Esettanulmány címe:
A Polár Kereskedelmi Információs Rendszer bevezetése egy nagykereskedelmi egységben
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A vizsgált ügyfelünk tevékenysége a nagykereskedelem, ezen belül különböző háztartási-, vegyi- és műanyagáru, valamint ruhanemű és tartós élelmiszer árusítása. Kizárólag kereskedőket szolgálnak ki, valamint a saját kiskereskedelmi egységeiknek szállítanak árut. A kereskedés önkiszolgáló, azaz a betérő vásárlók maguk járhatják be a raktárakat és szedhetik össze a vásárolni kívánt termékeket. Számítógépet semmilyen kereskedelmi folyamatban sem használtak, sem a készlet nyilvántartására, sem a vevők kiszolgálására. Mindent papíron, kézzel vezettek, az értékesítési pontokon a vásárlók kézzel írt számlát kaptak.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A programrendszer bevezetése több okból is indokolttá vált. Egyrészt a megnövekedett forgalmuknak köszönhetően a vásárlók kiszolgálása hosszadalmas volt. A termékkörből adódóan a vásárlók gyakran száz vagy több különböző terméket is vásároltak egyszerre, így a számlák kézzel történő írása rengeteg időt vett igénybe. A hibázási lehetőség óriási volt, hiszen az esetek többségében egy ügyfélnek több számlát is meg kellett írni, hiszen egy számlára nem fért volna rá minden vásárolt termék. Másrészt az időközben több raktárra bővült telephelyen nehézkessé vált az árucikkek készletének ellenőrzése és leltározása. A termékek sokszor nem a számukra kijelölt helyen voltak, nem lehetett megmondani, hogy egy adott termékből van-e még készlet. A leltározás több napig tartó folyamat volt, amely alatt a kereskedés zárva tartott, ami forgalomkiesést okozott. Ezen felül a készletérték kiszámítása, az értékesítések során keletkezett árrés tömeg kimutatása vagy a vevők vásárlási szokásainak elemzése is időigényes és pontatlan volt.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az ügyfél problémáira a Polár Kereskedelmi Információs Rendszer lett a megoldás, mely egy vonalkódos készletnyilvántartó és számlázó rendszer. A program lehetővé teszi a hálózatos működést, így több gépen egyszerre is dolgozhatnak vele. Beépített leltározás és teljes lekérdező modult is tartalmaz.
A programrendszer bevezetése után az értékesítés folyamata felgyorsult, hiszen a termékeket vonalkód olvasó segítségével azonosítják és nincs többé szükség a számlák, szállítólevelek kézzel történő megírására. A termékek készlete minden készletmozgás (értékestés, beszerzés, egyéb tranzakciók) után azonnal aktualizálódik, így a programban bármikor ellenőrizhetjük az árucikkek készletét és készletértékét. A leltározás a rendszerhez illesztett kézi vonalkódos adatgyűjtők használatával sokkal gyorsabb és pontosabb lett. A különböző listák és elemzések lekérdezése bármikor rendelkezésre állnak, így a vezetőség könnyen hozzájuthat azokhoz az információkhoz, ami megkönnyíti a döntések meghozatalát. Pontosan látják az értékesített termékek által generált árrés tömeget, a vevők vásárlási szokásait, mely információk alapján a termékek készletei optimalizálhatók.
