Esettanulmány címe:
Esettanulmány: A számlát jóváhagyta Peti
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
művészet, szórakoztatás, szabad idő
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A QUiCK fejlődésével egyidejűleg egyre több nagyobb, összetettebb szervezet is belekóstol a digitális számlaiktatásba és ilyenkor majdnem minden esetben előkerülnek a jogosultsági kérdések és jóváhagyási szabályok. A rendszer alig múlt két éves. Aki régóta velünk van, tudja, hogy elsődleges célcsoportunk a kisvállalkozások és bonyolultabb összefüggéseket nem mindig kezelünk, de azt is tudja, hogy árgus szemekkel figyeljük a fejlesztési igényeket is. Ez azt is jelenti, hogy a jóváhagyási-jogosultsági tengelyen is változások lehetnek, akár hamarosan.
Van itt azonban már most valami, amit minden kvikkesnek ismernie kell, hiszen a jóváhagyási folyamatok még basic rendszerünkben egy kis kreativitással valójában egészen jól kezelhetőek.
Peti a marketing igazgató
A kreativitást igénylő QUiCK funkció a sima címke, melyhez egy esettanulmányt készítettünk. Az esettanulmány körülményeit és feltételeit itt találjátok:
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Egy digitális termékfejlesztéssel foglalkozó vállalatban (BASIC Kft) a marketing költéseket Peti szervezi. A cégnél éves szinten pontosan meg van határozva, hogy mekkora marketingbüdzsével rendelkezik a termékekkel kapcsolatban. Azonban az rá van bízva, hogy ezeket milyen csatornákon költi el (online, offline, események)
A cég pénzügyese Ottó, aki az utalásokat intézi minden szállítói számlával kapcsolatban. Nem igazán szereti, ha a többiek látják a cég összes adatát és főleg azt nem, hogy a cég milyen likviditási helyzetben van, kicsit ugyanis minden esetben sakkozni kell.
Ottó nagyon precíz és a könyvelőt is sakkban tartja, ezért pontosan szeretné látni azt, hogy milyen számlák vannak lekönyvelve és melyek nem.
A cég könyvelője nem szereti az újdonságokat különösebben, hiszen elfoglalt. Arra rá lehetett venni, hogy a számlákat a QUiCK-ből töltse le, de a QUiCK könyvelői modulját köszöni nem kérte.
Peti meghívása és jogosultsága
Ottó azzal kezdi, hogy Petit meghívja a rendszerhez. Ezt a Basic Kft beállításaiban lehet megtenni. (Jobb felül, fogaskerék). A meghívó során ugyan szerkesztői funkciót ad, de szisztematikusan minden költségből kizárja Petit, kivéve a marketing költségekből. (1. kép)
Peti miután elfogadta a meghívót a kvikkben nem látja csak a marketing költségeket.
Peti számlái
Ottó megkéri az iroda backoffice dolgozóit és magát Petit is, hogyha olyan számla érkezne az irodában postán, mely marketing jellegű, akkor azokat a QUiCK-ben minden esetben emailben küldjék meg, mégpedig a következő módon.
A szokásos Basic Kft-s QUiCK-es email cím helyett, ami a basic-kft@quick.xxxx.hu, a basic-kft+peti@quick.xxxx.hu email címre érkezzenek a számlák.
Ottó elmondja Petinek azt is, hogy ezt az email címet eleve megadhatja azoknak a partnereknek akikkel tárgyal és mikor számlát küldenek, akkor másolatba tegyék ez a címet is, mert így a backoffice-os munkatársaknak sem kell feleslegesen szkennelniük.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Ha Peti és a backoffice helyesen működik, akkor Peti a 2. képet fogja látni. (2.kép)
Péter ennek örül, hiszen a marketing típusú számlákból azonnal látja, mivel kell neki foglalkoznia, de a büdzsékövetés miatt szeretné a marketing költségeket megosztani online, offline és rendezvény típusokra.
Ottó szerint ennek semmi akadálya és a következőt kéri és az alábbit tanácsolja.
Péter: Kérlek minden számládat, amit jogosnak tartasz, hagyd jóvá, mert csak akkor fogjuk utalni. Ehhez használd a sima címkét és minden olyan számlára, ami rendben van, oda biggyeszd rá, hogy jóváhagyva. Ha meg akarod osztani a költségeket a fenti bontásban, azt az okoscímkével old meg. Ez azért előnyös, mert az okoscímke automatikusan ki fog osztódni, minden olyan számlánál, mely hasonló szállítótól jön, így nem kell a kategorizálással bajlódnod.
Péter így tett és később nagyon örült, mert a részletes kereső és címke szűrő segítségével egyszerűn átlátta, hogy egy adott időszakban a különböző hirdetési szegmensekre mennyit költött. (3. kép)
Hátramaradt még a könyvelő...
Ottó a könyvelőtől a következőt kérte:
Ildikó, mikor letöltöd a számlákat a rendszerből, kérlek letöltés után nyomj rá az iktatás gombra is. Így látni fogom, hogy azokkal a számlákkal már foglalkoztál. (4. kép)
