Esettanulmány címe:
DREAM4SYS ERP bevezetése - Pest megyei, 14 főt foglalkoztató mezőgazdasági kereskedelemmel, gyártással foglalkozó cég
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A 2011-ben alapított vállalkozás mezőgazdasági nagy- és kiskereskedelemmel, illetve ehhez kapcsolódó termékek gyártásával, keverésével foglalkozik. Főbb megrendelőik takarmánygyártó, növénytermesztő, baromfitenyésztő és haszonállat-eledel gyártásával foglalkozó cégek.
A mezőgazdasági és kereskedelmi tevékenységet végző budapesti vállalkozás 2015. végén három év használat után költségtakarékossági és technikai okokból cserélte le korábbi ERP rendszerét DREAM4SYS ERP termékünkre.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A cég vezetése 2015-ben úgy határozott, hogy integrált vállalatirányítási rendszert vezetnek be a szervezet összetett igényeinek (gyártás, készlet és költségkezelés, kontrolling) támogatására, valamint az előzőleg említett problémák kezelésére és végül egy megbeszélés alapján a DREAM4SYS ERP megoldás mellett döntöttek. A DREAM4SYS ERP az összetett gyártási folyamatokon és kontrolling megoldásokon alapuló cégek integrált vállalatirányítási rendszere, így elsősorban ezeken a területeken jelentett ideális megoldást, de a kereskedelmi részleg igényeit is képes volt kiszolgálni. A DREAM4SYS ERP ezek mellett a projektmenedzsment, a kereskedelem, a számlázás, iktatás és a pénzügy különböző folyamatait is támogatja.
A korábban használt termékkel többek között az árukészlet kezelése és a számlázás is problémás volt, ami rövid idő alatt mind az értékesítők, mind a vevők számára elfogadhatatlanná vált. A szállító a problémákat nem tudta kiküszöbölni, javítani elfogadható időn belül. Az ügyvezetés elmondása szerint a vevőszámlák kiállítása és a rendelések összeállítása késő estig tartó programmá vált. A korábbi rendszer egy időrabló, használhatatlan és felesleges kiadásokat generáló rendszer volt, amit sürgősen le kellett váltaniuk.
Az előző termék felelősének egy informatikus munkatársat jelöltek ki, aki elsősorban technikai feladatként tekintett az implementációra. A cég ügyvezetője szerint utólag belátták, hogy ez nem volt jó döntés, hiszen a vezetői igények és a kereskedelmi szempontok nem érvényesültek kellő mértékben. A rendszer megfelelt ugyan az alapelvárásoknak, de nem tudta hatékonyan támogatni a cég menedzsmentjét a kereskedelmi riportok összeállítása és a döntéshozatal támogatása terén. Később fontos tanulságként fogalmazódott meg számukra, hogy a bevezetendő ERP rendszerrel szemben támasztott igények megfogalmazását, rögzítését és teljesítését a cégvezetésnek szorosan kézben kell tartania és nem engedheti át a projektet más kézbe. Különösen igaz ez az iparág és cégspecifikus igényekre.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A cégnél már kiépítettek egy informatikai rendszert, amellyel a cég pénzügyi, számlázási és raktárkészlet nyilvántartási feladatait kezelték. Az előző program a lokálisan működött, de online kapcsolat hiányában a telephelyek, raktárak csak egymástól függetlenül, szigetszerűen dolgozhattak egy-egy funkcióval, a rendszer nem volt képes az integrált adatkezelésre. A gyártás-vezérlés, a készletkezelés és a beszerzés egyedi készítésű szoftverekkel történt, az automatikus adatcsere azonban megoldhatatlan volt, mivel a sziget-alkalmazásokat nem lehetett összekötni központilag.
A telephelyeken rögzített adatokat korábban usb meghajtón küldték el a budapesti központba, de így a rendelésfeladások összesítése lassú és sok hibalehetőséget rejtő folyamat volt. A központ csak 1-2 hónapos késéssel tudott elemzéseket és kimutatásokat készíteni, ami az egyre keményedő versenyhelyzetben már tarthatatlan volt. Szükség volt egy online-kapcsolattal összekötött, a vállalat valamennyi folyamatát teljes körűen lefedő rendszerre. A korábban használt termékkel többek között az árukészlet kezelése és a számlázás is problémás volt, ami rövid idő alatt mind az értékesítők, mind a vevők számára elfogadhatatlanná vált. A szállító a problémákat nem tudta kiküszöbölni, javítani elfogadható időn belül. A korábbi rendszer egy időrabló, használhatatlan és felesleges kiadásokat generáló rendszer volt, amit sürgősen le kellett váltaniuk.
