Esettanulmány címe:
Billingo online számlázó előnyei egy átalányadózó webshopnál
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
egyéb szolgáltatás
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Ágazat: Számítógép, periféria, szoftver kiskereskedelme (4741), ezek értékesítése, szoftvertelepítés és tanácsadás. Cégméret: Közepes vállalkozás (25-50 alkalmazottal, vezetők száma 1), Budapesti székhelyű fizikai üzlet, országos lefedettségű webshoppal. Piaci körülmények: Erős verseny hazai és nemzetközi szereplők részéről. A vásárlók elvárják a gyors szállítást, a rugalmas ügyfélszolgálatot és a versenyképes árakat. Folyamatosan változó technológiai trendek, új termékek gyorsan jelennek meg, így fontos az aktuális termékkínálat naprakészen tartása. Erőforrások: Közepes méretű raktárkészlet, amely biztosítja a gyors rendelésfeldolgozást. Szoftveres partnerek, szoftvergyártói együttműködések licenckezeléshez és frissítésekhez. Ügyfélszolgálati rendszer, amely automatizált válaszokat és élő chat támogatást is biztosít. Képzett, tapasztalt értékesítési és ügyfélszolgálati csapat. Online számlázó szoftver, ami az adattörlő kódok kezelését is elvégzi.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A kiskereskedő vállalkozás nem csupán fizikai üzletekkel rendelkezik, hanem egy online webáruházzal is, ahol intenzív piaci versenyben kell helytállnia. A magas tranzakciószám és a készletkezelés miatt nagy adminisztratív terhelést tapasztaltak. A cég - profiljából is adódóan - nyitott volt az újítások felé, a technológiai megoldások, automatizálások, papír alapú dokumentáció mellőzése vonzó volt számára. Adminisztrációs terhek: Az egyre növekvő online rendelések és gyors kiszállítási elvárások miatt a számlázási folyamat túlzottan időigényes volt. A hagyományos, manuálisan kezelt számlázási rendszer nehezen tartotta a lépést a folyton változó szabályozási elvárásokkal, ami a folyamatos NAV megfelelést nehézkessé tette. Az átalányadózás szigorú követelményei miatt a tranzakciók pontos rögzítése elengedhetetlenné vált. A cég tevékenységéből adódóan jelentős adminisztrációs terhet jelent az adattörlő kódok kiosztása is. Banki adatrögzítés: A cég napi szinten jelentős számú banki tranzakciót kezel, mivel mind a vállalati partnerek, mind a lakossági ügyfelek jelentős forgalmat generálnak. A banki adatok manuális szinkronizálása lassította a folyamatokat, és növelte a hibalehetőséget, ami miatt gyakran késve kerültek rögzítésre a tranzakciók a könyvelésében. API integráció igénye: Az e-kereskedelmi megoldások és a készletkezelő rendszerek közötti összekapcsolás egyre nagyobb kihívást jelentett a cég számára, és az ügyfélélmény folyamatos javítása érdekében szükségessé vált a gyors frissítés és az automatikus adatcsere megoldása. Összegzés: Az ügyfél célja egy olyan integrált online számlázó rendszer bevezetése volt, amely API-n keresztül automatizálja a számlázási folyamatokat, támogatja a NAV megfelelést, kezeli az online adattörlő kód kezelését, és egyszerűsíti a banki adminisztrációt a banki szinkron funkcióval. Ezeken keresztül csökken a manuális adminisztrációs teher, növelhető a folyamatok hatékonysága, és javítható az ügyfélélmény a gyorsabb kiszolgálás által.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Az ügyfél a Billingo bevezetése mellett döntött, ami API integrációval kapcsolódik az e-kereskedelmi és készletkezelő rendszerekhez, támogatja az online adattörlő kód kezelését a NAV előírásainak megfelelően, valamint bankszinkron funkcióval egyszerűsíti a pénzügyi adminisztrációt és átalányadózókat támogató megoldása is van, amivel egyszerűen előkészíthető az adóbevallás. A Billingo API-integrációja lehetővé tette a számlák automatikus létrehozását az e-kereskedelmi rendszer rendelései alapján, így minimalizálva az emberi hibalehetőségeket. Az online adattörlő kód automatikus kiosztása biztosítja a NAV-nak történő megfelelést. A Bankszinkron funkció lehetővé tette a napi tranzakciók automata nyomon követését és könyvelését, így az adminisztráció jelentősen felgyorsult, és a pénzügyi adatok rögzítése pontosabbá vált. A korábbi, időigényes manuális adatbevitel helyett a tranzakciók maguktól integrálódnak a rendszerbe, ami jelentősen csökkenti a könyvelési és adminisztratív terheket. A Billingo rendszere egyszerűsíti az átalányadózás szigorú követelményeinek betartását. A rendszer automatikusan rögzíti a releváns adatokat, figyelmeztet a havi keretekre, adókra és járulékokra, illetve a bevallást is előkészíti. Összegezve: a Billingo bevezetése lehetővé tette, hogy az ügyfél csökkentse az adminisztrációs időráfordítást, egyszerűsítse az adózási feladatokat és gördülékenyen kezelje a pénzügyi folyamatait – mindez növelte a hatékonyságot, így az alkalmazottak időt szabadíthatnak fel, amit az üzlet fejlesztésére és az ügyfelek támogatására fordíthatnak, így hozzájárult a vállalkozás versenyképességéhez. Emellett a vállalkozás könyvelési és adminisztrációs feladatai drasztikusan csökkentek, miközben egyetlen szoftver biztosítja a teljes adózási megfelelést. Az automatikus számlázás és banki adatrögzítés révén a cég vezetősége naprakész információkkal rendelkezik a pénzügyi helyzetről, ami segíti a gyors és megalapozott üzleti döntések meghozatalát.
