Esettanulmány címe:
Számla jóváhagyás folyamatának digitalizálása, online számlajóváhagyó rendszer speciális applikáció fejlesztése
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
feldolgozóipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ügyfelünk magyar tulajdonban álló, saját könyveléssel, élelmiszer feldolgozással foglalkozó élelmiszer ipari cég.
ágazat: mezőgazdaság, élelmiszer ipar, kereskedelem
cégméret: közepes vállalkozás, kb. 100 fő
Piaci körülmények: a Covid járvány hatására az irodai folyamatok egy része organikus módon digitalizálásra került, előtérbe került az irodai munkatársak home office formában való foglakoztatása és ennek megfelelően egy online könyvelési rendszer szükségessége.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Ügyfelünk saját könyveléssel rendelkező közepes, gyártással foglalkozó cég, amely több cégbe szervezett tevékenységgel papírmentes iroda kiépítésén dolgozik. A megoldandó feladatok a következők voltak:
A korona vírus járvány hatására előtérbe került az irodai munkatársak home office formában való foglakoztatása. Az irodai infrastruktúra a jelenléti munkavégzésre volt kiépítve. Meg kellett oldani, hogy a távolról dolgozó munkatársak hatékonyan tudjanak együttműködni. Ehhez igazodva kellett infrastruktúrát kiépíteni. Ennek megfelelően szükség volt hardver és szoftver fejlesztésre. A sok manuális munkafolyamat közül az egyik legnagyobb kihívást a különböző csatornákon beérkező papír, illetve digitális számlák egységes feldolgozása jelentette.
Az igény az volt, hogy a számlákat egységesen lehessen digitalizálni és az illetékes jóváhagyója a tartózkodási helyétől függetlenül egyszerűen, kényelmesen tudja jóváhagyni tartalmilag és formailag az adott számlát mobil eszköze segítségével.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A rendszer elsődleges célja, a beérkező számlák feldolgozási folyamatának gyorsítása, hiba lehetőségek csökkentése, az elfogadási hely függetlenné tétele. A rendszer működése Office 365 rendszeren belül Power Platform alapokon (PowerApps, Power Automat (Flow)) kerül kialakításra (Azure AD (Active Directory) fut a háttérben.
A számlák az ügyfél saját fájlkezelő rendszerén (Sharepoint) kerülnek feldolgozásra külön alkalmazás telepítése nélkül. Böngészőből, levelező programból (Microsoft Outlook) tudják a rendszer szereplői feldolgozni a számlákat.
A folyamatosan mozgásban levő vezetők számára kifejlesztésre került egy mobil applikáció, amely lehetővé teszi az illetékeseknek a számlák mobil eszközön történő jóváhagyását.
A rendszer kialakításában fontos szerepe volt a munkafolyamat megkönnyítésének. Ezért az illetékesek email értesítést kapnak az aktuális feladataikról, így nem kell folyamatosan a rendszer kezelőfelületét ellenőrizniük, elég akkor belépniük a rendszerbe, amikor teendőjük van egy adott számlával.
A rendszer képes együttműködni vállalatirányítási és könyvelési rendszerekkel is.
