Esettanulmány címe:
Bérgéprendszer bevezetése
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az FGF Bt egy 100 %-ban magyar vállalkozás, mely 1992-ben alakult, kimondottan a svájci székhelyű Georg Fischer Piping Systems cég magyarországi képviseletére. A cég folyamatosan fejlődő vállalkozás, mely a magyar piac megkerülhetetlen résztvevője, mára 12 főnek biztosít munkát.
A cég budapesti székhelyén hét üzletkötő, műszaki tanácsadó dolgozik, - java részük felsőfokú műszaki végzettséggel - akik a magyar ipar számos területén hosszú évek óta eredményesen tevékenykednek, a vegyipar, gyógyszeripar, autóipari beszállítók, illetve a víz- és gázhálózat szolgáltatói és kivitelezőinek irányában. Fő céljuk, hogy a nemzetközi piacon is nagy elismeréssel bíró svájci cég által nyújtott szolgáltatásokat a magyar piaci szereplők felé teljes körűen továbbítsák.
A kor igényeinek megfelelő informatikai rendszer működik, ügyviteli rendszerük átlátható, és a szükséges folyamatokat eredményesen kezeli. Budapesti raktáron mintegy 2.200 féle, összeségében 65.000 db termék érhető el.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az FGF Bt.-nél onnantól kezdve, hogy felmerült különböző eszközök (pl. hegesztőgépek) bérbeadásának igénye, napi szintű problémát jelentett a bérbeadások nyilvántartása és menedzselése. Eleinte a bérléseket papír alapon vezették, és ebből számos nehézség adódott. Mivel a folyamat nem volt az elvárható szinten strukturálható, a cég alkalmazottai folyamatos információhiánnyal küzdöttek a foglalásokat illetően. A velük és a vezetőséggel készült interjúk segítségével feltártuk a problémát:
• A nehézségek egy jelentős halmazát a megfelelő rendszerezettség hiánya okozta. Bizonyos felmerült igényeket papír alapon nem, vagy csak irreálisan nagy energiabefektetéssel lehet megoldani, ilyen például a különböző feltételek szerinti kereshetőség, rendezés és szűrés. Ez, az áttekinthetetlenség hiánya tette lehetetlenné a gyors reagálást például eszközbérlésre irányuló telefonos megkeresések esetén.
• Nehézséget jelentett a bérlésekről különböző vezetői jelentéseket, statisztikákat, kimutatásokat készíteni.
• Egyszerű feladatok időigénye nagy volt, ilyenek például a bérleti díj kiszámítása esetleges kedvezmény figyelembevételével, vagy a foglalások felügyelete.
• A folyamat lépései nem alkottak egy egységet: a papír alapú ügyiratkezelés miatt a részfeladatokat egymástól függetlenül, manuálisan kellett végrehajtani, úgymint a bérbeadási szerződés kitöltését, a kiadási és visszavételi űrlapok kitöltését és a számlák kiállítását.
A papír alapú bérléskezelés tehát nem volt hatékony, nagy időigénye közvetlen költségként (munkaidő után fizetett munkabér), illetve elmaradt haszonként is megjelent. Emellett a vezetőség számára sem nyújtott kielégítő információkat, így nagyon hamar jelentkezett az igény egy digitális rendszerre a folyamat megfelelő modellezéséhez és nyomon követéséhez.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A problémára az optimális megoldás egy, a használatban lévő GSV ügyviteli rendszerbe beépített modul elkészítése. A modul egy egységes keretet biztosít a bérbeadási folyamat támogatásához. Két nagy egységből áll: a törzsadatok kezelésére és a foglalások kezelésére szolgáló programrészekből, melyek szorosan együtt működnek egymással valamint a GSV ügyviteli rendszerrel. Ennek köszönhetően a bérbeadás folyamata teljes egészében végigkövethető, analizálható és nem kívánt redundanciától mentes. A megfelelő tervezésnek és a fejlett technológiai megoldásoknak köszönhetően a felhasználónak lehetősége van a foglalások között különböző feltételek mentén keresni, a foglalásokat megadott paraméterek szerint rendezni illetve szűrőfeltételek beállítására is. A modul része emellett egy fejlett felsővezetői döntéstámogató komponens, mely különböző pénzügyi statisztikákkal, megtérülésszámítással, kihasználtsági adatokkal segít következetes vezetői döntéseket hozni az eszközbérlésekkel kapcsolatban. Az automatizálásnak köszönhetően bizonyos feladatok, melyek korábban jelentős munkaerőt kötöttek le, automatikusan végbemennek, ilyenek például a bérlet időtartamától függő automatikus díjkalkuláció, értesítés lejáró foglalás esetén valamint késedelmes díj számítása, számla kiállítása kezelői jóváhagyás után stb. Az új modul legfőbb előnyei a papír alapú ügyvitellel szemben tehát:
-a folyamat egységként kezelése,
-melynek köszönhetően a folyamatról igény szerint változatos információkat lehet kinyerni,
-az automatizálás és az ezáltali jelentős időmegtakarítás,
-a vezetőség számára szükséges információk biztosítása és vezetői döntéstámogatás.
