Esettanulmány címe:
Automatizálj, automatizálj, automatizálj! Esettanulmány egy könyvelőprogram váltásról
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
pénzügyi, biztosítási tevékenység
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
30 éves múlttal rendelkező könyvelőcég, majdnem 30 alkalmazottal. A cég sok éve nyitott volt a digitális megoldások iránt, de ügyfélkörük nagyon kiterjedt, ami nehézséget okozhatott volna az automatizmusok bevezetésénél.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
Az automatizált folyamatok már majdnem az összes munkakörben elő-elő kerülnek és ez a könyvelésben sincs másként. Hatalmas technikai vívmány volt cégünknél, mikor első lépésként bevezettük az OCR könyvelést. Ez lényegében karakterfelismerésen alapuló könyvelés, amit kombináltunk azzal, hogy a könyvelő programunkat összeköthetővé tettünk más számlázó programokkal. Gondoljuk csak végig ezt. Az OCR könyveléssel már kiváltottuk azt a lépést, hogy az ügyfélnek minden hónapban be kelljen hozni fizikálisan a számlákat, de a számlázó programok összekötésével még azt a munkafolyamatot is kiütöttük, hogy az ügyfélnek időt kelljen töltenie azzal, hogy elektronikusan eljuttatja hozzánk a kiállított számláit. A két rendszer kommunikál egymással és azonnal megosztja az információkat.
Ennek a következő lépcsőfoka az a NAV-os vívmány miszerint 2021.07.01-től az összes kiadási számlát kötelezően be kell szolgáltatni számukra. Ez nekünk cégvezetőként és könyvelőként miért jó? A könyvelési programunk a NAV rendszerrel is össze van kötve, ezért amikor egy számla létezik a NAV rendszerében és a könyvelési felületen nem abból hamar le lehet szűrni, hogy itt viszont hiányzó számla van. Ismételten mindenki jól jár, hisz a cégnek minden költsége tételesen szerepel a könyvelésében, a könyvelő pedig boldog, hogy nem kell egy év elteltével kiadási számlákat kapnia, miszerint „találtam a kesztyűtartóban”.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
2022.01.01-óta a bank automatizálás is megjelent nálunk, ez lényegében azt jelenti, hogy a könyvelő rendszer a netbankon keresztül is képes „áthúzni” az adatokat. Ijesztően hangzik, de nem az, elmesélem miként működik a dolog. A netbankon keresztül csupán a banki sorokhoz van hozzáférésünk, ezt az adatot azonnal képesek vagyunk kezelni, viszont a cég egyenlegét nem látjuk, utalást indítani sem tudunk természetesen (ezért a továbbiakban is célszerű a könyvelőnknek eljuttatni a bankkivonatokat). Az automatizált rendszer keresést futtat le partner, közlemény és összeg alapján és így a bank feldolgozása, ami egy-egy nagyobb cég esetén napokat vett igénybe, most ugyan ez a tevékenység percekbe kerül, és csupán arra kell időt áldoznunk, hogy a rendszer után elvégezzük az ellenőrzéseket. A munkafolyamat lényegesen lerövidül, ezáltal nekünk is elég kevesebb idő az adat feldolgozására. Ez pedig miért jó? Az azonnali hitelfelvételi adatszolgáltatásokért, a naprakész könyvelési anyagért és sorolhatnám.
Összességében a mi könyvelő cégünk és ügyfeleink munkafolyamatait átalakította, korszerűsítette és ezáltal hatékonyabbá tette amihez hatalmas segítség volt a NetAccounting online rendszere, amit használunk. Biztosan nem ez az utolsó lépcsőfok a digitalizáció lépcsőfokán hiszen folyamatosan érkeznek az új fejlesztések hétről-hétre, hónapról-hónapra.
