Esettanulmány címe:
Bírósági Végrehajtó Iroda dokumentum kezelési problémáinak megoldása
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Jász-Nagykun Szolnok megyei, 14 alkalmazottat foglalkoztató ügyfelünk, az Országos Bírósági Végrehajtói Kamara tagjaként, megyei szinten lát el végrehajtói feladatokat! Az elmúlt évek nehézkes gazdasági helyzete miatt a végrehajtásig jutó eljárások száma hatványozottan megnőtt. Munkájuk teljes mértékben adminisztrációs tevékenység, melyet tovább nehezít a bürokrácia is. Elkészült dokumentumaik napi postázással, tértivevényes továbbítással kerülnek el ügyfeleikhez. Jelentős ügyszám miatt a dokumentumok kezelésének, elkészítésének, disztribúciójának ideje jelentősen megnőtt az utóbbi években!
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Minden egyes ügy esetében számos dokumentum elkészítése elengedhetetlen! Kiindulva az ügyfelek személyes dokumentumainak másolásától, az ügyiratok betét anyagainak nyomtatásáig, szkenneléséig, postázásán át visszakövetésükig, jelentős napi feladatot jelent a dolgozóknak! Bizonyos idő után a napi nyomtatási feladatok megoldása is problémává vált! A napi 2-4000 oldal tartós elkészítése túl sok időt, pénzt és fennakadást jelentett a vállalkozásnak!
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Feladatunk olyan költséghatékony megoldás keresése volt, mellyel középhosszú időtávra racionalizálni tudjuk partnerünk dokumentumkezelési feladatait! Ehhez a Xerox gyártói támogatását igénybe véve, költséghatékony nagy teljesítményű multifunkciós eszközöket javasoltunk!
A napi nyomtatási feladatok elkészítése – 55 oldal / perc teljesítménnyel – rendkívül könnyeddé vált! A berendezések nagy kapacitású kellékei, és ritka karbantartási igényei miatt a készülékek rendelkezésre állása drasztikusan megnőtt! A 2000 íves kiadó tálcáknak köszönhetően az egyszerre elindított akár több száz oldalas nyomtatási munkák is megállás nélkül elkészíthetőek! A sokrétű tűző és szortírozó funkciók csak tovább növelték a dolgozók munka hatékonyságát!
Nem elhanyagolható szempont, hogy olyan hálózati szkennelési és dokumentum továbbítási megoldásokat tudtunk biztosítani, hogy akár 200 oldal / perc sebességgel lehet az iratokat kezelni!
Az alkalmazott fejlesztéseknek köszönhetően a dokumentumok előkészítésére fordított költségek kb. 45%-al csökkentek. A nyomtatási/másolási sebesség legalább kétszeresére nőtt! A szkennelés gyorsasága elérte a közel 200 oldal/perc sebességet! A berendezések havi szerviz igénye a havi 2 alkalomról, lecsökkent évi 1 alkalomra!
