Esettanulmány címe:
f-KRÉTA felnőttképzés-menedzsment rendszer alkalmazása komplex felnőttképzési tevékenységet folytató szervezetben
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
oktatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ügyfelünk az egész ország területén működő, széles szolgáltatási profillal rendelkező képzési szolgáltató. Tevékenységét a felnőttképzési törvény hatálya alatt végzi. Az országos lefedettséget képzésszervezési központjai segítségével éri el. A területi központok önálló ügyfélkörrel, részben önálló marketing tevékenységgel, és saját oktatói, képzésszervezői csapattal rendelkeznek.
A programfejlesztés, tartalom és tananyagfejlesztési tevékenységet központilag szervezi a vállalkozás, és központilag meghatározottak a dokumentációs és adminisztrációs szabályok (elsősorban a jogszabályi megfelelés hatékony biztosítása érdekében).
A szolgáltatás elsődleges célcsoportjába olyan munkaadók tartoznak, amelyek saját munkavállalóik számára rendelnek meg képzéseket. Ipari ágazatokban főként hatósági, hatósági jellegű képzéseket szerveznek, agrár területen gazdáknak, mikrovállalkozásoknak is szerveznek képzéseket, különböző pályázati konstrukciók keretében is végeznek felnőttképzési tevékenységet.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A felnőttképzési tevékenység jogi szabályozása különösen az állam által támogatott és elismert képzések esetében a tevékenység nyomon követhetőségét biztosító, a tevékenység jellegzetességeit figyelembe vevő adminisztrációs, dokumentációs és minőségügyi szabályokat határoz meg. A szabályok betartása jelentős szakmai felkészültséget, odafigyelést, és élőmunka ráfordítást igényel. A felnőttképzési államigazgatási szerv által végzett rendszeres ellenőrzések biztosítják a szabályok betartatását. Külön figyelmet kell fordítani a felnőttképzés területén működő vállalkozásoknak a személyes adatok kezelésére, védelmére, esetenként szenzitív adatok kezelésére is. Az általunk fejlesztett alkalmazás az üzleti folyamatok informatikai támogatását úgy biztosítja, hogy egyben garantálja a szolgáltatási területre vonatkozó speciális jogi és adatvédelmi szabályozás betartását, jelentősen csökkentve a képzésszervezési és képzési adminisztrációs tevékenység élőmunka ráfordítását.
A felnőttképzési vállalkozásoknak egyszere kell igazodniuk a különböző támogatási források igénybevételéhez kapcsolódó szabályozáshoz, és a piaci kihívásokhoz, mindezt egy speciális és szenzitív piaci környezetben. Alkalmazásunk/szolgáltatásunk biztosítja az ügyfélkapcsolatok fenntartását, építését, közvetlenül a képzésben résztvevőkkel, mind pedig a résztvevők munkáltatóival.
A felnőttképzési tevékenység szabályozása rendszeres online adatszolgáltatási és adatkezelési kötelezettséget ír elő a felnőttképzési tevékenységet folytatók számára. Alkalmazásunk biztosítja folyamatos adatkapcsolaton keresztül az adatszolgáltatás informatikai felételeit.
A járványhelyzet egyik tapasztalata, hogy bizonyos esetekben a jelenléti képzés kiváltható on-line, távolléti oktatási formákkal, illetve elektronikus tananyagok önálló feldolgozásával. Az alkalmazás kapcsolódó modulja az e-learning (Nexius) modul, amely szinkron és aszinkron távoktatási módszerek, munkaformák megvalósításának lehetővé teszi.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az alábbiakban funkcionális területenként mutatjuk be az alkalmazást.
Képzési adatkezelés és adatszolgáltatás
• Felnőttképzési és statisztikai adatszolgáltatás interfészen keresztül a FAR-ba;
• Képzésben résztvevők, és személyes adataik nyilvántartása;
• Képzési programok nyilvántartása;
• Egyedi igények alapján testre szabható lekérdezések, statisztikák.
Képzési dokumentum és szerződéskezelés
• Képzésszervezéshez kapcsolódó alapdokumentumok sablonjainak kezelése;
• Felnőttképzési szerződés, vevői, szállítói, szolgáltatói, oktatói szerződések kezelése;
• Képzési programok, képzési tematikák kezelése
• Képzési dokumentumok teljes körű kezelése.
Elektronikus képzésszervezés
• Elektronikus napló és hiányzáskezelés;
• Elektronikus ellenőrzőlisták, és beépített üzenetküldés;
• Oktatói teljesítések nyilvántartása, igazolása;
• Képzési feltételek (tárgyi, terem, eszköz) nyilvántartása;
• Képzési díj és egyéb képzésekhez kapcsolódó befizetések kezelése.
Marketing és üzleti folyamattámogatás
• Online jelentkezések kezelése;
• Felnőttképzés specifikus CRM alapfunkciók;
• Képzési programok nyilvánosságának biztosítása a honlapon keresztül.
Az elérhető üzleti előnyök:
- A jogszabályoknak és a piaci elvárásoknak megfelelően kialakított adminisztrációs, adatkezelési és dokumentációs folyamatok informatikai.
- Biztosított a személyes adatok védelme.
- A képzési tevékenységhez kapcsolódó információk kezelése egységes rendszerben valósul meg.
- Biztosított az erőforrások tervezése, a ráfordítások nyomonkövetése.
- Egységes keretek között valósul meg a szerződéskezelés.
