Esettanulmány címe:
Miként támogatja a sERPa integrált vállalatirányítási rendszer a gépiparban érdekelt ZLT Kft.-t?
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A ZLT Magyarország Kft.-t 1997-ben alapították magyar magánbefektetők Győrött. Tevékenysége kezdetben motoralkatrészek, vasúti és gépipari alkatrészek, vasúti pályaelemek értékesítésére terjedt ki, amely kiegészült szerviz szolgáltatással is. 2001-ben indították el szereléstechnikai részlegüket. A cég profilja napjainkra még összetettebbé vált: foglalkoznak szerszámok, szerelési- és vegyi anyagok, munkavédelmi felszerelések, valamint gépek és berendezések beszerzésével és szállításával. Szigorú minőségbiztosítási rendszerük biztosítja, hogy a professzionális ügyfeleik által elvárt követelményeknek és szállítási határidőknek maradéktalanul eleget tegyenek. Az értékesítést direktmarketing rendszerben, területi képviselők alkalmazásával végzik.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A ZLT forgalmának folyamatos növekedése, a kibővült ügyfélkör és az ezzel járó adminisztrációs feladatok egyre nagyobb kihívást jelentettek a cég dolgozóinak, amelyek ellátását saját fejlesztésű irodai programjuk már képtelen volt hatékonyan és átláthatóan kezelni. A vezetőség felismerte, hogy a saját szoftver fejlesztése már nem gazdaságos és túlzottan időigényes is, ráadásul magas az emberi erőforrás igénye, így fontosabb feladatoktól von el kapacitást.
A bevezetési folyamat gondos körültekintéssel zajlott. Az informatikai rendszer fejlesztésére nem volt szükség, mert a ZLT modern hardveres háttérrel rendelkezett, s az megfelelőnek bizonyult a sERPa kiszolgálására. A korábban használt saját rendszer adatbázisának feltérképezését követően pedig elkezdődhetett a sERPa paraméterezése az elvárásokhoz igazítva. Eközben már zajlott a munkatársak betanítása is. A tényleges átállás mindösszesen 4 napot vett igénybe, s azóta a rendszert teljes körűen használják.
A PROGEN Kft. rugalmasságával mindig azon tevékenykedik, hogy ügyfelei egyedi elvárásait – azok megelégedésére – minél kielégítőbben meg tudja valósítani. A sERPa bevezetését megelőzően, a ZLT-vel történt előzetes állapotfelmérés során felmerült egy webes XML kapcsolat kiépítésének szükségessége. Ugyanis a cég egy PHP alapú internetes portálrendszert működtet az ország egész területén dolgozó területi képviselőinek számára, amivel folyamataikat intézhetik. Ennek a portálnak és a sERPa adatbázisának folyamatos szinkronizációját (az adatcserét) kellett megoldani ezzel az XML kapcsolattal.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
A bevezetést követően rövid időn belül 50%-kal megnövekedett a cég forgalma. Sikerült olyan megoldást találni, hogy az adminisztrációs és a vállalatirányítási terhek csökkentek az új rendszer segítségével, és a növekedés ellenére sem bővült ezek humánerőforrás igénye. Vállalatvezetői szemmel nézve a következőt emelte ki az ügyvezető igazgató: „az üzleti folyamatok a legmagasabb szinten monitorozhatók, ezért egyszerűsödött a döntés-előkészítés és a vezetői döntéshozatal folyamata”.
Széleskörűen használják az egész rendszert. A könyvelés és számlázás (Ft-ban és devizában is) mellett a bérszámfejtést is a sERPa integrált vállalatirányítási rendszerrel végzik. A Tárgyi eszköz modul lehetőséget biztosít eszközeinek értékcsökkenésének beállítására, nyomon követésére és automatikus könyvelésére.
A Készlet modul segítségével rugalmas és testre szabható, az igények széles körét kielégíteni képes készlet-nyilvántartási és anyagkönyvelési rendszer áll rendelkezésre a ZLT számára. A Rendelés-nyilvántartás modul pedig az árajánlatok kiadására, a bejövő vevő rendelések rögzítésére, valamint a beszerzési (szállítói) rendelések kiadására szolgál. A Webáruház-kapcsolat modul a már említett webáruházzal biztosítja a szükséges adatcserét az internetes értékesítés támogatására.
Továbbá a sERPa-val archiválják a bejövő és a kimenő iratokat is, valamint kezelik a vállalkozás ügyviteli tevékenységén kívüli folyamatokat (üzleti lehetőségek követése, tartozáskezelés stb.), ami területi képviselőik számára az üzletszerzésben jelent nagy segítséget.
