Esettanulmány címe:
Parti kellékek nagykereskedelme
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
2009. december 21-et írunk. A Cég ügyvezetője telefonon kért szoftver bemutatót, mert eldöntötte, hogy 2010-től az összes vevőjére vonatkoztatva e-számlázást vezet be.
December 22-én megtörtént a bemutató és egymás megismerése. Ezen a napon ismertük meg az Ügyfél tevékenységi körét, működési módját és az új ERP rendszerrel kapcsolatos igényeiket. Az Ügyfél Vállalkozása a fejlődés kapujában állt akkor. Fő tevekénysége a Parti kellékek nagykereskedése. Forgalmazóként a kiskereskedelmi partnereiket szerették volna a legjobban, leghatékonyabban és lehetőleg a legegyszerűbben kiszolgálni, csökkentve a Cég ökológiai lábnyomát. Az ügyvezető személyisége, lelkesedése és agilitása valamint a mögötte álló csapat nagyfokú együttműködési készsége megerősített abban, hogy az idő extrém rövidsége miatt bátran be mertük vállalni a projektet.
December 23-án szerződtünk, majd december 27-én megkezdtük a feszített tempójú munkát.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A rövid idő alatt meg kellett ismerni az Ügyfél működési folyamatait. Szerencsére ez a működés akkor egy viszonylag egyszerű működési mód volt. Kereskedő Cég lévén az elsődlegesen megoldandó szempont a beszerzés, raktározás, leltározás, értékesítés és a pénzügyek zökkenőmentes kezelése volt.
Viszont a termékek és a termékekhez tartozó extra információk mennyisége jóval több adattárolást igényelt a megszokott eseteknél.
Az Ügyfélnek ezek az extra információk rendkívül fontosak voltak a rendelések előkészítésében és a készletek optimalizálásában. Nem csak termékköröket, de szezonalitást, rendelhető minimum mennyiséget, előző évek statikus fogyási adatait, a termék beszerezhetőségét, stb is nyilván kellett tartani a rendszeren belül.
A termékek eladási árainak kezelése meglehetősen összetetten alakult már akkor is. Nem csak egy vagy több árlistában megadott eladási árat és esetleg partnerenként megadható kedvezmény százalékot kellett tudnia a rendszernek, hanem akár partner csoport alapján létrehozott árlistákat, vagy akár termék- termékcsoport és partnercsoport mátrix alapján is felmerült az igény az árak összetett kezelésére. (Ez az elmúlt évek során tovább finomodott akciós árak, időszaki árak és mennyiségtől függő árak kezelésével is.)
Nagyon fontos szempont volt az Ügyfél számára a pontos készletek mennyiség és a készletérték nyilvántartása, mivel a vevőik gyors, precíz kiszolgálása élvezte a prioritást. Lényeges információ volt az értékesítések utáni árrés kimutatása, mert a növekedés legfontosabb szempontja volt ez az adat.
A kihívást leginkább a rövid bevezetési idő és az igények precíz egyeztetése jelentette. Ahhoz, hogy a bevezetési ütemterv megvalósuljon, szükség volt a két cég közötti hatékony együttműködésre, kommunikációra. Fontos volt, hogy a feltöltendő adatok a megfelelő módon és időre elő legyenek készítve, hogy aztán ezeket az adatokat egy egyedi program segítségével be tudjuk tölteni az új rendszerbe.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az Ügyfélnél az ERP rendszerünk készletkezelés, számlázás, partner nyilvántartás, házipénztár kezelés, megrendelés-nyilvántartás, és e-számla moduljait vezettük be. Az alap Ügyfél igényeket és prioritásokat már alapból tudta a rendszerünk, így a több tízezer termék adatainak kezelése nem okozott gondot.
A bevezetés óta az Ügyfél fejlődése töretlen. Iparáguk egyik vezető cégévé váltak. Ennek megfelelően a Rendszerrel kapcsolatos elvárások is folyamatos változáson mentek keresztül.
Az induláshoz képet most már nem csak az offline, hanem az online térben történő értékesítést is támogatnia kell a rendszernek. Ügyfelünk több specifikált webáruházat is létrehozott. Az ERP rendszernek együtt kell tudni működni a WebShopokkal. A webes megrendelések ugyanúgy a rendszerbe kerülnek és ugyanabban a feldolgozási folyamatban kezelik a felhasználók a kiszedéssel, készletek kezelésével, kiszámlázással, valamint futárszolgálati címke nyomtatással kapcsolatos feladatokat.
Volt egy rövid kitérő, amikor az Ügyvezetőt elcsábította egy csillogó marketinges megkeresés és 6 hónapra lecserélték a rendszerünket. Ám csalódtak a csillogásban és a marketing gépezet által eladott szuper rendszer megbukott a napi munkában. Az Ügyvezető vállalva tévedését, egyeztetve saját csapatával, újra felkért minket az együttműködésre. Mivel a rendszerünk nem került törlésre, aktualizálás után már másnap újra használni tudták az ERP rendszerünket.
A két cég együttműködése megtanított minket arra, hogy nem csak egy terméket kell eladni, hanem a folyamatos kapcsolattartás és kommunikáció során figyelni kell az Ügyfelünk újonnan felmerült igényét és lépést kell tartani az Ügyfél növekedési ciklusával. Noha nem volt mindig zavartalan a kapcsolat, volt, hogy nem sikerült mindig minden igényt az elvárt időre teljesítenünk, de a megfelelő kommunikációval és az alapvető segítő szándékunkkal olyan rendszert tudtunk adni, ami támogatja a partnerünket a folyamatos fejlődésben.
