Esettanulmány címe:
Értékesítési folyamatok digitalizálása nagykereskedelmi webáruházzal a Hardt Oil Kft.-nél.
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
kereskedelem, gépjárműjavítás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
A vállalkozás olajipari termékek, kenőanyagok, motorolajok és zsírok nagykereskedelmével foglalkozik. A Hardt Oil Kft. főként saját márkás termékeket értékesít, saját kiszerelő üzemmel rendelkezik.
A vállalkozást 2010-ben alapították. Jelenleg 10-19 fő alkalmazottal dolgoznak, a nettó árbevétel meghaladja az 1.2 milliárd forintot.
Az olajipari termékek piaci körülményei a jelen világpolitikai helyzettől eltekintve is nehezek. Nagy az árverseny és érzékenyek a piaci szereplők a változásokra. Az utóbbi években az ágazat különös nehézségekkel néz szembe, ami az egyébként is nehéz piaci körülmények mellett különösen nagy kihívást jelent a vállalkozás számára.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A vállalkozás nagykereskedőként cégeket, viszonteladókat, mezőgazdasági és ipari vállalkozásokat szolgál ki kenőanyagokkal és motorolajokkal. Az ügyvitel támogatására használatban van egy vállalatirányítási rendszer, de a termékek értékesítése digitális formában nem volt megoldott. A partnerek rendeléseit telefonon és e-mail üzenetben fogadták, új partnereket üzletkötők kutattak fel a vállalkozás számára.
Megszületett az igény, hogy szeretnék digitalizálni a megrendelésekkel kapcsolatos folyamatokat is, de az ágazat sajátosságai és a jelenleg alkalmazott üzleti modellük egyedi igényeket szabott a rendszer kiépítésének.
A főbb szempontok közé tartoztak, hogy a rendszernek mag kell felelnie a jövedéki termék értékesítésével és forgalmazásával kapcsolatos szabályozásoknak.
Az üzleti sajátosságok közé tartozik, hogy a termékek árazása nem publikus. A honlapot és a termékkínálatot bárki megtekintheti, de árakat csak a bejelentkezett partnerek láthatnak.
A vállalkozás több nagykereskedelmi árlistával dolgozik és lehetőséget kellett biztosítani arra, hogy minden partner csak a saját árát lássa a rendszerben.
Kapcsolatot kellett kiépíteni a vállalatirányítási rendszerükkel, mely nem rendelkezett manapság elvárhatónak mondható API kapcsolattal, így a teljes ügyfél, termék és rendelés kommunikációt egyedileg ki kellett építeni.
Új partnerek regisztrációját kellett megoldani úgy, hogy regisztrációkor cégadatokat, kereskedői vagy jövedéki engedélyszámot kérünk be a jelentkezőktől. A regisztráció csak jóváhagyást az árlista beállítását követően válik aktívvá. A felhasználók csak validálást követően tudnak bejelentkezni, árakat megtekinteni és rendelés leadni a rendszerben.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Készítettünk egy egyedi webáruházat a Hardt Oil termékek forgalmazására, mely mindenki számára elérhető. A rendszer minden terméket listáz, de csak bejelentkezést követően jelenít meg egyedi, saját árakat a felhasználóknak.
Készítettünk egy partner regisztrációt egyedi paraméterekkel. Regisztrációt követően egy ellenőrzési folyamaton megy át a partnerjelölt. Az adatok ellenőrzését, elfogadását, szállítói szerződés megkötését és az árlista beállítását követően elektronikus üzenetben értesítjük az új partnert, hogy bejelentkezhet a felületre, vásárolhat és leadhatja rendelését.
A rendszert összekötöttük a vállalkozás által régóta használt vállalatirányítási rendszerrel. A termékeket és az ügyfeleket implementáltuk a webáruház adatbázisába és automatikusan frissülő kapcsolatot építettünk ki. Bármelyik rendszerben létrejön egy új partner, az automatikusan szinkronizálódik a másik rendszerrel. A rendszerben leadott rendeléseket is automatikusa szinkronizáljuk, de minden adatfolyamra késíztettünk manuális kezelőfelületet, szinkron indítási lehetőséget is. Mivel a vállalkozás ügymenetét tekintve szükséges volt a rendelések teljesítésének utánkövetését, a kifizetettségek ellenőrzését és kezelését is automatikus szinkronnal készítettük el, ami nagy mértékben megkönnyíti az ügyvitelt.
A fejlesztés eredményeképpen a Hardt Oil Kft. teljes körűen digitalizálta az értékesítési folyamatait. A létrehozott webáruház a meglévő folyamatokkal szinkronban van és kiegészíti azt. Ez nagy mértékben csökkenti a megrendelések kezelésének emberi erőforrás igényét, valamint pontosabb, átláthatóbb és hatékonyabb ügyvitelt biztosít. Mivel sokat könnyítettünk az ügymeneten és elérhetővé tettük a digitális kapcsolatfelvételt, versenyképesebb lett a vállalkozás. Jelentős forgalomnövekedésre számítunk a következő időszakban.
