A Selector több mint 10 éve segíti partnereit abban, hogy online marketingjük mérhetően támogassa üzleti céljaikat. Gyakorlatias, adatvezérelt szemlélettel dolgozunk: a stratégiai tervezéstől és PPC kampánykezeléstől a webanalitikán, SEO-n és tartalommarketingen át a marketingfolyamatok fejlesztéséig komplex támogatást nyújtunk.

Emellett hitelesített ClickUp tanácsadó partnerként vállaljuk meglévő rendszerek és munkafolyamatok auditját, új workspace-ek és folyamatok megtervezését és bevezetését, automatizációk és riporting kialakítását, rendszeroptimalizálást, valamint a felhasználók és vezetők képzését. Célunk nem pusztán egy új eszköz bevezetése, hanem egy olyan működés kialakítása, amely valóban megkönnyíti a mindennapokat: átláthatóbbá tesszük a feladatokat, gördülékenyebbé a csapatok közötti együttműködést, automatizáljuk a felesleges rutinokat, és olyan rendszert építünk, amelyben kevesebb idő megy el adminisztrációra, és több marad az érdemi munkára.

Ügyfelünk egy növekvő budapesti reklámügynökség volt, amely párhuzamosan számos ügyfélprojektet és az ezekhez kapcsolódó belső folyamatokat koordinált.

A növekedéssel együtt nőtt a projektek, határidők, felelősök és csapatok közötti együttműködések száma is. A működés projektalapú, több munkatárs és szakterület összehangolt munkájára épül, ezért kiemelten fontos a feladatok, felelősségi körök, határidők és projektstátuszok pontos követhetősége.

Az ügynökség a ClickUpot már a projekt indulása előtt is használta projekt- és feladatmenedzsmentre, így nem egy új rendszer bevezetése, hanem egy meglévő, aktívan használt munkakörnyezet továbbfejlesztése volt a feladat.
Az Ügyfél már használta a ClickUpot, de a rendszer nem fejlődött együtt a szervezettel. A korábbi struktúra egyre kevésbé követte a tényleges munkafolyamatokat, a csapattagok pedig nem egységesen használták ugyanazt a rendszert.

Ez a napi működésben több konkrét problémát okozott:
– nehezebb volt gyorsan átlátni, hogy melyik projekt hol tart,
– nem minden esetben volt egyértelmű, kinél van egy feladat és mi a következő lépés,
– a státuszok, határidők és feladatok kezelése nem volt egységes,
– több folyamat manuális egyeztetést vagy párhuzamos adminisztrációt igényelt,
– és a növekvő rendszerkomplexitás egyre több időt vitt el ahelyett, hogy egyszerűsítette volna a munkát.

A fő üzleti probléma tehát nem a funkcióhiány volt. A ClickUp sok lehetőséget biztosított, de a meglévő rendszer már nem támogatta elég hatékonyan a szervezet napi működését és további növekedését.

A cél egy olyan rendszer kialakítása volt, amely:
– gyorsabban átláthatóvá teszi a projektek állapotát,
– egyértelműsíti a felelősségeket,
– egységesíti a munkavégzést,
– csökkenti a manuális adminisztrációt,
– és a cég növekedésével együtt is kezelhető marad.
A projektet a meglévő működés és ClickUp-rendszer teljes felmérésével kezdtük.

Nem csak a technikai beállításokat vizsgáltuk: feltérképeztük a napi munkafolyamatokat, a projektmenedzsment logikáját, az egyes munkakörök információigényét, valamint a felesleges adminisztrációt és többletegyeztetést okozó pontokat.

A feltárt problémák alapján:
– újraterveztük a teljes ClickUp workspace struktúráját,
– egységesítettük a feladatok, státuszok, határidők és felelősségek kezelését,
– az ügyfél tényleges működésére szabott munkafolyamatokat alakítottunk ki,
– egy rendszerbe szerveztük a projektmenedzsmentet, a CRM-et és több kapcsolódó belső folyamatot,
– automatizáltuk azokat a lépéseket, ahol ezzel manuális munkát vagy egyeztetést lehetett kiváltani,
– csak olyan funkciókat és integrációkat építettünk be, amelyeknek egyértelmű működési haszna volt,
– és végül a teljes csapatnak megtanítottuk az új rendszer egységes használatát.

Az eredmény: a ClickUp egyszerű feladatkezelőből a napi működés központi munkafelületévé vált, így helyen követhetővé váltak
– a projektek és kapcsolódó feladatok,
– a felelősök, határidők és aktuális státuszok,
– a CRM-folyamatok,
– egyes szerződéses és HR-folyamatok,
– és a szabadságigénylések.

A bevezetés Ügyfelünk visszajelzése alapján az alábbi üzleti előnyöket hozta:
– egységesebb, több folyamatot összefogó működési rendszer
– egyszerűbb és hatékonyabb adminisztráció
– gyorsabban áttekinthető projektstátuszok
– egyértelműbb felelősségi körök és feladatkezelés
– gyorsabb vezetői és operatív rálátás
– a növekedést jobban támogató, skálázhatóbb működés