Esettanulmány címe:
A DocuFlower program alkalmazási lehetőségei
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
információ, kommunikáció
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A SolDRA International Kft. egy 100%-ban magyar tulajdonú vállalat, amely 2008-ban alakult azzal a céllal, hogy professzionális szolgáltatásokat nyújtson a gyógyszeripar szereplőinek, különösen a gyógyszer-engedélyezési folyamatok támogatásában.
A cég székhelye a 3885 Arka, Hunyadi utca 24. szám alatt található.
A vállalat szakértői csapata orvosokból, gyógyszerészekből és egészségügyi informatikusokból áll, akik jelentős tapasztalattal rendelkeznek az egészségügy és a gyógyszerügyi szabályozás területén.
Szolgáltatásaik közé tartozik a gyógyszerügyi hatóságokkal történő kapcsolattartás, törzskönyvezés, farmakovigilancia, szakfordítás.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A DocuFlower program számos kihívásra kínál megoldást, különösen a gyógyszeriparban és más szabályozott környezetekben, ahol az adatintegritás, a dokumentumkezelés és a hatósági megfelelés kulcsfontosságú.
Papíralapú dokumentumkezelés korlátai: A program megszünteti a papíralapú dokumentumkezelésből adódó helyigényt, keresési nehézségeket és adatvesztés kockázatát.
Adatbiztonság és jogosulatlan hozzáférés: A dokumentumok többszörösen titkosított formátumban kerülnek tárolásra, így minimalizálva az adatszivárgás és az illetéktelen hozzáférés lehetőségét.
Manuális adminisztratív terhek: Az automatizált munkafolyamatok csökkentik az adminisztratív munkaterheket, felgyorsítják a dokumentum-jóváhagyási folyamatokat és az ellenőrzéseket.
Jogszabályi megfelelés: A rendszer garantálja a hatósági előírásoknak való megfelelést, mint például az EU GMP és az FDA szabályozások. Az auditok és ellenőrzések során gyors hozzáférést biztosít a szükséges dokumentumokhoz.
Verziókezelés és nyomon követhetőség: A verziókezelési funkció révén minden dokumentummódosítás rögzítésre kerül, lehetővé téve a változások visszakövetését.
Adatintegritás és archiválás: Az adatok teljes életciklusa alatt biztosított a változatlanság, a dokumentumok visszakereshetősége és a biztonságos archiválás.
Ezek a megoldások együttesen növelik a működési hatékonyságot, csökkentik a kockázatokat és támogatják a szabályozott iparágak átlátható és biztonságos dokumentumkezelési folyamatait.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A SolDRA International Kft. a DocuFlower bevezetése előtt papíralapú dokumentumkezelést használt, amely lassú és munkaerőigényes volt. A rendszer bevezetésével a következő eredményeket érték el:
Hatékonyság növelése: A dokumentumok gyorsabb visszakereshetősége és az automatizált jóváhagyási folyamatok miatt a vállalat munkafolyamatai jelentősen felgyorsultak. A keresési idők lerövidültek, így a napi működés zökkenőmentesebbé vált.
Adatbiztonság erősítése: A titkosított adattárolás csökkentette az adatszivárgás kockázatát. Az alkalmazott többrétegű biztonsági megoldások biztosították, hogy az érzékeny adatokhoz csak az illetékesek férhessenek hozzá. A felhasználói jogosultságok pontos beállítása minimalizálta az adatkezelési hibákat.
Szabályozási megfelelés biztosítása: Az elektronikus dokumentumkezelés segített teljesíteni az EU GMP és az FDA előírásait, így a vállalat megfelelt a szigorú hatósági követelményeknek. Az auditálási folyamatok egyszerűsödtek, mivel a releváns dokumentumok gyorsan és pontosan elérhetők voltak.
Munkaerő-terhelés csökkentése: Az adminisztratív munkaterhek csökkentek az automatikus folyamatok bevezetésével. Az elektronikus aláírások és értesítések használata minimalizálta a manuális jóváhagyási lépéseket, így a munkatársak több időt szánhattak értékteremtő feladatokra.
Üzleti folyamatok átláthatósága: Az audit trail funkció biztosította a műveletek nyomon követhetőségét, így a vezetőség bármikor betekintést nyerhetett az aktuális folyamatokba és a végrehajtott műveletekbe.
