Esettanulmány címe:
Könyvelés 3x - 10x gyorsabban
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
pénzügyi, biztosítási tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A lenti példában leírt eset egy 5 fős, 22M forintos éves nettó árbevételű budapesti könyvelőirodánál történt meg.
Ehhez az esethez hasonló mértékű hatékonyság növekedésről számolnak be az ennél kisebb és nagyobb méretű ügyfeleink vidéken és a fővárosban egyaránt.
Azok az irodák a legelégedettebbek, amelyek olyan céget vagy cégeket könyvelnek, ahol a bank tranzakciók száma és a vevő számlák száma magas, és ezeknek a kézi könyvelése sok időt vesz igénybe. Itt tudunk jelentős mennyiségű időt megtakarítani, ami órákban vagy napokban mérhető.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Jelenleg a könyvelők munkájának közel 80%-át a vevő és szállító számlák, a bankkivonatok és egyéb papír alapú bizonylatok könyvelőprogramba rögzítése teszi ki. Jellemzően manuálisan, kézi begépeléssel rögzítik az adatokat. Ez egyrészt munkaerő igényes, másrészt a véletlen hibák, elgépelések elkerülhetetlenek.
Néhány évvel korábban ez a módszer megfelelt az igényeknek. Napjainkban azonban a könyvelőket körülvevő üzleti környezet változásai, és az ügyfelek magasabb szintű elvárásai egyre inkább a digitalizáció és automatizáció útjára tereli a könyvelőket.
Néhány konkrét változás
- munkaerőhiány - nehéz megbízható gyors és pontos könyvelő kollégát találni
- emelkednek a könyvelői és adatrögzítői bérek
- árverseny tapasztalható az új ügyfelek megszerzéséért és a régiek megtartásáért
- növekvő feldolgozandó adatmennyiség
- az ügyfelek napra kész könyvelést szeretnének látni
- vezetői döntést támogató tanácsadást szeretnének kapni aktuális pénzügyi adatokból
- NAV adatszolgáltatás is digitalizálódik.
A fenti kihívások minden könyvelő irodát érintenek. Az esetünkben szereplő irodát is.
A cég több webáruház könyvelését végzi. A webáruházaknál kiemelten magas a vevőszámlák száma, ráadásul a kiegyenlítések érkezhetnek utalással a bankszámlára, utánvéttel csomagfutáron keresztül, vagy kártyás fizetéssel. Sokszor az ügyfelek nem is a végszámlára hivatkoznak, hanem a rendelésszámra. A cég gyors és pontos könyvelése komoly kihívás.
Minden hónapban 600 tranzakció van a bankon, 2200 utánvétes beszedés és 300 kártyás fizetés történik. Ez összesen 3100 kiegyenlítő tétel.
Manuális adatrögzítéssel egy ügyes adatrögzítő 60-100 tételt rögzít óránként. Így a webáruház felkönyvelése legalább 31 órát vett igénybe havonta, ez körülbelül 4 munkanap.
Az Adrianaval a második hónaptól az adatrögzítés, kontírozás, párosítás, ellenőrzés 1 nap alatt elkészült. Így az időráfordítás a negyedére csökkent. A további hónapokban a rutin megszerzésével a ráfordított idő tovább csökkent.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az Adriana Accounting szoftver fájl alapú betöltés révén kiváltja a manuális adatrögzítést, és automatikusan elvégzi a könyvelés első két lépését, a kontírozást és a kipontozást. Így nem csak a rögzítésre és feldolgozásra szánt időt spórolják meg, hanem az elütésekből származó hibák megkeresésére és kijavítására fordított időt is.
A bankoktól, csomagfutároktól, bankkártya elfogadó rendszerektől kapott eredeti számlatörténetet, és elszámoló listát dolgozzuk fel, melyek kivétel nélkül minden szolgáltatónál elérhetők elektronikus formátumban (xls, csv, xml.). Scanneléssel, és karakterfelismeréssel mi nem foglalkozunk.
Az Adriana automatikusan kontírozza a főkönyvi tranzakciókat (bér utalás, NAV utálás, bankköltség, stb.) a könyvelő által megadott szabályok alapján.
A kiegyenlítések megkeresése egy jól kigondolt párosítási logika alapján történik, amely már a bonyolultabb eseteket is kezeli. Az Adriana pontosan tudja, hogy mely tranzakciók párosítása biztos, és mely tranzakcióknál kell a könyvelő jóváhagyása, és csak ezeket kérdezi meg.
A könyvelt cég jellemzőitől függően 3x-10x gyorsulást tudunk elérni.
A felszabaduló idő miatt még a nagyobb irodáknál sem küldenek el kollégát! A felszabadult munkaidőben új ügyfeleket vállalhatnak, így növekszik a profit, vagy a meglévő ügyfeleik gyorsabb pontosabb, és magasabb szintű kiszolgálására fordították.
