Esettanulmány címe:
SmartERP integrált rendszer bevezetése az NFP Nonprofit Kft-nél
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
területen kívüli szervezet
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az NFP Nemzeti Fejlesztési Programiroda Nonprofit Kft. 2013. június 1-jén kezdte meg működését. 100 %-ban állami tulajdonú, nonprofit gazdasági társaság, amelyet a nemzeti fejlesztési miniszter alapított. A Társaság célja a magyarországi szennyvízelvezetés- és tisztítás, ivóvízminőség-javítás, hulladékgazdálkodás tárgyú, valamint a távhőszolgáltató szektort érintő beruházások hatékony, szakszerű és sikerorientált megvalósításának elősegítése a Környezeti és Energia Operatív Programon (KEOP), illetve a Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Program (KEHOP) keretein belül.
A kormányzati szándék értelmében, a 2014-2020 programozási időszakban, a Társaság kedvezményezettként és konzorciumvezetőként vesz részt a Környezeti és Energiahatékonysági Operatív Program (KEHOP) terhére finanszírozott derogációs és egyéb tagállami kötelezettségek teljesítését szolgáló projektekben, és ezen státuszában több száz, ~500 milliárd forint összértékű projektet készít elő, bonyolít le. - nfp.hu
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az NFP Nonprofit Kft. alapításakor a főkönyvek vezetését külső könyvelőirodai szolgáltató partnerre bízva kezdte meg működését. Az egyre nagyobb számú aktív projektek nyilvántartása, kivitelezése, ügyvitele szinte a kezdetektől azonnal digitális adminisztrációt igényelt (elektronikus iratkezelés).
A folyamatban lévő beruházások elszámolásához egyre összetettebb kimutatások - tulajdonos minisztérium felé rendszeresen beadandó monitoring jelentések - és komplex, jogszabályi-, EU rendeletben meghatározott szakmai elszámolási szabályrendszer (pályázati forrás) kapcsolódtak.
Ez alapján fogalmazódott meg a Társaságnál a saját igényre kialakított integrált pénzügyi-, számviteli rendszer bevezetésének szükségessége, amely a külső könyveléssel folytatott kommunikáció nehézségeinek feloldásán túl képes az ismert riport és utókalkulációs feladatok ellátására, valamint a későbbiekben is rugalmasan paraméterezhető-, bővíthető (fejleszthető) megoldást nyújt.
Az utókalkulációs feladatkör meghatározásakor számolni kellett az egyre nagyobb számban aktívan futó beruházási projektekből adódó nagy tételszám- és a kimutatásoknál, költségfelosztásnál alkalmazott dimenziók kötelező kezelésével.
Az általánosan elterjedt ügyviteli szoftverek képességein túl ( limitált gyűjtési lehetőség munkaszámok- és egyéb analitikák vonatkozásában ) tetszőleges analitikus adatgyűjtés (dimenziószám)-, alapértékek megadásával és összetett szabályrendszerrel folyamatosan kontrollálható, ellenőrzött adatbevitel- és ehhez kapcsolódó, teljesen testre szabott jelentés/kimutatás struktúra használata vált szükségessé.
Az utókalkuláció szabályrendszerét üzleti éven belül többször is módosítható módon kellett megtervezni/kialakítani, amely külön programozási munka nélkül biztosította a jogszabályi-, tulajdonosi előírásokhoz való maximális alkalmazkodást.
A számviteli riportokon kívül a negyedévi monitoring jelentések (főkönyvi- és egyedi analitkus adatok kombinációja) szintén egyedi megoldás igényelt.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A felmerült igényekre SmartERP integrált ügyviteli keretrendszer bevezetésére került sor, a szükséges egyedi specifikációban leírtakat megvalósító modulok fejlesztésével, beüzemelésével.
A bevezetés a meglévő főkönyvi adatok konverzióján túl jelentős adattisztítást és struktúrális bővítést igényelt. A korábbi - kizárólag munkaszámos - főkönyvi nyilvántartás az új analitikus dimenziók definiálását követően nagy terjedelemben bővült, hogy teljes körüen lefedje az üzletági/támogatási szerződés/kontrolling adatok körét.
Az új törzsadatok nem pusztán elemi adatként kerültek rögzítésre, hanem konkrét üzleti évhez kötődő elszámolási/validációs szabályrendszert valósítanak meg az üzleti tranzakciók vonatkozásában, amely nagy mértékben hozzájárult a megfelelő adatminőség eléréséhez és folyamatos biztosításához.
A bővített adatkör segítségével az egyedi üzleti logika-, az erre a rétegre épülő szerver oldali automatizmusok, legvégül a kliens/ügyfél felhasználói felületek fejlesztése, tesztelése és bevezetése valósult meg.
Elvárás volt, hogy más ügyviteli megoldásokkal (pl. bérszámfejtés, egyéb szoftver) hatékony adatcserét valósítson meg, ezáltal kiküszöbölje a kétszeres adatrögzítést.
A rendszer támogatja a kötegelt és ellenőrzött adatbevitelt (ügyfelek/vevő/szállító/könyvelési tranzakciós adatok), amelyhez az egyes célterülethez készített Excel/CSV/TXT, stb. adatcsere sablonok alapján importálási felületet biztosít. Ezáltal külső rendszerből származó adatok tömeges ellenőrzése és tranzakció szintű feldolgozása valósul meg teljesen manuális rögzítés nélkül.
A beépített riport-, OLAP/PIVOT elemző funkciók, EXCEL, PDF, CSV, XML, TXT, stb. formátumokkal történő adatimport/adatexport rendkívül gyors és pontos munkavégzést valósítanak meg. Az egyedi fejlesztésekkel a pontos elvárás szerinti kontrolling/utókalkuláció/riport készítő felületek minden információs igényt kielégítenek.
SmartERP riport modul bármely enterprise rendszerhez képes kapcsolódni, adatot feldolgozni.
