Esettanulmány címe:
Dokumentumkezelés mindenkinek (Alfresco ECM)
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Papír, vagy elektronikus dokumentumok feldolgozásával, tárolásával foglalkozó vállalat.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A 2020-as év első negyedéve óriási átalakulásokat hozott az egész üzleti világban, mivel minden vállalat – a legkisebbektől a legnagyobbakig – rákényszerült az iroda-nélküli működési módra. Ez sok helyen az olyan rendszerek hiányára is ráirányította a figyelmet, mint a bárhonnan – akár az irodából, akár home-office-ból is – elérhető dokumentumtárak.
A nagyvállalatoknál illetve a centralizáltabb szervezeteknél evidencia a közös tárhely a céges dokumentumok számára, a ECM/DMS a cég alap-infrastruktúrájának része.
Cégünk alapvetően a nagyvállalati, illetve intézményi szektorban tevékenykedik, viszont ez a helyzet nekünk is adott egy lökést ahhoz, hogy a saját magunk, illetve rajtunk kívül néhány kisebb cég számára kialakított Alfresco alapú rendszerünkből terméket csináljunk – így született meg az SBE, azaz a Small Business Extensions for Alfresco.
A Small Business Extensions csomag célja, hogy kis- és középvállalati környezetben valósítson meg egy Alfresco Platformra épülő dokumentumkezelő és csoportmunka megoldást, ezáltal biztosítva a termék nagyvállalati szintű stabilitását és skálázhatóságát, és az egyszerű, költséghatékony testreszabás lehetőségét.
A gyorsan üzembe állítható és nagyon egyszerűen használható alkalmazással támogatjuk a kis- és középvállalatok dokumentumkezelési, illetve feldolgozási folyamatait. Biztosítjuk a nagyvállalati környezetben bizonyított ECM technológiát, mely lehetőséget ad a bővítésre, továbbfejlesztésre, illetve szabványos eszközöket biztosít a szakrendszerekkel való integrációra.
Az ingyenes Alfresco Community Edition beépített funkcionalitását kihasználva egy testreszabott, általános üzleti paraméterekkel, kategóriákkal és tárolási struktúrával rendelkező szoftvercsomagként gyorsan bevezethető, akár néhány nap alatt használatba vehető eszközt biztosít a cégek számára.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A gyorsan üzembe állítható és nagyon egyszerűen használható alkalmazással támogatjuk a kis- és középvállalatok dokumentumkezelési, illetve feldolgozási folyamatait. Biztosítjuk a nagyvállalati környezetben bizonyított ECM technológiát, mely lehetőséget ad a bővítésre, továbbfejlesztésre, illetve szabványos eszközöket biztosít a szakrendszerekkel való integrációra.
Az ingyenes Alfresco Community Edition beépített funkcionalitását kihasználva egy testreszabott, általános üzleti paraméterekkel, kategóriákkal és tárolási struktúrával rendelkező szoftvercsomagként gyorsan bevezethető, akár néhány nap alatt használatba vehető eszközt biztosít a cégek számára.
A SBE-be integráltunk egy, a dokumentumok metaadatozását segítő öntanuló megoldást is, mely az AutoMeta AI néhány modulját használva jelentősen felgyorsítja és pontosabbá is teszi az adminisztrációt.
Az SBE felépítése:
Alfresco Content Services
Alfresco Search Services
Alfresco Office Services (SharePoint szerver)
Alfresco Share
BroadBit komponensek
Magyar nyelvű felhasználói felület
OCR modul
Vonalkód/QR kód felismerő modul
Klasszifikációs modul (gépi tanulással támogatva)
Elektronikus aláírás ellenőrző modul (felismeri az elektronikusan hitelesített dokumentumokat és tárolja, megjeleníti aláírásban szereplő adatokat)
Általános dokumentum modell, üzleti dokumentum típusokkal
Automatikus szortírozó modul (az Archívum és annak tartalma mindig egységes és rendezett lesz)
E-Mail feldolgozó és szortírozó modul (E-Mail archiválás, csatolmányok kibontása)
Dokumentum-Riport modul
Dokumentum életút és kapcsolat megjelenítő modul
Hasonló tartalmú dokumentumok megjelenítése
Továbbfejlesztett kategória-kezelő interfész
Központi érkeztetés és szortírozás
