokumentum tárolás egységes megoldása és az irattárazás támogatása.
Első körben egy másik rendszert választottak a régi rendszer - amiben a régi és futó ügyek adatai és dokumentumai voltak - kiváltására, de az nem végül vált be.
Az általunk kiváltandó rendszer nem volt jól használható, nem biztosított megfelelő adatbiztonságot, bármit át lehetett benne utólag írni, részlegesen naplózott, nem nyújtott megfelelő riport képességeket, nem támogatta a vezetői munkát,
nem volt paraméterezéssel testre szabható, dobozos termékként pedig nem szívesen és lassan módosították, így nem segítette az ügyintézők és kereskedők munkáját.
Az előzmények miatt átálláskor nem is egy, hanem két korábbi rendszer adataiból kellett kindulni, összetett migrációval biztosítani a lezárt ügyek elérését, támogatni a futó ügyek folytathatóságát és az új ügyek indítását.
Gyors és pontos átállást vártak, hogy az ügyintézők ne kerüljenek elmaradásba, azonnal folytatni tudják a munkájukat.
Fontos volt az is, hogy az ügyintézők könnyen betanítható rendszert kapjanak.
Cél volt, hogy ugyanannyi vagy kevesebb ügyintézővel a jövőben több feladatot tudjanak megoldani, mint korábban.
A BürOffice platform ügyfél specifikus leszabásában egységesítettük a bejövő- és kimenő - fizikai és elektronikus - csatornák kezelését.
Az adatok modern adatbáziskezelőbe kerültek, az elektronikus tartalmak tárolását fájlrendszerben és entreprise DMS eszközben oldottuk meg.
Hitelesítési és jogosítási rendszert integráltunk a rendszer felhasználói számára.
Társrendszerekkel és a kereskedőket segítő portállal integráltuk a megoldást, biztosítva a kétirányú információcserét.
Irattári, nyomdai és Magyar Posta kapcsolatot építettünk ki.
Adatforrás kezelés képességgel felvértezett Word-re épülő, sablon alapú dokumentum generáló megoldást adtunk, mellyel összetett dokumentumokat (pl. ajánlat, szerződés) lehet előállítani.
Az ügymenet támogatásába bele tartozik a panaszok és más típusú ügyek kezelése is.
A két korábbi rendszer adatai és dokumentumai betöltésre kerültek az új rendszerbe, a futó ügyek zökkenőmentesen voltak továbbvihetők.
A betanítás első körben kulcsfelhasználókkal zajlott, akik a későbbiekben tovább adták a tudást.
A BürOffice alkalmazásban keletkező, illetve a társrendszerekből megszerzett - átvett és eltárolt, illetve adatforrás kezeléssel kiolvasott - információk alapján kialakul a teljes ügyfélkép (pl. ügyfél, szerződés nyilvántartás).
Riportozó modul segíti az ad-hoc és ütemezett végrehajtású specifikus lekérdezések kiszolgálását.
A bevezetés óta se állt le a fejlesztés, AI-al támogatott OCR megoldás került illesztésre.
Az elektronikus csatornák fokozott használata, a kapott vagy kinyert adatokra épülő, szabály alapú irányítás és automatikusan végrehajtott folyamati lépések csökkentették az élő munkaerő szükségletet. Az előkészítő munkát végző személyek más munkaterületre kerülhettek, a kereskedelmen van a fókusz.
Az üzleti oldal kérései rugalmasan és időben kerülnek megvalósításra.
A rendszer jó alapot ad újabb funkciók, a még nem használt BürOffice modulok (pl. hivatali- és cégkapuk kezelése) használatba vételére.