Esettanulmány címe:
Postai számlalevél-küldés számítógépről néhány kattintással
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
területen kívüli szervezet
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ügyfelünk - az iData Kft. - elismert cég a nyomkövetés és a flottavédelem területén. Terméke az iTrack GPS Nyomkövető Rendszer. Sikerét a kimagasló minőség és a jó ár-érték arány mellett az adja, hogy a magyar tulajdonú vállalkozás a saját fejlesztésű és gyártású eszközeivel minden igényt kielégítő, egyedi GPS nyomkövetés és útdíjfizetési szolgáltatásokat nyújt. A gépjárművek műholdas nyomkövetése által optimalizálható a munkavégzés; pontos kilométer kimutatások, utca és házszám szintű helymeghatározás, összefoglaló jelentések könnyítik meg a cégvezetők ellenőrző tevékenységét. A precíz üzemanyagkontroll által megszűnnek a felesleges kiadások, legyen szó céges gépjárműflottáról, építőipari munkagépről vagy teherautókról. Az iTrack GPS Nyomkövető Rendszert és a hozzá tartozó szolgáltatást több mint 20 ezer gépjárműben használják, Magyarországon, Romániában és Szerbiában.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A folyamatosan növekvő ügyfélszám miatt megnövekedett az iData kimenő számláinak a mennyisége is. A számlaleveleket az irodai nyomtatóikon nyomtatták, majd a kollégák végezték a kézi feldolgozást, később pedig diákmunkásokat alkalmaztak a levelek hajtogatására és borítékolására. Az időigényes és plusz költségeket is hordozó folyamat után postaszolgáltatót vettek igénybe, aki elszállította tőlük a leveleket havi díj ellenében. A feladat elvégzése rengeteg plusz idővel, plusz anyagi ráfordítással, valamint olyan jellegű manuális munkával járt, amelyben magas volt az emberi mulasztás miatti kockázat. Az iData Kft. 2014. év elején gondolkodott azon, hogy hogyan lehetne ezt a folyamatot leegyszerűsíteni, automatizálni és közben megtakarítást is elérni.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A postai levélküldés automatizálására nem az elektromos számlaküldés volt az elsődleges megoldás, hiszen számos ügyfelük nem tudja befogadni a számlákat elektronikusan, csak kizárólag eredeti formában postázva.
Az automatizált postázási folyamat úgy zajlott, hogy ügyfelünk felmérte a havonta kimenő postai levelek számát - ami közel 2000 db volt. Ilyen mennyiségű kimenő levél esetében érdemes közvetlenül a vállalatirányítási-, vagy számlázó szoftverbe integrálni a postai levélküldő modult, amellyel a Hibridlevél is rendelkezik.
Egy néhány napos integrációs és tesztelési folyamat után az ügyfelünk által használt SAP Business One szoftverbe integrálták fejlesztőik a Hibridlevél API interfészt, amely segítségével tömegesen is és egyenként is lehet leveleket küldeni. Néhány levélküldési paramétert kellett csupán beállítani.
Ügyfelünket egy olyan megoldással tudtuk segíteni, amely az idő mellett anyagi megtakarítással is járt. Az iData Kft-nek a Hibridlevél szolgáltatására való áttérés éves szinten kb. 2,2 millió forint megtakarítást jelent.
