Adatlap

Esettanulmány címe:

Workflow keretrendszer alapú LOGISZTIKAI, RAKTÁROZÁSI és BESZERZÉSI munkafolyamatokat kezelő rendszer

Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:

közigazgatás, védelem; kötelező társadalombiztosítás

Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:

Ügyfelünk többek között logisztikai kiszolgálással foglalkozik, a saját ügyfelei által rögzített és beküldött igények kiszolgálását végzi. A kiszolgálás biztosítása során számára fontos volt, hogy a saját ügyfeleinek kiszolgálása szabályozottan, megfelelő időben és csúszás mentesen történjen.

A megoldandó üzleti probléma bemutatása:

Cél volt a szervezettebb működés, szabályozott, nyomon követhető jóváhagyási lánc és feladatkezelés, a vezetői felügyelet ill. szükség esetén a beavatkozás lehetősége, a helyettesítések/fluktuáció kezelése, valamint papírmentes kiszolgálás megvalósítása. Ehhez össze kellett hangolni a különböző típusú igények feladását, azok költségviselő általi és egyéb speciális feltételek szerinti jóváhagyását, illetve a kiszolgáláshoz szükséges folyamatokat. A rendszer része egy folyamatlépéshez kötött sablon alapú dokumentumgeneráló modul is, ami pl. az ajánlatok, szerződések elkészítésében a „keze alá dolgozik”, támogatja az ügyintéző munkáját. A folyamatban különböző területek munkatársai vesznek részt végrehajtó, vezetői, illetve lekérdező szerepkörökben, akik paraméteresen, ügyfelünk által kezelhető módon rendelhetők a folyamatokhoz. A beállítások révén könnyen elvégezhetők a jogszabályi, a belső ügyviteli szabályozásokból adódó, vagy a szervezeti átalakulás miatti módosítások. A feladatfelelősök értesítést kapnak az elvégzendő feldatatokról, amelyek a rendszer által biztosított standard lekérdezésekből, de a kapott értesítésből is elindíthatók, vagy csak megtekinthetők, speciális esetekben pedig a kiszolgáló munkatárs naptárába bejegyzés is készíthető. A folyamatkezelő rendszer a jogosultságok szintje szerinti tartalmú és részletezettségű lekérdezést tesz lehetővé. Az előbbieket mind listás, mind grafikus formában, akár digitális „műszerfal” jelleggel áttekinthető módon biztosítja. A folyamatok lefutását mind szöveges, mind grafikus formában követhetik az arra jogosultak. Mind a vezetők, mind a dolgozók pillanatok alatt áttekinthetik az elvégzett, folyamatban lévő, későbbre ütemezett vagy késedelmes feladatokat, és ezek alapján priorizálhatják a teendőiket, vagy végezhetik el a szükséges beavatkozásokat.

Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:

A rendszer bevezetése után az ügyfél úgy döntött, hogy megváltoztatja a napi működését, ezért új ERP modulokat vezetett be. A használt workflow keretrendszer alapú low-code megoldás alkalmas volt arra, hogy gyorsan, hatékonyan átalakítsuk a rendszerben implementált folyamatokat, űrlapokat és létrejövő dokumentumokat, az új igényeknek megfelelően. Elért üzleti előnyök: • szabályozott, zárt rendszerben végezhetők, és nyomon követettek az üzleti folyamatok a teljes életciklus alatt, • biztosított a jogszabályi megfelelés és könnyen, rugalmasan tudtuk átalakítani a folyamatokat a módosult ügyfél igények, vagy szabályozás változásai miatt, • a folyamatszabályozás révén csökkent az emberi tényezőből adódó eltérő munkavégzés, a késedelmes teljesítés, • visszakereshetők a feladatok, a felelősök, a feladatok valós átfutási ideje, • megszűnt a papír alapú jóváhagyás, • a feladatfelelős mindig látja az elvégzendő feladatait legyen az csoportfeladat, vagy részére szignált feladat, amelyek között a prioritás, a feladat határideje, vagy egyéb feltételek szerinti feladatokat veheti előre, • nem vesztek el feladatok, ami az ügyfélelégedettségre van pozitív hatással, • az ügyfélszolgálat pontos információval rendelkezik az igények kiszolgálásának állapotáról, látja, éppen melyik területnél van az igény a kiszolgálási folyamatban, így az ügyfél érdeklődésekre, bejelentésekre gyorsabban tud válaszolni, reagálni • a magas fluktuációval rendelkező munkakörökben lehetővé vált az új munkatársak gyors betanulása és munkába állása, a folyamatban lévő ügyek azonnali és hiánytalan továbbvitele.