A Webcapital Kft. 2016 óta működő, pécsi székhelyű informatikai vállalkozás, amely egyedi webalapú üzleti alkalmazások és rendszerek tervezésével, fejlesztésével, karbantartásával és üzemeltetésével foglalkozik. Arra törekszünk, hogy ügyfeleink egy kézből megkapják a modern technológiai alapokon nyugvó, céljaiknak megfelelően működő alkalmazást, üzemeltetési környezetünk pedig biztosítja ezen alkalmazások folyamatos rendelkezésre állását. Munkánkban kiemelt szerepet kap a transzparens együttműködés, és az üzleti célokat támogató digitális fejlesztés.

Ügyfelünk, Kriston Andrea, egy magyar egészségnevelési módszer kifejlesztője, jogtulajdonosa és üzemeltetője, amely már négy évtizede foglalkozik egy speciális, prevenciós és önrehabilitációs módszer oktatásával nők, férfiak és gyermekek számára. A cég egyszemélyes szakértői márkára épülő, kisvállalati méretű oktatási szolgáltató, amely saját trénerképzési rendszert működtet, és az általa minősített oktatók hálózatán keresztül ér el országos és nemzetközi közönséget, köztük külföldi (például brit) helyszíneken is. A piaci környezetre jellemző, hogy a szolgáltatás erősen személyhez és márkanévhez kötött, a kereslet folyamatosan bővül, miközben a szervezés korlátozott digitális erőforrásokra épült.
Az ügyfél és az általa képzett, minősített oktatók hálózata évek óta bővülő számú személyes és online tanfolyamot, tréninget és gyakorlóórát hirdet meg különböző helyszíneken és időpontokban, mind belföldön, mind külföldön. A tanfolyamok szervezése, a jelentkezők regisztrálása, a helyfoglalások kezelése és a fizetések koordinálása korábban jellemzően kézi, egymástól elszigetelt eszközökkel (papíralapú vagy táblázatos nyilvántartás, e-mailes levelezés) történt, ami jelentős adminisztratív terhet jelentett mind a jogtulajdonos, mind a partneroktatók számára.

A probléma súlyát növelte, hogy az oktatói hálózat decentralizált: minden minősített oktató önállóan hirdeti és tartja meg saját tanfolyamait a márkanév ernyője alatt, ugyanakkor korszerű, minőségbiztosított folyamatra volt szükség a jelentkezők kezelésére, a kapacitások nyomon követésére és a bevételek átláthatóságára. Hiányzott egy felhasználóbarát központi webes felület, amely egyszerre teszi lehetővé a végfelhasználók (hallgatók) számára a tanfolyamok böngészését és foglalását, az oktatók számára a saját kurzusaik önálló kezelését, és a jogtulajdonos számára a teljes rendszer feletti kontrollt.

További kihívást jelentett a fizetési folyamatok modernizálása: a bankkártyás fizetés hiánya és a számlázás manuális jellege lassította a foglalási folyamatot és hibalehetőségeket hordozott. Az online tanfolyamok terjedésével (különösen a járványhelyzet utáni időszakban felfutó igény miatt) szükségessé vált egy olyan megoldás is, amely az online oktatási alkalmakat (például videóhívásos foglalkozásokat) is zökkenőmentesen integrálja a foglalási és értékesítési folyamatba, hogy a hallgatók egyetlen felületen keresztül férjenek hozzá mind a személyes, mind az online képzésekhez.

A megoldás egy egyedi fejlesztésű, Laravel backend alapú webalkalmazás létrehozása volt, amelyet kifejezetten az ügyfél specifikus üzleti folyamataihoz és az oktatói hálózat sajátosságaihoz igazítottunk, majd a bevezetés után is folyamatosan, funkcióról funkcióra bővítettünk. A platform lehetővé teszi, hogy a jogtulajdonos és a minősített oktatók egységes, a márkanév alatt megjelenő felületen hirdessék meg és kezeljék saját tanfolyamaikat, miközben a rendszer gondoskodik a jelentkezők regisztrálásáról, a kapacitáskezelésről és a bulk (csoportos) beiratkozási folyamatokról is.

A rendszer integrálja a modern bankkártyás fizetési megoldásokat, így a jelentkezők azonnal, biztonságosan tudnak fizetni a foglalás pillanatában, ami jelentősen csökkentette a lemorzsolódást és az adminisztrációs átfutási időt. A számlázás automatizálását a szamlazz.hu rendszerrel való összekapcsolás biztosítja, amely minden sikeres fizetéshez automatikusan, hibalehetőség nélkül generál számlát, tehermentesítve az oktatókat és a jogtulajdonost a manuális könyvelési feladatoktól.

Az online tanfolyamok kezelését a Zoom-integráció teszi zökkenőmentessé: a hallgatók a foglalás után automatikusan hozzáférést kapnak az online alkalmakhoz, így a személyes és digitális képzési formák egyetlen konzisztens felhasználói úton egyesülnek. Az eredmény egy skálázható, több oktatót kiszolgáló ökoszisztéma, amelyben minden partneroktató a saját kapacitásait önállóan menedzselheti, a jogtulajdonos pedig központi áttekintést és minőségbiztosítást kap a teljes hálózat működése felett, mérhetően csökkentve az adminisztratív terheket és javítva a foglalási konverziót.