Esettanulmány címe:
Projektmenedzsment digitalizálása a Monday.com segítségével
Az esettanulmányban szereplő ügyfél ágazati besorolása:
építőipar
Az esettanulmányban szereplő ügyfél piaci bemutatása - ágazat, cégméret, piaci körülmények, erőforrások:
Egy országos jelentőségű infrastruktúra-kezelő szervezet, amely úthálózatok fenntartásával és fejlesztésével foglalkozik, jelentős szerepet tölt be a közlekedési infrastruktúra működtetésében. A szervezet feladatai közé tartoznak az fizetési rendszerek fejlesztése, az IT-infrastruktúra kezelése, valamint a stratégiai projektjeik koordinálása. A cégmérete 500-999 fő közé tehető.
A versenyhelyzet közvetlen piaci riválisok hiányában elsősorban a belső hatékonyság optimalizálására helyezi a hangsúlyt, miközben a kormányzati és szabályozási elvárásoknak való megfelelés elsődleges szempont.
A megoldandó üzleti probléma bemutatása:
A szervezet működése során azonban több jelentős kihívás is felmerült a projektmenedzsment területén, különösen a portfólió szintű koordinációban:
Fragmentált projektkezelési megoldások: A projektek különböző manuális és nem összekapcsolt eszközökben történő kezelése akadályozta az átláthatóságot és a hatékony döntéshozatalt.
Erőforrás-allokáció nehézségei: A projektekhez szükséges erőforrások felosztása és optimalizálása kihívásokba ütközött, ami gyakran vezetett egyes csoportok túlterheltségéhez.
Projektportfólió nyomon követésének hiánya: A menedzsment nehezen tudott átfogó képet kapni az összes projekt aktuális státuszáról és az esetleges elmaradásokról.
Változáskezelés lassúsága: A projektek közötti prioritások változása, illetve az új projektek elindítása jelentős idő- és energia-befektetést igényelt. A Monday.com bevezetésével modernizálta a szervezet projektportfólió-kezelési folyamatait. Az együttműködés célja az volt, hogy egy rugalmas, testreszabható eszközt biztosítsanak, amely hatékonyan kezeli a projektek teljes életciklusát, a tervezéstől az értékelésig.
Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök:
Modernizáltuk a szervezet projektportfólió-kezelési folyamatait, így növelve a projektalapú munkavégzés hatékonyságát. Az új eszköz célja, hogy rugalmas és testreszabható megoldást biztosítson a projektek teljes életciklusának kezelésére, a tervezéstől egészen az értékelésig.
Bevezetési folyamat lépései
Kiindulási helyzet feltárása: Elemeztük a meglévő projektmenedzsment-folyamatokról és azonosította a portfólió szintű problémákat, mint például az átláthatóság és az erőforrás-allokáció hiánya.
Testreszabás és integráció: A Monday.com rendszert a szervezet igényeihez igazították, lehetővé téve a projektek állapotának, prioritásainak és erőforrásainak valós idejű nyomon követését. Az automatizált értesítések és sablonok gyorsabb és hatékonyabb munkafolyamatokat eredményeztek.
Oktatás és támogatás: A bevezetés gördülékenységét interaktív tréningek biztosították, amelyek során a projektmenedzsment-csapatok megismerték a rendszer funkcióit, és magabiztosan alkalmazták azt a napi munkában.
Folyamatos fejlesztések: A bevezetést követően a Nitro Digital Solutions folyamatos támogatást nyújtott, hogy a rendszer megfeleljen a változó projektigényeknek. Az új funkciók integrációja és a rendszer finomhangolása tovább növelte az eszköz hatékonyságát.
Eredmények és Hatások
Hatékonyság növekedése: A projektek átfutási ideje 20%-kal csökkent, felszabadítva az adminisztratív terheket.
Átláthatóság javulása: A valós idejű projektinformációk gyorsabb és pontosabb döntéshozatalt tettek lehetővé.
Erőforrások optimalizálása: Az erőforrások kihasználtsága 30%-kal nőtt, csökkentve a párhuzamos munkavégzést.
Rugalmasabb projektkezelés: Az új prioritások és ad hoc projektek kezelése gyorsabbá és egyszerűbbé vált.
Dolgozói elégedettség: Az egyszerű használhatóság miatt a dolgozók pozitívan értékelték az új rendszert.
