Esettanulmány címe:
Egy budapesti közbeszerzési tanácsadó cég ügyviteli-, döntéstámogató rendszerének felmérése, tanácsadása, tervezése, paraméterezése, betanítása, üzemeltetése.
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szakmai, tudományos, műszaki tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az esettanulmányban szereplő partnerünk 2008 óta meghatározó résztvevője a hazai közbeszerzési tanácsadásnak.
Ügyfeleik között egyaránt szerepelnek ún. Ajánlatkérők és Ajánlattevők.
A mintegy 15-20 fős irodai környezetben éves szinten mintegy 200-300 projektet kezelnek.
A társaság rendelkezik érvényes, az ISO 9001 szabvány követelményei szerint tanúsított minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszerrel. A tanúsítvány kiterjed a versenyeztetési, beszerzési és közbeszerzési tanácsadásra, illetve azok teljes körű lefolytatására, támogatására is.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Elvárásként jelentkezett, hogy az eljárásokat típus korlátozástól mentesen kell kezelni. Az lehet akár uniós, vagy nemzeti, meghívásos, tárgyalásos, vagy keretmegállapodásos, vagy Kbt. 117.§ stb.
Egy részletesen, feladatokra, felelősökre tagolt közbeszerzési folyamat akár 150-200 lépésből, teendőből is állhat. Ezek nyomon követése jól szervezett informatikai támogatás nélkül rendkívül megerőltető és egyben kockázatos is.
Ezen felül, ha ilyen eljárásokból, projektekből többet is kell egy időben menedzselni (200-300 db/év) és összefogni csapatba a munkatársakat, látni a pontos feladatvégzéseket, nyitott és lezárt teendőket, akkor mindenképpen a WhiteBox lehet a jó választás.
Elvárás volt a megbízó részéről az is, hogy rendelkeznie kellett a beszállítónak bizonyított felmérési, paraméterezési, bevezetési módszertannal, tekintettel arra, hogy mindössze 4 hónapot szánt a rendszer beindítására. A felmérési idő egy ilyen összetettségű ügymenetnél (mintegy 150-200 lépés) önmagában kimerítheti ezt a keretet.
Olyan megoldást keresett a partnerünk, ahol találkoznak a dobozos kész és az egyedi fejlesztésű szoftver előnyei. Egyfelől legyen azonnal használatba vehető, másrészt lehetőséget biztosítson számos egyedi igény megvalósítására külön fejlesztési folyamat és extra költségek és időráfordítások nélkül.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az alkalmazás ezen implementációjában lehetőség van az ajánlattevői és ajánlatkérői szereplők nyilvántartására közbeszerzési tanácsadóként.
A WhiteBox munkafolyamat modulja megoldja az egyes feladatlépések folyamatba, áramlásba szervezését. A Kbt. által meghatározott, megkerülhetetlen események mellett a jól bevált recept szerinti rutin is helyet kaphat a folyamatépítésben.
Az általános elérhetőségi információkon túl eljárási projektekbe szervezve lehet az egyes feladatokat rögzíteni. Ezek a teendők felelősökhöz rendelhetők és a feladatok elvégzésének tervezett kezdete, vége és időráfordítása mellett rögzítésre kerülhetnek a tényleges adatok is. Mindez megkönnyíti a partnerekkel történő időráfordítás alapú elszámolást, de pontosan követhetők a munkatársak tevékenységei is.
Kiértékelhetők az egyes eljárások nyereségtartalmai egy utókalkulációhoz, vagy akár stratégiai árképzéshez is. Sok esetben több hónapon át tartó, sok erőforrást felemésztő ügyletekről beszélünk, ezért ez utóbbi információ kiemelt jelentőséggel bírhat a cégvezetés számára.
Nagy segítség lehet az egységesített ügymenet szerinti munkavégzés, mert senkinek nem kell fejben tartania az egyes lépéseket, hanem a rendszer dobja az újabb és újabb feladatokat kompetencia és szerepkör alapján, ha az előző lezárásra került. A riasztásokról nem is beszélve.
Az egyes eljárások akár szakaszokba is szervezhetők (pl. előkészítés, külső ellenőrzés, ajánlattétel, bírálat, összegzés, szerződéskötés, hirdetmény közzététele, iratátadás) és így folyamatosan követhető, hogy melyik ügylet éppen hol, milyen munkafázisban tart. Éppen most az ügyfélre várunk, vagy egy kollégára. Nem mindegy. Az egyes feladatlépések során keletkező dokumentumokat eljárásonként, projektenként összesítve is berendezett szoba módjára, karnyújtásnyira elérhetővé tettük. Minden egy felületen elérhető.
Helyettesítések során jelentkező áttekinthetetlen feladat halom helyett átlátható munkamenet a WhiteBox ígérete. Tegye Ön is próbára!
