Esettanulmány címe:
PHLOX-ERP bevezetése a Független Egészségügyi Szakszervezetnél
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
humán-egészségügyi, szociális ellátás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A szakszervezet 2011-ben alakult annak érdekében, hogy pártoktól függetlenül képviselje az egészségügyben és a szociális területeken dolgozó munkavállalók érdekeit. Tevékenységüket kezdettől támogatta a Munkástanácsok Országos Szövetsége, mint országos konföderáció, amelynek most is tagja a Független Egészségügyi Szakszervezet.
Több mint 170 egészségügyi intézményből 25 alapszervezetet hoztak létre a Szakszervezeten belül
Több mint 2200 aktív tag
25 koordinátor
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Független Egészségügyi Szakszervezet a program bevezetése előtt Excel táblákban és Google dokumentumokban tartotta nyilván a tagok befizetéseit, az alapszervezetek költségeit, egyenlegeit. Sokszor fordult elő, hogy ezek a nyilvántartások nem voltak pontosak, elsikkadtak valahol, vagy nem mindenkinél ugyan az a verzió volt jelen.
Nehéz volt nyomon követni az egyes tagok befizetéseit, hátralékait, adatait. Amennyiben egy koordinátor szerette volna megtudni, hogy az alá tartozó tagok illetve az alapszervezet egyenlege hogy áll, csak nehézkesen, hosszas gyűjtögetés után tudták ezt neki megadni.
Azon dolgozók, akik szerettek volna belépni a szakszervezetbe, a weboldalon keresztül nem jutottak hozzá egy regisztrációs űrlaphoz, így ezeket egyesével kellett kérni telefonon vagy e-mail-en keresztül. Ezek elküldése szintén sok munkaórát emésztett fel.
A tagok nem tudják sehol megtekinteni egyenlegüket, emiatt sokszor személyesen vagy telefonon keresték fel a szakszervezet vezetőit, hogy erről tájékoztatást kapjanak.
Fontos volt a Fesz számára, hogy ezeket a folyamatokat automatizálni tudják, kapjanak egy olyan felületet, ahova a tagok is be tudnak lépni és maguknak ellenőrizni egyenlegüket, ahol a koordinátorok egyből látják, hogy mennyi pénz van még az adott időszakra az alapszervezetüknek.
Ezen kívül az elavult weboldalukat is szerették volna megújítani és összekötni a rendszerrel, hogy ne kelljen két helyre belépegetni.
Mivel a szakszervezet működése nem sablon szerű, így kedvező volt számukra egy olyan személyre szabható rendszer, mint amilyen a Phlox-ERP
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A Független Egészségügyi Szakszervezet a Phlox-ERP rendszer keretén belül nem csak a különböző táblázatokat tudta kiváltani és napra készen tartani, hanem kapott vele egy iktatási rendszert, ahol az alapszervezetek és az egész szakszervezet számláit lehet kezelni. A különböző jogosultsági szinteknek megfelelően minden koordinátor csak a saját tagjait és a saját alapszervezetei adatait, egyenlegét látja, így naprakész információkkal rendelkezik a hozzá tartozó emberekről.
A rendszeren belül lekérhetők az egyes kórházakon, egészségügyi intézményeken belüli tagok száma, és az is, hogy azon a helyen reprezentatív-e a szakszervezet. A tagoknak a programból lehet egyből tagkártyát nyomtatni, vagy passziválni, amennyiben nem fizetett elég ideje tagdíjat.
A tagdíjakat sem kell már egyesével számolni, ugyanis a Phlox-ERP ezt is elvégzi nekik automatikusan. Lehetőség van a kórházaktól kapott csoportos tagdíj kimutatásokat is feltölteni, nem kell egyesével rögzíteni mindegyiket.
A tagok számára létrehoztunk egy Szakszervezeti kaput, ahova bejelentkezve láthatják saját egyenlegüket, módosíthatják adataikat, elolvashatják a híreket vagy a csak tagok számára látható cikkeket.
A szakszervezet weboldalának (fesz.eu) adminja is a rendszeren belül kapott helyet. Felvihetők a szöveges menüpontokon kívül letölthető dokumentumok, hírek, kedvezmények, illetve olyan tartalmak, amiket csak a tagok belépés után tudnak elolvasni.
A weboldalon található egy online jelentkezési űrlap is, amit kitöltve a látogató egyből bekerül a Fesz rendszerébe. A sikeres regisztráció után egyből le is tudja tölteni a regisztrációs lapot, és útmutatást kap, hogy miként küldheti be a központba. Ezt amúgy PDF-ként, mellékletben e-mail-ben is megkapja automatikusan, ahol arról is tájékoztatja a rendszer, hogy ki az ő koordinátora, kihez fordulhat segítségért. Az oldal adminisztrátorai pedig értesítést kapnak az új regisztrációról, akit a jelentkezési lap beérkezése után aktiválni is tudnak.
