A Neobo Solutions Kft. budapesti szoftverfejlesztő csapat. Komplett digitális rendszereket tervezünk, építünk és üzemeltetünk: online foglalási és webshop-rendszereket, ügyviteli és kasszamegoldásokat, valamint egyedi, valós idejű alkalmazásokat. Referenciánk a budapesti Pixel Run élményközpont teljes digitális működése — az online jegyértékesítéstől a recepciós kasszán át a játéktermek valós idejű vezérléséig —, amelyet a nyitás óta mi fejlesztünk és üzemeltetünk. Kis csapat vagyunk: azt vállaljuk, amit magunk viszünk végig, tervezéstől az éles üzemeltetésig.

Az ügyfél a Pixel Run Kft., a budapesti belvárosban több mint két éve működő szabadidős élményközpont: interaktív LED-padlós játékaréna, ahol a vendégek csapatokban, mozgásalapú játékokat játszanak. A helyszín két játékteremben egyszerre akár 28 játékost fogad, 1–3 órás idősávokban; fő szegmensei a születésnapi zsúrok, baráti társaságok, céges csapatépítők és iskolai csoportok. A cég mikrovállalkozás: néhány fős, recepciós és játékmesteri feladatokat ellátó csapattal működik, saját informatikai erőforrása nincs. A belvárosi szabadidős piac erősen versenyzős, a kereslet hétvégékre és késő délutánokra koncentrálódik, a vendégek pedig azonnali online foglalást és fizetést várnak el — telefonos egyeztetésre sem a vendégek, sem a kis létszámú személyzet oldalán nincs kapacitás. Az értékesítés jelentős része online hirdetésekből érkezik, ezért a honlapról induló foglalási út gördülékenysége üzletileg kritikus.
A Pixel Run üzleti modellje idősáv-alapú kapacitásértékesítés: két játékterem, fix 1–3 órás blokkok, változó létszámú csoportok. Ezt a kapacitást telefonos-e-mailes egyeztetéssel és táblázatos nyilvántartással biztonságosan értékesíteni nem lehet — a dupla foglalás és az üresen maradó sávok kockázata magas, a megkeresések pedig pont a csúcsidőben (késő délután, hétvégén) érkeznek, amikor a néhány fős személyzet a vendégekkel foglalkozik, és nem tud telefonálni.

A foglaláshoz előrefizetésre is szükség volt: fizetés nélküli időpontfoglalásnál a meg nem jelenő vendég a legértékesebb sávokat égeti el, a kézi átutalás-egyeztetés viszont nem skálázható. Minden online fizetéshez ráadásul NAV-kompatibilis számlát kell kiállítani — kézzel ez időigényes és hibalehetőségekkel teli.

A kínálat emellett nem egyszerű jegyértékesítés: az időpontos foglalás mellett többalkalmas bérletek, a vásárláskori konfigurációt rögzítő, bemutatóra szóló ajándékkártyák és partneri kuponok is a termékpaletta részei. Mindegyiknek más az életciklusa (érvényesség, beváltás, lejárat), papíron vagy táblázatban ezek követése követhetetlen és visszaélésekre ad lehetőséget.

Az értékesítés jelentős része online hirdetésekből érkezik: a hirdetésre kattintó vendég azonnal akar időpontot választani és fizetni — ha ezt nem teheti meg, a konverzió (és a hirdetési költés) elveszik.

A piacon elérhető nemzetközi foglalási szoftverek a magyar működési környezetet nem fedik le: nem kezelik a NAV online számla szerinti automatikus számlázást és a hazai fizetési környezetet, és nem támogatják együtt az idősávos-termes-létszámos kapacitásmodellt a bérlet- és ajándékkártya-termékekkel. A megoldandó feladat így egy olyan integrált online értékesítési rendszer bevezetése volt, amely a foglalástól a fizetésen át a számlázásig emberi beavatkozás nélkül működik.
A bevezetett megoldás a Neobo Foglalás: a pixelrun.hu-n futó online foglalási és webshop-rendszer, amely egyetlen platformon kezeli a teljes értékesítést. A vendég valós idejű kapacitás alapján választ idősávot (terem, időtartam, létszám szerint), bankkártyával azonnal fizet, a rendszer pedig automatikusan kiállítja a NAV-kompatibilis számlát és küldi a visszaigazoló e-mailt — a teljes folyamat emberi beavatkozás nélkül zajlik. A webshop az időpontfoglalás mellett a többalkalmas bérleteket, a vásárláskori konfigurációt rögzítő ajándékkártyákat és a kuponbeváltást is kezeli, a beváltási és lejárati szabályokat a rendszer kényszeríti ki.

A megoldás része a recepciós felület is: a személyzet ugyanabból a rendszerből látja a foglalásokat, kezeli a helyszíni értékesítést és a kártyaterminált, a vezetőség pedig automatikus napi értékesítési riportot kap. Mivel az online és a helyszíni értékesítés egyetlen kapacitásnyilvántartásra épül, dupla foglalás nem fordulhat elő. A foglalási kód a játéktermi rendszerbe is átvezet: a vendég ugyanazzal a kóddal jelentkezik be a játékvezérlő tableteken — az értékesítéstől a játékélményig egyetlen összefüggő digitális folyamat visz.

Elért üzleti előnyök: a jegyértékesítés a nyitvatartástól és a személyzet leterheltségétől függetlenül, a nap 24 órájában elérhető; az előrefizetett foglalás a no-show kockázatát minimalizálja; az online értékesítésben kézi számlázás nincs, a számlázási hibalehetőség megszűnt; a bérletek, ajándékkártyák és partneri kuponok életciklusa automatikusan követett, visszaélésre nincs mód. A hirdetésektől a vásárlásig tartó út végig mérhető, így a marketingköltés megtérülése pontosan látható. A kis létszámú csapat munkaidejét nem adminisztráció, hanem a vendégek kiszolgálása tölti ki. A rendszer a nyitás óta, több mint két éve folyamatos éles üzemben működik, és azóta is bővül — a napi működést teljes egészében ez a platform viszi.