Esettanulmány címe:
Automata rendeléskezelő rendszer bevezetése az 8Ways Media SA cégnél.
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
információ, kommunikáció
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az 8Ways Media SA egy genfi (svájci) székhelyű vállalkozás, melynek fő tevékenysége egyedi honlapok és online rendszerek fejlesztése. A céget Ramzi Chamat svájci állampolgár alapította 2011-ben, a cég irodája Genfben található. A cég egy tucatnyi alkalmazottal online marketing szolgáltatást nyújt kis és középvállalkozásoknak, mely szolgáltatások közé tartozik weboldalak tervezése, készítése, kommunikációs tartalom gyártása és az online marketing körébe tartozó egyéb technikai feladatok elvégzése. Az 8Ways Media SA vállalkozás a helyi konkurenciával ár-érték arányban felveszi a versenyt, így a piac nagy részét sikeresen ki tudja szolgálni.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az online kommunkációs piac gyors növekedésének hatására, egyre nagyobb problémát jelentett a bejövő és kimenő rendelések szakszerű és pontos lekezelése. A cég rendeléseit korábban csupán egy táblázatkezelőben kezelte, amelyből az évek folyamán több probléma is adódott. Egyrészt a dolgozók mindegyike egyedi fájlt alakított és nem volt egy egységes táblázat az összesített adatokra, se szerkezetileg, se tartalmilag. Ráadásul a szervezetben történő fluktuáció következtében sokszor ezek a táblázatok nem voltak könnyen fellelhetőek, vagy ha igen, akkor is nehezen voltak átláthatóak az újonnan érkező dolgozók számára. A menedzsment igénye az volt, hogy az általuk megbízott szolgáltató egységes megoldása a folyamatokat automatizálja, a vezetői irányítást támogassa, továbbá folyamatosan informálja az ügyfeleket, az egyes részfolyamatok teljesítése után. További feladat volt még az egyes munkafolyamatok, monitoringja, kontrolja, nyomon követhetősége és a határidők betartása, betartatása.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az általunk szolgáltatott rendszer-modul által a vevők egy webes felületen keresztül adják le rendelésüket előre dekralált paraméterek kitöltésével, vagy a cég alkalmazottjai viszik fel ugyanebbe a rendszerbe az e-mailen, telefonon, személyesen, vagy egyéb úton beérkező rendeléseket.
A rendszer bevezetését követően, az egyes osztályok (kreatív megoldások, kereskedelem, beszerzés, pénzügy, stb.) pontos képet kapnak az őket érintő ügyféligényekről, továbbá a menedzsment napi szinten kap információt a cég munkafolyamatainak pontos státuszáról. A különböző riportálási funkcióknak köszönhetően, a menedzsmentnek lehetősége van időben reagálni, illetve beavatkozni az egyes munkafolyamatokba. Ezek ezáltal kontroláltabbá és nyomon követhetőbbé váltak.
A rendszer az ügyfelek számára is folyamatos értesítéseket küld, ezzel jelentősen megnövelve a korábbi ügyfél elégedetlenségi szintet, illetve a reakció időket az egyes módosításra irányuló feladat esetén.
