Esettanulmány címe:
Ügyviteli rendszer bevezetése egy 25 fős gyártó vállalkozásnál.
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
szakmai, tudományos, műszaki tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A vállalkozás, ahol bevezetésre került az általunk fejlesztett EUROPROOF© ügyviteli rendszer, egy Szegeden működő 25 főt foglalkoztató elektronikai alkatrészeket gyártó cég. A vállalkozás 1991-ben alakult jelenleg az árbevétele 250 millió forint felet van. Az évek során komplex ügyviteli rendszert nem használt, a számlázás és az ehhez kapcsolódó tartozás kezelésen kívül más rendszert nem vezetett, a folyamatait Excel táblákban vezette és tartotta nyilván. A működés során láthatóvá vált, hogy ekkora létszám és megrendelés állomány mellett a cégnek szüksége van egy olyan komplex rendszerre, ami egy helyen kezeli a cég értékesítése, beszerzése, pénzügyi bizonylatait és a gyártási folyamatokat is le lehet követni vele.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vállalkozás egy telephelyen végzi a tevékenységét, de ezen a telephelyen több raktárt tart nyilván. A vállalkozásnál mind az adminisztratív folyamatok, mind a gyártási folyamatok nem voltak letisztázva, nem voltak automatizálva. A bizonylatokhoz tartozó dokumentumok nem voltak egységesek, különböző formában és tartalommal lettek kiállítva. A folyamatok során nagyon sok feljegyzés, bizonylat keletkezett papír alapon, melyek a nagyszámuk miatt kezelhetetlenek és átláthatatlanok voltak. A cég a nyilvántartásait Excel táblában vezette, ami nem volt naprakész. Mindig a papír bizonylatok feldolgozottsága szerinti értéket tartalmazta. Ez által a vállalkozás nem vezetett naprakész készletnyilvántartást, ezért mivel a gyártás során felhasznált anyagok nem kerültek készletezésre gyakran előfordult, hogy a gyártáshoz szükséges alapanyagok nem álltak rendelkezésre.
Mivel nem voltak pontos kimutatások, a gyártáshoz használt alkatrészek granaciális nyomon követése nem volt megoldva.
25 alkalmazottnál már nehéz volt megoldani pappír alapon a vizsgák, engedélyek kezelését, esetleges elévülésüket. Nem volt megoldva a szabadságok, és a helyettesítések kezelése.
A kiállított számlákhoz nem lehetett pénzügyi teljesítést rögzíteni, a beszerzési számlák csak papír alapon tárolódtak, így a vállalkozás kintlévőségeink, tartozásainak aktuális állapotáról a vezetők nem kaptak képet.
A könyvelés a bizonylatokat manuálisan rögzítette, így többször lépett fel adatrögzítési probléma is.
A vállalkozás szerette volna a komplett üzletmenetét egy rendszerben kezelni, a gazdasági folyamatokat, értékesítést, beszerzést is áttekinthetővé tenni. Fontos szempont volt, hogy ezen az egy rendszeren belül a gyártási tevékenységet is kezelni lehessen.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Társaságunk az általunk már több mint 10 éve fejlesztett EUROPROOF© ügyviteli rendszert ajánlotta és vezette is be a vállalkozásnál. Ez a rendszer magában foglalja a cég mindennapos adminisztrációjához szükséges modulokat úgymint, beszerzés, értékesítés, készletgazdálkodás, HR, pénzügy és kontrolling funkciót. Ezek az elemek mind, ha az ügyfél kéri, fejlesztéssel bővíthető, módosítható, az ügyfél kérésének és a gyakorlati működésnek megfelelően testreszabható. A fenti modulokon kívül az EUROPROOF© ügyviteli rendszer a gyártás modult is tartalmazza, amivel ütemezhetővé válik a gyártás, áttekinthető a szükséges alapanyagok mennyisége, valamint hogy ezek az alapanyagok rendelkezésre állnak-e.
Társaságunk ezt a rendszert két ütemben vezette be ennél a vállalkozásnál. Az I. ütemben az adminisztrációhoz szükséges modulok lettek bevezetve a vállalkozásnál. A bevezetés után 3-4 hónapra cég naprakészen vezette, ajánlatait, megrendeléseit. A költség számlák kifizetése zökkenőmentessé vált, nem maradt el a számlák kifizetése. Lényegesen csökkent a kintlévőség összege. A raktár készlet kezelés is napra kész lett, követhetővé vált, hogy melyik raktárban milyen és mennyi készlet áll rendelkezésre. II. ütemben a gyártás került bevezetésre. Itt a már meglévő rendszerünket a vállalkozás profiljának megfelelően átdolgoztuk. A fejlesztés során a rendszer alkalmassá vált, hogy a vállalkozás gyártási folyamatát lefedje. A rendszer bevezetése után a gyártásban csökkent a gyártásra fordított idő, hiszen a gyártási modul összekapcsolásra került a készletgazdálkodással, ezért jobban ütemezhetővé vált a gyártás. Valamint ezzel a modullal a vállalkozás pontos képet kapott arról, hogy mennyi az egy gyártmányra jutó bekerülési érték.
A rendszer bevezetése kapcsán elmondható, hogy a kezdeti adminisztrációs nehézségek után, az EUROPROOF© ügyviteli rendszer a vállalkozásnál meghozta a kívánt eredményt. Átláthatóvá vált a vállalkozás működése és kisebb adminisztrációs teher keletkezett.
