Esettanulmány címe:
Testreszabott ügyviteli és projekt menedzsment rendszer elkészítése
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
feldolgozóipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A STILL Design Hungary Kft. felkeresett minket, hogy segítsünk a működésük digitalizálásával. A cég műanyag megmunkálással foglalkoznak. Különböző típusú anyagokból készítenek termékeket nagyobb mennyiségben, természetesen megrendelésre. A legmodernebb gépekkel, technológiákkal dolgoznak. A cég jelenlegi árbevétele 212 millió forint, gyorsan növekednek. Jelenleg 15-20 ember dolgozik teljes munkaidőben a cégnél és azon vannak, hogy megtartsák a piaci előnyüket, hiszen nagy a verseny. Szerencsére a folyamatos fejlesztéseknek és a kimagasló megoldásoknak köszönhetően a környező országokból is folyamatosan kapnak megrendeléseket.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Azért keresett meg minket a cég, hogy segítsünk az ügyviteli, valamint a projekt menedzsment rendszerüknek és egyben a folyamataiknak a modernizálásában, mivel ezen a téren egy kicsit le voltak maradva.
Ez azt jelenti, hogy a gyártási jegyzőkönyvet még papíron vezették, ami nagy hátrányt jelentett egy olyan csapatban, ahol egy termék legalább 4-5 emberen megy keresztül legalább. A gyártási jegyzőkönyv egy sablon volt, amelyre igyekeztek az összes információt felrögzíteni, amit bármelyik termék elkészítéséhez tudtak használni. A végeredmény egy nehezen átlátható, nehezen használható 1 oldalas papír lett, amit igyekeztek egymásnak adogatni, nem elveszíteni. Mindenki pontosan beleírta a munkájával kapcsolatos legfontosabb adatokat, mint pl. az időt, amennyit foglalkoztak a termékkel.
A legnagyobb problémát az okozta, hogy nem tudtak egy egyszerű kimutatást se készíteni a munka hatékonyságáról anélkül, hogy digitalizálták volna a sok papírt és egy rendszerbe foglalták volna. Nem látták az eredményeiket, így arról sem volt fogalmuk, hogy hol érdemes javítani a folyamaton, így lényegében a megérzésükre hagyatkoztak, ami elég nagy kockázatot jelentett, hiszen lényegében vakon repültek előre, szerencsére a jó irányba.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A megoldás egy szép, mindenki számára könnyen átlátható felülettel rendelkező ügyviteli és projekt menedzsment rendszer lett, ami remekül működik számítógépen és mobiltelefonon is. A munkatársaknak lehetőségük van belépni a felületre és folyamatosan követni az aktuális projekteket, illetve az azokkal kapcsolatos történéseket.
A megfelelő jogosultsággal rendelkező ember, mint pl. a projektmenedzser, hozzá tud adni új ügyfeleket, létre tud hozni új projektet, amelyen belül az alap adatokon felül a különböző anyagokat, amelyeket a projekt során felhasználnak, illetve a munkafolyamatokat tetszőleges sorrendben hozzá tudja rendelni a projekthez.
Az új rendszer több lépcsőbe vezetjük be. Első körben a papír alapú gyártási jegyzőkönyvet cseréltük le egy olyan gyártási jegyzőkönyvre, ahol csak a projekthez kapcsolódó adatok szerepelnek, így lényegében csak pár számot kell kitöltenie a munkatársnak rajta. A következő körben már teljes mértékben a digitális megoldás vette át, ami így már nem volt akkora nagy meglepetés senkinek sem.
Sokkal átláthatóbbak lettek a projektekkel kapcsolatos munkák eredményessége, így sokkal könnyebben optimalizálható volt, hogy hogyan legyen mégjobbak. Az ügyfelek is boldogok, hiszen ők is belelátnak a digitális megoldásba, így egy sokkal professzinálisabb megjelenést és magabiztosságot sikerült biztosítani nekik.
A felhő alapú megoldás lefejlesztése során kiemelt figyelmet fordítottunk a felhasználói élményre (UX) és a felhasználói felületre is, hogy a lehető legegyszerűbb és legletisztultabb felületet tudjuk átadni az amúgy nem informatikai területen dolgozó munkatársaknak.
