Esettanulmány címe:
Lakógép Kft építőipari kivitelezéseket támogató projekt menedzsment rendszer
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfél több mint 30 fővel működő vállalkozás, aki több milliárdos projektjeinek kezelésére keresett megoldást. Jelenleg a magyar piacon ipari létesítmények kivitelezésében érdekelt, többek között a Samsung beruházásokban. A cég a megbízás alkalmával 5 mrd Forint körüli árbevétellel rendelkezett, mely a rendszerünk bevezetése mellett folyamatosan növekvő tendenciát mutatott.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A megnövekedett adminisztratív munkának, és a dokumentációk fegyelmezett visszakövethetősége miatt szükséges volt egy olyan rendszerre, mely egy kézben fogja össze a folyamatokat.
Szükségessé vált a projektmenedzsment, a költségvetések és a hozzájuk kapcsolódó készültség nyilvántartása is azért, hogy az időszakos elszámolásokat egyszerűen el lehessen végezni.
Ezen felül a pénzügyi kontrolling feladatok is kellően bonyolulttá váltak, és a felmerült az igény azzal kapcsolatban, hogy minden a céghez érkező bizonylatot egy helyen lehessen tárolni, valamint workflow segítségével státuszolni. Mivel a cégnél különböző szerepkörökben dolgoznak a munkatársak, az is fontossá vált, hogy kinek, milyen dokumentumhoz van hozzáférési joga, valamint mely folyamatban van szerepe. A feladatok kiosztását is szerették volna megkönnyíteni és visszakövethetővé tenni. Mi az, ami ki lett osztva és mi az ami el lett végezve.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A megoldásunk segítségével a dokumentumok űrlapok segítségével egységesített formában készültek el, valamint az aláírt dokumentumok is feltölthetővé váltak a rendszerbe. Ezzel nagyon sok időt takarítottunk meg és visszakereshetővé tettük a dokumentumokat.
A workflow segítségével, amely kifejezetten a szállítói számláknál volt nagyon hasznos, lehetővé vált a státuszváltási feladatok személyekhez történő automatikus hozzárendelése és a felelősségi körök kialakítása. Ezáltal a folyamatokat átláthatóvá tettük.
A költségvetés készítése és ajánlatadás a vevőkkel történő egyeztetéseket könnyítette meg, itt a Microsoft általános formátumait használtuk, legfőképpen Excel exportálást.
Az szoftver oktatását beépített oktatási modulunk könnyíti meg a felhasználók számára.
Összességében elmondható, hogy azon túl, hogy átláthatóvá tettük a szervezet működését, azonnali információkhoz juttatjuk a menedzsmentet, a szervezet hatékonyságát és a folyamatok kiszolgálási sebességét minimum 50%-al növeltük. A használat óta több ízben előfordult, hogy elszámolási viták rendezésére a rendszerünk kimutatásait használták, és így könnyen fel lehetett oldani ezeket a konfliktusokat, hiszen kimutathatóvá vált, hogy ki, mikor és mekkora mennyiségben teljesített. Ezek a differenciák olykor több milliós tételeket jelentettek. A rendszerünk használata a tulajdonosok nyugalmát is garantálja.
