Esettanulmány címe:
Az irodai költözés és a hibrid munkavégzéssel megjelenő új kihívások megoldása egy multinacionális vállalatnál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Az ügyfelünk a világ egyik vezető multinacionális vállalata az alkoholos italok piacán, és több mint 180 országban értékesíti termékeit.. Több mint 27 000 alkalmazottal rendelkezik világszerte, míg a budapesti irodájukban a kollégák száma már 3000 felett van. A cég budapesti irodája kiemelt szerepet játszik a vállalat globális működésében, mivel az itt található egység felel az európai, közel-keleti és afrikai (EMEA) régió kiszolgálásáért. Elsősorban pénzügyi, beszerzési, informatikai és egyéb üzleti támogató szolgáltatásokat nyújt a vállalat globális tevékenységeihez. Az ügyfél számos rendszerünket (eszközkezelő, flottakezelő, asztal- és parkolófoglaló, hiba bejelentő) vezette be az elmúlt években. A költözésük alkalmával is kiemelt digitalizációs segítséget kért tőlünk, valamint az azutáni időszakban fennálló hibrid munkavégzéssel megjelenő új kihívások megoldásában is.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vállalat irodaköltözés előtt állt, miközben át akart térni a hibrid munkavégzési modellre, hogy a munkavállalók rugalmasan dolgozhassanak otthonról vagy éppen az irodából. Ehhez olyan eszközre volt szükségük, amely támogatja az irodai helyfoglalást (asztal és parkoló egyaránt) és eszköz kiosztást, valamint a napi működés zökkenőmentességét biztosítja. A cél az volt, hogy a költözés gyorsan és fennakadások nélkül valósuljon meg, miközben az IT eszközök kezelésére és a hibrid munkarendre való átállásra is megoldást találnak. Az új irodába való költözéskor a szervezet át akart állni a shared desk megoldásra, ami egy rugalmas irodai munkavégzési modell, ahol a dolgozók nem rendelkeznek állandó, asztallal. Ennek bemutatása a kollégáknak és az ezzel járó változásmenedzsment kezelése is ránk hárult. Az ügyfél szeretett volna egy platformot, ahol az említett foglalási és management folyamatokat tudja kezelni.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az általunk szolgáltatott parkoló- és asztalfoglaló megoldás lehetővé tette a munkavállalók számára, hogy egyszerűen foglaljanak munkaállomásokat és/vagy parkolóhelyeket az adott időszakra, amikor az irodából terveznek dolgozni. Könnyítve a helyzetüket azzal, hogy a rendszerünkbe alaprajzilag is bekerült az új iroda, így segítettük ezzel a hellyel való ismerkedési folyamatot is. Így az iroda kihasználtságát szinte maximalizálni tudta az ügyfél, nem csak az irodai de a garázsban lévő helyeknél is. Ezen felül a garázsba való bejutás végett a rendszerünket összekötöttük egy rendszámfelismerő kamerával, így kényelmesebbé téve a kollégáknak a garázsba való lejutást. Ezzel hozzá tudtunk járulni az irodai működés zökkenőmentességéhez, valamit a kollégák és a menedzsment elégedettségéhez. Ezen túlmenően az IT-eszközök adásvétele is integrálva lett a rendszerbe, ami leegyszerűsítette az az ezzel foglalkozó csoport munkáját, eszközök nyomon követését és átadás-átvételét. Továbbá már nem csak az IT eszközeiket, hanem a flottájuk kezelését is a szoftverünkben végzik. Az új irodában felmerült irodai hibák bejelentésére a hiba bejelentő modulunk megoldását javasoltuk. Ennek segítségével a kollégák, akár a mobil appon is be tudták jelenteni a felmerülő hibákat az iroda területén. Ennek hatására az irodában felmerülő problémák javítási ideje minimalizálva lett, ezzel elkerülve a dolgozók frusztráltságát. Természetesen a kollégák részére folyamatos támogatást, és többszöri oktatást is biztosítottunk. Az elmúlt években a mi megoldásunk révén nemcsak a munkavállalói hatékonyság nőtt, hanem a vállalat jelentős mennyiségű irodaterületet is visszaadhatott a bérbeadóknak, ami egy ekkora szervezetnél is jelentős költségmegtakarítást eredményezett. Így a vállalat nemcsak egy vonzó munkahellyé vált, amely a folyamatai terén a digitális megoldásokat részesíti előnyben, hanem azáltal, hogy visszaadta a felesleges irodaterületet, tudatos és fenntartható üzleti gyakorlatot is folytat.
