Esettanulmány címe:
Ügyviteli rendszer bevezetése utazási iroda számára
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Partnerünk egy vidéki utazási iroda, mely több mint 10 éve foglalkozik saját utak szervezésével, szervező irodák utazásainak viszonteladásával, repülőjegy, utasbiztosítás értékesítésével. Az irodában dolgozó 5 fő közül 3 fő értékesítéssel, ügyfelek kiszolgálásával, 1 fő pénzügyi feladatok ellátásával és 1 fő utak szerevezésével foglalkozik.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Eddig nem használtak komplex ügyviteli rendszert a megrendelések, foglalások, utak nyilvántartására és számlázásra. Ezeket a tevékenységeket papíron, illetve Excel-ben végezték, számlát számlatömbből állítottak ki. A könyvelő havi rendszerességgel vitte el a bizonylatokat és folyamatosan javította a hibákat (rosszul kiállított számlák).
A kimutatások pontatlanul és késve készültek el.
A cégvezető általában nem tartózkodott az irodában, nem tudta nyomon követni a folyamatokat, mindig utólag kapott információt az utazási iroda pénzügyi helyzetéről (cash flow, áfa bevallás, követelések, tartozások, forgalmi adatok, utak nyereségessége).
Tervben volt fiókiroda megnyitása egy közeli megyeszékhelyen, de mivel nem volt egységes rendszer, az ügyvezető nem mert belevágni.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az általunk utazási irodák számára fejlesztett Nagy Utazás 3 ügyviteli rendszer került bevezetésre. A bemutatás, megrendelés után egy héten belül telepítettük a programot, utána oktatás következett, melyen az iroda minden dolgozója, a könyvelő és az ügyvezető is részt vett. Az éles indulás megrendeléstől számított két héten belül megtörtént. Az iroda munkatársai egységes rendszerben dolgoznak, a könyvelő és az ügyvezető naprakész adatokkal rendelkezik. Abban az esetben, ha a munkatársak közül valaki szabadságon vagy esetleg idegenvezetőként távol van az irodától a többi dolgozó fennakadás nélkül (nem kell keresni dokumentumokat) tudja végezni a munkáját. Tervben van több olyan modul bekapcsolása, amivel lehetővé válik egy új iroda elindítása, elektronikus számlázás, web-oldallal történő összekapcsolás és a könyvelési rendszerrel történő összeköttetés. Rövidesen a Nagy Utazás 3 rendszert felhőbe fogjuk migrálni, így a távoli elérés is egyszerűbbé válik.
