Esettanulmány címe:
Miként változik meg egy napelemes rendszerekkel foglalkozó cég működése a Solarforce komplex CRM rendszer bevezetésével
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ez az esettanulmány azt kívánja bemutatni, hogy egy napelemes rendszerekkel foglalkozó cég működése miként változik meg egy olyan komplex CRM rendszer bevezetésével, amely kimondottan napelemes rendszerek telepítésével foglalkozó és nagykerként működő cégek számára nyújt segítséget a napi ügyvitel bonyolításában.
A vizsgált cég 2014-ben jelent meg a megújulóenergia-piacon, és mára az egyik kiemelt szereplője a napelemes szektornak. Céljuk tevékenyen részt venni a hazai CO2 kibocsátás csökkentésében, és a magánkézben lévő kiserőművek kiépítésében. Ügyfeleik részére teljes körű kivitelezést biztosítanak a felméréstől kezdve az engedélyeztetési folyamaton át a telepítésig az ország egész területén. A cég 13 főt foglalkoztat. Erőforrások: A cég a telepítéshez szükséges eszközökkel, gépjárművekkel és szakmai tudással rendelkezik. Azonban többségében alvállalkozók végzik a telepítéseket. Biztos anyagi és vezetői hátteret tud maga mögött a cég.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Egy cég sikeres működéséhez nélkülözhetetlen, hogy minden terület zökkenőmentesen működjön. Nincs ez másképp vizsgálati alanyunknál sem. A cég egyemberes vállalkozásként indult, de a megnövekedett ügyféligényeknek köszönhetően szükség volt új kollégák felvételére is – így kialakult egy értékesítői, egy telepítői és egy adminisztrációs csapat. A különböző területek többségében eltérő szoftverek és Excel-táblázatok segítségével látták el feladataikat. Ez a rendszer sokáig működőképesnek és ellenőrizhetőnek bizonyult, azonban a növekedés következtében a cég egyre több adminisztrációs, kommunikációs és technikai problémába ütközött, mely rengeteg konfliktust teremtett az alkalmazottak és a vezetőség között, és több esetben ügyfél-elégedetlenséget is szült. A vezetőség számára sokszor nehézséget okozott az alkalmazottak munkájának ellenőrzése, számonkérése, vagy egy vitás helyzet és felelősségi kérdések kezelése.
A vizsgált cég igyekezett önerőből kezelni a helyzetet részmegoldásokat teljesítő programokkal, azonban ezekkel nem sikerült kiküszöbölni a napi problémákat. A vezetőség számára így egyértelmű volt, hogy nélkülözhetetlenné vált egy olyan CRM rendszer bevezetése, ahol egy felületen összpontosul minden résztevékenység, így egyszerűvé és átláthatóvá válik a feladatok kiosztása, ellenőrzése és értékelése. Végül 2020 végén bevezetésre került a Solarforce CMR rendszer, mely az eddigi visszajelzések alapján minden igényt kielégítően segíti a napi ügyvitel zökkenőmentes működését.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A komplex megoldást nyújtó ügyviteli rendszer magába foglalja az értékesítők munkáját elősegítő modult, ahol ki lehet osztani feladatokat, be lehet állítani emlékeztetőket, és a vezetők számára is átlátható és ellenőrizhető lesz a munkavállalók teljesítménye. Az ügyféloldalon fel lehet tölteni minden szükséges adatot, képet és dokumentumot, amire a szerződéskötés során szükség lehet. A telepítésszervezői modul segítségével nagyban növelhető a hatékonyság és a teljesítő-kapacitás. Ennek a funkciónak köszönhetően a feladatokat akár a saját telepítő csapatnak, akár alvállalkozóknak is ki lehet adni a rendszeren belül. Dokumentálva van minden fontos paraméter, amely befolyásolhatja a telepítés gyorsaságát és sikerességét. A megbízás teljesülése és a munka minősége képekkel és teljesítési igazolással ellenőrizhető. Ezzel elejét lehet venni annak is, hogy kérdéses ügyek merüljenek fel fizetések és alvállalkozói díjak szempontjából.
Az adminisztráció és engedélyeztetés modul segítségével pontosan nyomon követhető egy ügyfél engedélyeztetési életútja. Minden lépcsőfoknál leprogramozott, automatizált ügymenet van. A kollégáknak csak ellenőrzési és esetlegesen módosítási teendői vannak; néhány katti
A Solarforce CRM rendszernek köszönhetően a vizsgált cég vezetése minden területhez korlátlanul hozzá tud férni, mindent ellenőrizni tud. Feladatokat és határidőket is ki lehet adni a rendszerben, így egyértelművé váltak náluk a felelősségi- és feladatkörök. Jól kivehető, hol van elakadás, hol van szükség további fejlesztésre, vagy akár további munkaerő felvételére. A különböző részfeladatokat ellátó kollégák is jobban belelátnak egymás munkájába, feladataiba, így megszűntek a kommunikációs problémák. A pontos és precíz adminisztrációnak és információáramlásnak köszönhetően szignifikánsan csökkent az ügyfelek irányából érkező kritikák, elégedetlenségek száma. Egy valóban gördülékenyebb és átláthatóbb szervezeti működés alakult ki mind maga a cég, mind az ügyfelek megelégedésére.
