Esettanulmány címe:
Raktározási szoftver kiegészítő modul bevezetése az Immo-Land Kft-nél
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az Immo-Land Kft. 1999-ben alakult, 100%-ban magyar tulajdonosi körrel rendelkező, középvállalatnak minősülő családi cégcsoport egyik tagja. A vállalat kihasználatlan épületek felvásárlásával, raktárhelyiségek kialakításával és bérbeadásával foglalkozik. A bérlőik 80 százaléka magánszemély, általában költözködés, felújítás miatt veszik igénybe a szolgáltatást, de egyre több olyan fiatal helyezi el náluk a személyes holmiját, akik külföldre költöznek.
Az országban összesen 10 db raktárépületet üzemeltetnek, ebből 9 db Budapesten és 1 db Debrecenben található. Továbbiakban külföldi piacon szándékoznak megjelenni, jelenleg is folyamatban van Horvátországban, Zágráb városában egy raktárépület kialakítása, amelyet 2022. évben kívánnak megnyitni. A magyarországi piacon kevés olyan szolgáltató található, akik magánraktározással foglalkoznak. A legtöbb versenytárs a piacon 1-1db raktárhelyiséggel rendelkezik.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Jelenleg nincs automatikus nyomonkövetése a bérlők szerződéseinek lejáratáról. A kollégák naponta ellenőrzik, hogy az ügyfelek státusza hol áll, illetve van-e tartozás. Ezt követően egyesével szólítják meg e-mailen, szükség esetén telefonon a bérlőket és tájékoztatják az aktuális állásról. Sok esetben a bérlő egyáltalán nem figyeli a határidőket, így gyakran kell emlékeztetni. A tapasztalatok azt bizonyítják, hogy hosszabbítási ajánlatot küldeni már legtöbbször késő, mire a kollégák észlelik a szerződés lejártát. Fontos volna időben előre jelezni az ügyfelek számára a státuszukat, hogy időben kialakuljon egy párbeszéd az esetleges hosszabbítás feltételeiről.
Ugyanígy problémát jelentenek azok a bérlők, akik hosszú ideje nem fizetik a szolgáltatás díját vagy valamilyen felhasználói szabálytalanságot követnek el. Előfordult olyan is, hogy az ügyféllel szerződést kellett bontani a fenti okok miatt, majd egy másik épületben bérelt raktárhelyiséget, ahol ugyancsak kialakult a korábbi kellemetlenség. Ilyenkor az adott raktárkapacitás foglalva van, ameddig a felek közötti probléma és helyenként vitás helyzet fennáll, ez pedig egyértelmű kapacitáskiesést és egyben bevétel kiesést is jelent ezen időszak alatt. A jelenlegi ügyféladatbázisban a kollégák ugyan jelölik a problémás és/vagy nem fizető ügyfelet, de ez esetben emberi erővel és kapacitással történik az ellenőrzés, aminek hiba faktora természetszerűen magas. A probléma megoldására egy automatikus jelző rendszerre volna szükség, ahol már az érdeklődő egyes adataival beazonosítható, ha esetleg tiltó listán szerepel vagy valamilyen magas kockázatot hordozó információ van mellette.
A jelenlegi ügymenet mellett a rögzített adatok alapján ugyancsak manuálisan készülnek statisztikák a szolgáltatásról, valamint az ügyfelek számáról, folyamatban lévő ügyletekről. Naprakész statisztikát így nehézkes és rendkívül erőforrásigényes készíteni. Ugyanakkor pontos statisztika nélkül az üzleti tervezés is pontatlan lesz.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A bérleti szerződések hosszabbításainak kezelése, valamint automatizálása. A meglevő ügyfelek szerződésének lejárta elött 15 nappal a bevezetett rendszer tájékoztató levelet küld az ügyfél számára.
Ebben a levélben található egy link, amelynek megnyitásával egy űrlap jelenik meg. Ezen az űrlapon meg lehet adni a szükséges adatokat, mint például, hogy szeretne-e hosszabbítani az ügyfél és amennyiben igen, mennyi ideig. Az űrlap kitöltése után, ha hosszabbítani szeretne az ügyfél a rendszer feldolgozza az ügyletet már meglevő adatokból, par előre definiált szempont alapján (5 ilyen szempont van), hogy kell-e bérleti díjat emelni és ha igen milyen mértékben.
Automatikus BAR lista kialakítása. Az ügyfelek adatainak rögzítésekor a rendszer kiszűri a már korábban felvitt partnereket. Az adatfelvitelt követően pedig probléma esetén a partner adataihoz be lehet állítani, hogy problémás, súlyos esetekben pedig, hogy tiltólistás (nem fizetett, kárt okozott stb.) Ha az adott partner tiltólistás, megjelenik a partnerek, valamint az érdeklődő oldalon is, abban az esetben, ha e-mail, telefonszám, név alapján egyezést talál a rendszer. Ezáltal megelőzhetők és sok esetben elkerülhetők a vitás helyzetek, továbbá kevesebb lesz a kapacitás kihasználatlanságból kiesett bevétel.
A pontos üzleti tervezéshez, valamint a kontrolling tevékenység végzéséhez egy szintén pontos és naprakész statisztika kreátor szükséges. A szoftver képes az adatbázisban szereplő adatok segítségével dinamikusan file-okat generálni, excel formátumban. Az adatbázis pedig az alábbi adatokra kiterjedően készíti a riportokat egy megadott időintervallumra és kiválasztott raktárépületre:
• Beköltözők száma (Darabszám)
• Kiköltözők száma (Darabszám)
• Átköltözők száma (Darabszám)
• Hosszabbítások száma (Darabszám)
• Érdeklődők száma (Darabszám)
• Szerződéssel rendelkezők szám (Darabszám)
• Leürítettek száma (Darabszám)
• Új szerződés esetén időtartam
• Hosszabbítás esetén időtartam
