Esettanulmány címe:
Egyszerűsített foglalkoztatottak bejelentésének és adminisztrációjának, illetve állandó munkavállalók munkaidőadatainak digitalizációja
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
adminisztratív és szolgáltatást támogató tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfelünk egy Budapesten 20 éve működő 30 főt foglalkoztató könyvelő cég.
Az cég 60-70 cégnek nyújt számviteli, munkaügyi és kontrolling szolgáltatásokat. Az ügyfelek nagy hányada a turizmus, vendéglátás és a rendszvényszervezés szektorokból kerül ki.
Az ügyfelünkre jellemző, hogy keresi a hatékony megoldásokat, törekszik a munkafolyamatai digitalizációjára.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A turizmus, vendéglátás és a rendszvényszervezés szektorok rendszeresen és nagy tömegben dolgoznak egyszerűsített foglalkozatottakkal. Az alkalmazottak jogszabályoknak megfelelő bejelentését, a szükséges dokumentumok elkészítését az ügyfelünk végezte kézi adminisztrációval.
Az alkalmi munkaerőpiac bizonytalansága miatt gyakran előfordult, hogy a bejelentést és a dokumentáció elkészítését késői órákban vagy hétvégén kellett elvégezni. Ez a körülmény erősen megemelte a szolgáltatás költségeit.
A munkaügyi adminisztráció egy másik bonyolult feladata a beosztás és a munkaidő adatok jogszabályi ellenőrzése, és azok előkészítése a bérszámfejtéshez. A kiszolgált szektorokra jellemző, hogy a munkaidő eltér az általános munkarendtől. Már a beosztások elkészítésénél nehézségekbe ütközött azok jogszabályi ellenőrzése.
Ügyfelünk rendelkezett bérszámfejtő szoftverrel, ezért egy olyan alkalmazás fejlesztését kérte tőlünk, amely segíti a kiszolgált cégek és a bérszámfejtés közötti kommunikációt és adattovábbítási feladatok ellátását, elvégzi a jogszabályi ellenőrzést és a végfelhasználói oldalon elkészíti a szükséges dokumentumokat.
Fontos volt számukra, hogy az adatbiztonság és a adatrögzítési duplikációk elkerülése érdekében az ügyfeleik is használják a szoftvert. Olyan felületekre volt szükség, amellyel a munkaügyekebn járatlan felhasználók is boldogulnak.
A kiszolgált cégek közül több cég is azonos tulajdonosi körbe tartozott, ezért a feladat kibővült azzal, hogy a rendszer képes legyen akár több cég adataiból összevont kimutatások és riportok elkészítésére is.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A megoldást a folyamatok és az akkori működés felmérése után a saját fejlesztésű keretrendszerünkben fejlesztett online alkalmazás jelentette.
Az alkalmazás főbb funkciói:
A normál és az egyszerűsített foglalkoztatással alkalmazott munkavállalók a bejelentésekhez szükséges adatainak és hozzátartozóinak nyilvántartása.
Munkafolyamat irányítás az új belépésekkel és kilépésekkel, és a módosításokkal kapcsolatos feladatok támogatására.
A munkavállalók által tölthető űrlap biztosítása az alapadataik megadásához. Egyedi fiók biztosítása az az adatok módosításához és dokumentumok tárolásához.
A foglalkoztatással kapcsolatos dokumentumok elkészítése. Az átvett, és aláírt dokumentumok tárolása.
Egyszerűsített foglalkoztatások csoportos rögzítése. A bejelentés validálása rögzítéskor a jogszabályoknak megfelelően, a korábbi foglalkoztatások alapján.
A rögzített foglalkoztatások online bejelentése ügyfélkapus adatok megadásával.
Az EFO-val kapcsolatos dokumentáció csoportos elkészítése.
Állandó munkavállalók beosztás- és munkaidőtervezése. Az elkészült tervek jogszabályi ellenőrzése.
Beosztással és munkaidővel kapcsolatos dokumentumok csoportos elkészítése.
Feldolgozható állományok generálása a bérszámfejtő szoftver felé az alapadatokról, a foglalkoztatásokról, az EFO bejelentésekről a beosztásról és a munkaidőről.
Adatkapcsolat a könyvelő cég egyik nagy, sok céget üzemeltető ügyfelének létező munkatársi mobil applikációjával.
Több céget átfogó állományriportok.
Ügyfelünk a fejlesztések után a munkarendjéből kivezette az EFO bejelentések miatt fennartott hétvégi és éjszakai ügyeletet és munkavégzést. Nagyban növekedett a munkaügyi szolgáltatásaik minősége, hatékonysága és nyereségessége. Egyszerűbbé vált a ügyfeleikkel a kapcsolattartás és köztük az információáramlás.
A leginkább szembetűnő változás a hatósági adatszolgáltatásokban keletkező hibák számában volt. 1,5 éves időtartamban több mint 90%-kal kevesebb utólagos hatósági hibakezelésre volt szükség.
