Esettanulmány címe:
A JDolBer Humán- és bérügyviteli rendszer és az OrgwareConnect Önkiszolgáló HR rendszer bevezetése a Református Szeretetszolgálatnál, avagy digitalizáció a HR és Bérszámfejtés területén
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
humán-egészségügyi, szociális ellátás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A Magyar Református Szeretetszolgálat egy református hátterű, keresztyén alapértékekre épülő közhasznú, több intézményes karitatív szervezet, mely 2006 óta működik. Nemre, vallásra, politikai hovatartozásra való tekintet nélkül, a rászorultság elve mentén nyújtanak segítséget elsősorban a Kárpát-medencében élő nélkülöző emberek számára. Emellett számos külföldi missziót szerveztek az elmúlt években, hogy a természeti- és humanitárius katasztrófák által sújtotta térségekben segítsenek.
Országszerte több mint 440 kolléga segíti a nehéz helyzetbe került embertársainkat, mely szolgálatot több mint 2500 önkéntessel közösen végeznek.
Tevékenységei a szociális segítségnyújtás, egézségmegőrzés, egészségügyi rehabilitáció, segítség katasztrófa idején, gyermek- és ifjúságvédelem, edukáció, tehetséggondozás. rehabilitációs foglalkoztatás, közfoglalkoztatás.
A Magyar Református Szeretetszolgálat Munkavállalói létszáma nagyságrendileg 3000 fő, a HR feladatok ellátása centralizáltan működik.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A Magyar Református Szeretetszolgálat nagyságrendjéből szervezeti felépítéséből és a különböző ágazatok jellemzőiből is adódóan szükség van egy korszerű szoftveres megoldásra, amely nagymértékben segíti a HR és bérszámfejtési folyamatok hatékony kezelését, számos feladat digitális megoldását.
A létszámból és az ágazatok széles működési jellemzőjéből adódóan is jelentős adat keletkezik, melyeket megfelelően, digitálisan rendszerezni, tárolni szükséges. Ezért az alkalmazott JDolBer Humán- és bérügyviteli rendszert kiegészítve elengedhetetlenné vált egy olyan web alapú önkiszolgáló HR modul alkalmazása, melyen keresztül a munkavállalók önállóan megtekinthetik személyes és elérhetőség adataikat, szerződéseiket, szabadság egyenlegüket, elérhetik fontosabb adónyilatkozataikat, bérjegyzéküket.
Ezeken kívül akár egy lakcímváltozás esetén adatváltozást jelenthetnek be, illetve szabadságot vagy akár távoli munkavégzést is (pl. Home-office) kérelmezhetnek, melyet az elbíráló elbírálhat, mely elfogadást követően azonnal bekerül a HR rendszerbe.
A fenti funkciókkal többek között cél a HR “tehermentesítése”, a munkavállalók pontos tájékoztatása, és a korszerű megoldásnak köszönhetően a munkavállalók elégedettségének növelése, mely számos tényezőt, mint pl. a megtartás segít.
A másik cél a papírköltség csökkentése, így pl. az elektronikus bérjegyzékkel feladat volt a papír alapon nyomtatandó bérjegyzék, illetve a szabadsággal kapcsolatos digitális megoldással a “szabadságos tömb”elhagyása.
A szabadságokkal kapcsolatban szintén megoldandó feladat volt annak áttekintési lehetősége, hogy egy adott vezető munkavállalói közül egyidőben kik igényelnek, illetve kiknek engedélyeztek már szabadságot, megvalósítva ezzel pl. a minimális létszám figyelését.
A szabályozáshoz szintén hozzá tartozott egy ún. “digitális szabadság kockázat” figyelés, melynek segítségével az önkiszolgáló modul tájékoztatta arról a vezetőt, hogy időarányosan miként alakulnak munkavállalók szabadság egyenl
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az alkalmazott megoldás a fenti üzleti problémák megoldását biztosító, JDolBer Humán- és bérügyviteli rendszert kiegészítő, azzal teljes itegrításban működő webalapú OrgwareConnect MyHR önkiszolgáló modul.
A modul felhasználói köre széles, így egyrészt tervezését, grafikai megoldásait, “öntanító” működésének biztosítását, másrészt kialakított funkcióinak körét számos kutatás, felmérés előzte meg. Ezzel lehetővé vált egy nagyon egyszerűen -akár okos eszközökön is- használható önkiszolgáló felület megalkotása, melyet a felhasználók “egy-két kattintás” után sajátjuknak éreznek.
Funkcionalitása a fenti üzleti problémák megoldásában látható, kiegészítve azzal, hogy igény szerint a funkciók bővíthetőek Cafeteria nyilatkoztatás, dokumentumkezelés, valamint munkaidő beosztás megtekintési, kezelési lehetőségének elektronikus, digitális megoldásával.
A bevezetést követően számos üzleti előny volt realizálható, ezek főbb pontjai a következők:
Az adatok önkiszolgáló módon történő elérése és azok esetleges változásának bejelentési lehetősége (melyek elfogadást követően azonnal bekerültek a HR rendszerbe) számos kérdést és időt takarított meg a HR munkatársai felé, illetve részére, és nem utolsó sorban ezek a funkciók “adattisztítási” célokat is elértek.
A szabadság adatokkal kapcsolatos tájékoztatással, a kérelmezés és elfogadás digitális lehetőségével szintén jelentős idő volt megtakarítható, az elszámolás transzparens és pontos lett, ez a munkatársak elégedettségét szintén növelte.
Az elfogadott szabadság adatokat a bérszámfejtés, illetve az elfogadott adatváltozás adatokat a HR azonnal használatba vehette, ezzel így nem volt külön feladat.
A korszerű felület használata növelte a vezetől elégedettséget is, többek között a megvalósított szabadság átfedés, szabadság kockázat figyeléssel.
A digitális megoldás révén jelentősen csökkent a papírköltség (papíralapú bérjegyzék és szabadságengedély tömb elhagyása) és az ezzel kapcsolatos járulékos költség.
