Esettanulmány címe:
Vállalatirányítás egy KOMBInált rendszer számára
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szállítás, raktározás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Esettanulmányunkhoz kiválasztott ügyfelünk a nemzetközi- és belföldi fuvarozás és logisztika egyik kiemelt képviselője. A 100% magyar tulajdonban lévő, több mint másfél évtizede működő Pest megyei cég jelenleg több, mint 100 főt foglalkoztat, éves árbevétele meghaladja a 2 milliárd forintot.
Tevékenységei nem merülnek ki a szállítmányozásban, komplex raktározással és gépjármű-szervizeléssel is foglalkoznak, melyek önmagukban is kiemelt precizitást és figyelmet igényelnek. Az összetett cégfelépítés és ebből adódó változatos munkakörök miatt célszerű volt egy lehetőleg egységes, mégis rugalmas rendszert kialakítani, ami elősegíti a vállalatirányítási, raktározási, szervizelési folyamatok nyomon követését.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Alapvető elvárás volt az, hogy az azonos tulajdonban lévő, ám eltérő tevékenységi köröket végző cégek egységes, „átjárható”, mégis különálló rendszereket tudjanak használni. Pl. azonos partnerlista mellett eltérő pénzügyi modulokat.
Fő feladat a szállítmányozások kezelése volt a megrendeléstől a raktározáson keresztül egészen a fuvarozásig.
A szállítmányozáshoz elengedhetetlen munkaerő és gépjárművek nyilvántartása mellett a hozzájuk kapcsolódó kötelező vizsgálatokról, okiratok rendszeres felülvizsgálatáról automatikus feladatokat kell kapnia a felelős munkakörbe tartozó kollégáknak. A program természetesen vegye figyelembe, hogy ha egy kolléga az adott munkakörön belül már foglalkozik az üggyel, arról tudjon minden érintett munkatárs.
A megrendelésekhez engedélyezési folyamat is tartozhasson, ha valakinek még rá kell bólintania egy folyamatra még az indítása előtt.
A komplex raktározási folyamatokhoz több saját és bizományosi raktár is tartozik. A cikkek vonalkódos nyilvántartása, készletmennyiségek folyamatos követése és a bizonylatok alapján automatikus számlagenerálást tovább fűszerezik a belső folyamatok. Például egy szervizelés során felhasznált alkatrész nem ugyanazon a folyamaton keresztül haladjon át, mint egy értékesítésre szánt termék.
És mindemellett ha már adott egy ilyen összetett vállalatirányítási rendszer, ami automatikusan képes számlákat generálni, természetesen az egész könyvelési folyamatot is lehessen rajta keresztül intézni a főkönyv vezetésétől az áfa feladásáig.
Az olyan kiegészítő kényelmi funkciók, mint a dokumentum-iktatórendszer, valamint az egyedi igények szerint összeállított lekérdezések már csak hab a tortán.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A „dobozos” termékek – mint például a raktárkezelő és alapvető pénzügyi modulok – bevezetése első sorban az ügyfél részéről igényelt erőfeszítést. Hiszen egy új rendszerrel való megismerkedés, annak logikájának átlátása egyértelműen eltér a megszokott Excel-táblázatok sokaságának bogarászásától. A kölcsönösen fontosnak ítélt kommunikáció hamar mély bizalmat eredményezett, a közös nyelv kialakítása elősegítette az egyedi igények megvalósítását.
Ami az egyedi fejlesztéseket illeti, a rendszeres egyeztetések és a folyamatos bemutatók mind közelebb vittek minket és a partnert is a céljainkhoz. Az ötletekre és változásokra való nyitottság, valamint a munkavégzés (agilis) módszere lehetővé tették az eredményes munkát. Mi sem bizonyítja jobban, minthogy az esettanulmányban szereplő ügyfelünk azóta is nyitott az új fejlesztésekre, induljanak ki azok akár az ők, akár a mi irányunkból.
A rendszer használata meggyorsítja és követhetővé teszi a mindennapos folyamatokat. A vezetőség a kimutatásokból gyors és átlátható visszajelzést kap. A rendszer eredménye túlzottan sokrétű, és biztos, hogy nem lenne etikus minden fejlődést az ő számlájára írni. De ha valakit furdal a kíváncsiság, kérdezzen rá ügyfelünknél, vajon visszatérne-e az 5 évvel ezelőtti állapothoz. És utána nyugodtan fel lehet tenni a következő kérdést: Vajon ha a kedves olvasó 5 év múlva visszatekint, milyen érzelemmel gondol majd vissza a rendszerére?
