A CAFM/CMMS szoftverek bevezetésében és értékesítésében piacvezető, több mint 15 éves múltra visszatekintő magyar vintoCON Kft. fő terméke az archifm.net szoftver. Az iparágban ma általánosan elfogadott, legfejlettebb BIM technológiára épülő, WEB alapú alkalmazás nem csak a hazai piacon, hanem számos külföldi országban is kiváló referenciákkal rendelkezik. A legnagyobb magyar magáncégek mellett több állami nagyvállalat is régóta használja a cég megoldásait létesítménygazdálkodási feladatainak támogatására, melyek közül a legfontosabbak: MOL, KLIK, NAV, MNB, OKF, ÁEEK...

A Hörmann Hungária Kft., a Hörmann magyarországi képviselője az elmúlt években az ajtók és kapuk eladásában jelentősen megnövelte a forgalmát, így az eladások mellett a garanciális javítások, tervszerű karbantartások száma is jelentősen megnövekedett. A cég ezzel egyidejűleg, a garanciális partnerek kiszolgálása mellett a szerviz tevékenységét a nem általa forgalmazott kapukra is kiterjesztette. A megnövekedett munkamennyiség adminisztrációja (hibabejelentés adatainak rögzítése, munka tervezése, munkalapok kiadása, készre jelentés, költség elszámolás) egyre nehezebbé vált, ráadásul az Excel táblázatokban vezetett adatok pontos kezelése egy bizonyos ügyfélszám felett megoldhatatlan. A fenti feladatok megoldására a cég vezetősége CMMS rendszer bevezetését választotta. A Hörmann több pályázó meghallgatása után végül a vintoCON Kft. által fejlesztett ArchiFM Karbantartás szoftver bevezetése mellett döntött.
A projekt célja egy olyan adatbázis létrehozása volt, amely a karbantartási események jellemző adatait megfelelő módon tárolja, pontos alapját képezi a kimutatásoknak és így hatékonyan támogatja a munkafolyamatokat.
A személyes egyeztetések után a projekt a következő lépésekben zajlott le:
Karbantartási munkák típusai, karbantartási munkasablonok kialakítása
Karbantartási struktúra hierarchiájának kialakítása
Költségnemek kialakítása
Adatbázis feltöltése adatokkal meglévő vevőtörzs, személytörzs és berendezés nyilvántartás alapján
Kimutatások elkészítése
Dokumentáció készítése, oktatás
Átadás, próbaüzem
Éles üzem
A Hörmann munkafolyamatainak megfelelően az ArchiFM Karbantartás munkafolyamatait „testre kellett szabni”. A karbantartási struktúra és munka sablonok kialakítása a Hörmann munkafolyamatainak megfelelően történt.
A karbantartási struktúra több szinten történő kialakítása azt a célt szolgálja, hogy a struktúra megfelelő elemeihez a megfelelő karbantartási feladatot hozzá lehessen rendelni:
1. szint: Telephely a megfelelő paraméterekkel
2. szint: Termék megnevezés
3. szint: Termék típus a karbantartási időköz megjelölésével
4. szint: Kapu megnevezése
A karbantartási pontok a paramétereinek felvételekor a kialakított adatbázis, napi feladatok melletti karbantarthatósága volt a fő szempont, csak a karbantartási munkákhoz legszükségesebb tulajdonságok lettek rögzítve az adatbázisba.
A karbantartási munkasablonok kialakításánál ugyanez volt a cél, bár az ArchiFM MNT lehetővé tenné az összes paraméter felvételét csak a következő információk lettek felvéve a munkasablonokhoz: Munka típusa, költséghely, munka ismétlési időköze.
Költségnemek kialakításánál az elsődleges cél a különböző típusú munkák költségnemek szerinti megjelenítése volt a kimutatásokban, így a költségnemeket a szerviz munkák során előforduló 3 munkatípusnak megfelelően alakítottuk:
Garanciális,
Karbantartási,
Javítási munkák
Utolsó lépésként a riportok kialakítása maradt.
A bevezetett archifm.net szoftverrendszer hatékonyan támogatja a Hörmann Hungária Kft. kapuk és ajtók üzletág dolgozóinak napi feladatait. A szervizvezetők a beérkező hibabejelentéseket a szoftver segítségével kezelhetik, a tervezett karbantartási eseményeket pedig a pénzügyi és emberi erőforrások optimalizálását szem előtt tartva tervezhetik meg. A meghibásodások költségbecslését a pontos karbantartási történet figyelembevételével pontosítani lehetett, mely sikeresebb értékesíthetőséghez is vezetett. Az elektronikus munkalapkezelés nagyban növelte a karbantartó kollégák munkakezelési hatékonyságát, egyben követhetővé tette munkavégzés aktuális tartalmát és eredményeit is. A vezetőség részére a riportok segítségével egyértelmű és gyors kimutatások készíthetők az üzletág éves költségeiről.

Az archifm.net teljes szoftverrendszerét vintoCON saját szerverén üzemelteti és folyamatos technikai felügyeletet végez, nem szükséges saját IT szakember alkalmazása.

Eredmények, néhány irányszám a rendszer használatát illetően:

Néhány hónap használat után több ezer lezárt tervszerű és meghibásodás kezelési karbantartási esemény van az archifm.net rendszerben. Ez a szám 2013 őszére már havi ezer karbantartási esemény fölé emelkedett, ami abból is adódik, hogy Hörmann teljes egészében átállt a karbantartási munkák tervezésével és követésével az archifm.net rendszer használatára.