Esettanulmány címe:
Az online kelléktár
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
1998 óta működő kereskedő cég, akik minden olyan termék forgalmazásával foglalkoznak, ami egy irodába kell. A szekrényektől, speciális tárolóeszközöktől kezdve az utolsó gémkapocsig mindennel. A széles árukör kezelése biztosítja számára, hogy fix, de ugyanakkor állandóan bővülő partnerkapcsolatokkal rendelkezik. Ez igaz a vevői, de igaz a szállítói oldalra is. Éves árbevétele 100-200MFt között mozog.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A feladat az volt, hogy a korábban használt desktop alapú rendszert cseréljük le egy jól működő felhő-alapú rendszerre. A rendszernek egyrészt biztosítani kell a termékek beszerzésének, a különböző raktáraknak a kezelését. A különböző módon beérkező vevői rendelések feldolgozását. Új web-oldal kidolgozása, melyben a lekülönbözőbb kereshetőséget kell biztosítani (terméknév részletre, gyártóra, színre, márkára, méretre stb.) A web-es megrendelések jogosultsági és jóváhagyási rendszerének a finomhangolásával kellett biztosítani, hogy ne legyenek spam-rendelések. Speciális igény volt az SAP-Ariba rendszerrel való kommunikáció.
A rendszer széleskörű statisztikai kimutatásokkal támogassa a vezetői döntéseket. Ezek mindig naprakész tartalommal legyenek elérhetők.
Biztosítsa a könyveléssel való folyamatos kapcsolattartást. Fontos volt a NAV-val való kapcsolattartás a kimenő és a bejövő számlák tekintetében is, hogy a cash-flow-ban mindig valós képet láthassanak.
Kihívás volt, hogy a korábbi rendszerben már meglévő adatok ne vesszenek el, hanem 1998-ig minden adat elérhető legyen.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A feladathoz a már korábban kidolgozott felhő-alapú ERP rendszerünket fejlesztettük a felhasználó által megadott speciális igényekhez. A sokféle termékkör, sokféle termék azonosítási módokat követel meg. A korábbi rendszerekben használt kétszintű termékkategorizálást tetszőleges, a felhasználó által folyamatosan bővíthető struktúrára kellett átalakítani. Ezzel el tudtuk érni, hogy 25-30 ezer cikkféleségben könnyen és célirányosan tudnak keresni. A névrészlet keresés megoldásával is csökkentettük a keresési időt, amely a web-en történő, szakismeret nélküli vevőket támogatja. Külön erős igényként jelentkezett, szintén a sokféle szállító miatt, az árrendszer- kezelések összehangolása. Minden szállító másképpen adja az engedményt, ebből következően az eladási ár képzésének is ezt követni kell. A szállítói megrendelések kezelésében figyelembe kellett venni, hogy egy terméket több beszállító is tud szállítani. A megrendelendő mennyiséghez figyelembe kellett venni, a meglévő vevői rendeléseket, a készletet, valamint azt, hogy lehetőleg minél kevesebb szállítótól történjen a rendelés, hiszen a szállítási költség nem éppen elenyésző tényező. Ezt a vevői-szállítói mátrix kezelésével oldottuk meg. A korábbiakhoz képest lényegesen szervezettebb lett a beszerzés, ezzel elérve, hogy nagyon alacsony szinten tudják tartani a készletszintet, ami a hatékony gazdálkodás egyik alappillére.
Mivel a web-en nagyobb cégek is rendelhetnek, ahol a megrendelések kezelésének elég bonyolult ügyviteli rendje van, ezért ehhez is alkalmazkodni kellett. A rendelések feldolgozásának minden fázisáról a felhasználó e-mail-ben kap értesítést. Más e-mail-t kap a rendelést feladó, mást a rendelést jóváhagyó, és más e-mail megy a számla elkészültéről.
A rendszer üzembiztonságát a napi zárások és az ahhoz kapcsolódó ellenőrzések, valamint a havi zárás adja, A kimutatások a rendszerbe integrált üzleti intelligencia eszközzel készülnek. Ebből is lehet e-mailt küldeni, vagy excelbe exportálni az adatokat.
