Esettanulmány címe:
ISTUDY felnőttképzési ügyviteli rendszer bevezetése a BEST-WORK Kft.-nél
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
oktatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Best-Work Kft. kis- és középvállalkozásnak minősül. Fő tevékenységét, a felnőttképzést országos lefedettséggel folytatja. OKJ-s képzések kapcsán több szakmacsoport esetén a piac meghatározó szereplője, de egyéb tanfolyamokat is indítanak piaci alapokon. Jelenleg közel 30 főállású alkalmazottat foglalkoztatnak. Erőforrásaik piaci alapúak, pályázati forrásoktól mentések.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Best-Work Kft. 2017-ben kereste meg cégünket azzal, hogy elérték azt a méretet, amikor a képzési csoportok számának növekedését és az ezzel járó nyilvántartási és pénzügyi terheket már nem tudják egyszerűen újabb és újabb emberi erőforrás bevonásával kompenzálni. Szigetszerűen működő nyilvántartásokat vezettek, amelyek számtalan következetlenséget, hibát és redundáns információt tartalmaztak. A felnőttképzési alapnyilvántartásokat egy olyan, technológiailag elavult rendszerben próbálták karbantartani, amely nem biztosított támogatást a pénzügyi és logisztikai feladatok elvégzéséhez, illetve egyedi elképzeléseiket sem tudta megvalósítani. A cégvezetés nem rendelkezett a döntéseiket megalapozottan előkészítő, naprakész információkkal. Nehezen tudtak reagálni a piaci és jogszabályi változásokra. Továbbá a kor elvárásainak megfelelő szolgáltatásokat sem tudták biztosítani résztvevőik számára, mint a mobiloptimalizált ügyfélkapu vagy az e-learning tananyagokhoz való hozzáférés. A vállalkozás fejlődése miatt mindenképpen szerettek volna elmozdulni erről a holtpontról. Célzottan felnőttképzőknek készült, teljesen online ügyviteli rendszerünk, az ISTUDY bevezetésére 2017 utolsó negyedévében került sor a Best-Work Kft.-nél.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Elsőként az alapvető modulok beüzemelése, testre szabása és betanítása történt meg, de több lépcsőben, egészen napjainkig vesznek birtokba újabb és újabb modulokat, ahogy a piaci verseny, a jogi környezet vagy az üzleti tervek indokolják. Az egyes modulok bevezetése nagyon gördülékenyen zajlott, mivel a felületek általános használatát már a legelején elsajátították a felhasználók és így a szakmai modulok esetén már csak a mögöttes üzleti, működési logikák megértésére kellett koncentrálniuk. Utóbbiak megértése azért is volt egyszerű, mert több, rutinos felnőttképző intézmény gyakorlata, szaktudása, elvárása alapján alakítottuk ki őket, azaz több esetben a legjobb iparági gyakorlatot sikerült megvalósítanunk. Emellett a rendszer üzemeltetést felhőszolgáltatás keretében biztosítjuk, így ügyfelünknek nem kellett technikai, infrastrukturális vagy szaktudást igénylő informatikai próbatétellel szembesülnie; kizárólag saját üzleti, szakmai kihívásaira tudott koncentrálni. A rendszer bevezetése ügyfelünk minden korábbi problémájára megoldást jelentett. Sikerült teljesen felszámolni a korábbi szigetrendszereket és ezzel együtt a redundanciákat. Minden információ és adat naprakész és a GDPR miatt csak a megfelelő jogosultsággal hozzáférhető. Képzésszervezőik egy nagyságrenddel több egyidejű csoportot tudnak menedzselni az új, teljesen integrált megoldásokkal. Sikerült továbbá több időt rabló, rendszeresen ismétlődő, manuális feladatot teljesen automatizálni, illetve szinte minden folyamatot felgyorsítani, átláthatóbbá tenni. Az új rendszer birtokában rugalmasabban képesek reagálni a piaci helyzet változásaira. Például sikerült rövid úton átállni online képzésre a pandémia miatt előállt helyzet idején. És nem utolsó sorban a részvevők kiszolgálása is egy sokkal magasabb színvonalon lehetséges.
